不動產(chǎn)登記檔案分類方法和保管期限探析

王偉英/河南省鶴壁市不動產(chǎn)登記中心

隨著我國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度全面實(shí)施，各地不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在工作中產(chǎn)生了大量不動產(chǎn)登記檔案，相應(yīng)的檔案管理工作亟待規(guī)范。筆者以河南省鶴壁市為例，對不動產(chǎn)登記檔案（側(cè)重指紙質(zhì)檔案）的分類和保管期限劃分進(jìn)行探討。

1 不動產(chǎn)登記檔案的概念及內(nèi)容

1.1 不動產(chǎn)登記檔案概念

目前，不動產(chǎn)登記檔案尚無明確定義。與不動產(chǎn)登記相關(guān)的《物權(quán)法》《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》（以下簡稱《細(xì)則》）等法律法規(guī)中，均未出現(xiàn)“不動產(chǎn)登記檔案”這一概念，但是有“不動產(chǎn)登記資料”的提法。《細(xì)則》第九十四條第一款規(guī)定，“不動產(chǎn)登記資料包括：（一）不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果；（二）不動產(chǎn)登記原始資料，包括不動產(chǎn)登記申請書、申請人身份材料、不動產(chǎn)權(quán)屬來源、登記原因、不動產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果等材料以及不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)審核材料”；該條第三款規(guī)定，“不動產(chǎn)登記資料中屬于歸檔范圍的，按照相關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行歸檔管理，具體辦法由國土資源部會同國家檔案主管部門另行制定”[1]。也就是說，不動產(chǎn)登記資料中屬于歸檔范圍的，即不動產(chǎn)登記檔案。

筆者建議，在國家不動產(chǎn)登記檔案管理辦法出臺之前，不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)不宜自行制定不動產(chǎn)登記檔案歸檔范圍，除了將明顯多余的、重復(fù)的資料剔除出去外，應(yīng)將所有不動產(chǎn)登記資料視為不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行管理。需要注意的是，不動產(chǎn)登記檔案不僅包括不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后形成的登記檔案，還應(yīng)該包括實(shí)施不動產(chǎn)統(tǒng)一登記前已經(jīng)形成的土地、房屋、林權(quán)、海域等登記檔案，這些檔案應(yīng)移交給職能整合后新成立的不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

1.2 統(tǒng)一登記前的存量檔案與統(tǒng)一登記后的新增檔案

統(tǒng)一登記前形成的登記檔案，未移交給不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的，由原單位按原管理辦法繼續(xù)保管。移交（或移交復(fù)制件）給不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的，基本按照原有方式管理，沿用原分類方案和檔案號，其保管期限不變，并與統(tǒng)一登記后的新增檔案分開存放。統(tǒng)一登記后的不動產(chǎn)登記檔案主要包括不動產(chǎn)登記簿和原始登記資料。不動產(chǎn)登記簿與原始登記資料既有密切聯(lián)系又相對獨(dú)立，它是一套單獨(dú)的、系統(tǒng)的簿冊，一般以電子文件形式保存在不動產(chǎn)登記信息系統(tǒng)中，工作中可隨時查閱和登簿，不存在分類問題。原始登記資料一般按登記業(yè)務(wù)立卷歸檔，《不動產(chǎn)登記操作規(guī)范》19.2.4款規(guī)定，“資料立卷宜采用1件1卷的原則，即每辦理1件登記所形成的材料立1個卷”[2]。本文所探討的即是實(shí)行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后形成的原始登記資料的分類方法。

2 不動產(chǎn)登記檔案的分類

2.1 按不動產(chǎn)地理位置分類

不動產(chǎn)作為自然物的首要特性即不可移動性，又稱為位置固定性。無論不動產(chǎn)的自然狀況、權(quán)屬狀況發(fā)生怎樣的變化，其地理位置始終不變，因此可以按不動產(chǎn)所在的地理位置對不動產(chǎn)登記檔案分類。一個不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)一般負(fù)責(zé)一個地籍區(qū)的不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，其不動產(chǎn)登記檔案可按“地籍區(qū)+地籍子區(qū)（或街坊）+宗地+地上定著物”分類。

采用這一分類方法，可以直接使用不動產(chǎn)單元號的第二至四段代碼作為檔案號。不動產(chǎn)單元號即不動產(chǎn)的“身份證號”，共有28位，分為4段：第一段表示所在行政區(qū)劃代碼，6位；第二段表示地籍區(qū)和地籍子區(qū)代碼，6位；第三段表示宗地號代碼，7位；第四段表示定作物編碼，9位。如，鶴壁市第2地籍區(qū)第5地籍子區(qū)，宗地號為8的國有土地使用權(quán)宗地上建有一住宅小區(qū)，內(nèi)有多幢住宅樓，其中一幢樓在宗地內(nèi)的順序號為16，該幢樓第10戶的不動產(chǎn)單元代碼為410611 002005 GB00008 F00160010，其中410611為該市行政區(qū)代碼，對于一個不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的檔案來說不具有分類意義；002005為地籍區(qū)和地籍子區(qū)代碼，GB00008為宗地代碼，F(xiàn)00160010為定著物代碼，上述三段代碼組合即為該不動產(chǎn)的檔案號。不動產(chǎn)狀況變化后新形成的檔案仍使用原檔案號，存放在同一位置。

采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，檔案在庫房中也按分類號分區(qū)排放，同一地理位置的所有檔案均存放在一起，檔案管理人員只要熟悉本地區(qū)街坊、道路，也就能熟悉館（室）藏檔案，手工檢索查檔也非常方便快捷，適用于傳統(tǒng)的檔案管理方式。該分類方法的缺點(diǎn)是，不動產(chǎn)會因自然狀況、權(quán)屬狀況的變化而產(chǎn)生新的登記檔案，因此檔案上架排放時需要預(yù)留空間，故庫房利用率較低。特別是在房屋交易頻繁的情況下，房屋類不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量增長較快，且不同地理位置的增速不平均，導(dǎo)致檔案架（柜）預(yù)留空間有的地方不夠用、有的地方用不完，檔案庫房每隔幾年就需要倒架（柜），耗費(fèi)大量人力物力。

2.2 按檔案形成年度分類

不動產(chǎn)登記檔案按業(yè)務(wù)件立卷，可以以該件業(yè)務(wù)登簿日期或歸檔日期確定其所屬年度，每一年度下面再按不動產(chǎn)權(quán)利類型分小類、編序號。不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)雖然類型較多、關(guān)聯(lián)關(guān)系復(fù)雜，但具體到一宗業(yè)務(wù)卻相對簡單，從受理到完成登記、資料歸檔少則三五天、多則十幾天，跨年度的登記業(yè)務(wù)較少，按年度分類操作簡便。

采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，每一年度結(jié)束，該年度所形成的檔案數(shù)量能夠確定下來，不會再增加或減少；所占用的存放空間也是確定的，無需預(yù)留，這樣就提高了庫房的利用率、節(jié)約了保管成本。缺點(diǎn)是，同一地理位置的、存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的多件檔案會因?yàn)槟甓炔煌稚⒋娣?，如果需要一次性調(diào)閱上述多個檔案原件，比較費(fèi)時費(fèi)力。但隨著檔案數(shù)字化的快速推進(jìn)，檔案原件調(diào)閱率逐步下降，上述缺點(diǎn)可以忽略。

2.3 按不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類型分類

根據(jù)《不動產(chǎn)登記操作規(guī)范（試行）》，不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)可分為12種業(yè)務(wù)類型：（1）集體土地所有權(quán)登記；（2）國有建設(shè)用地使用權(quán)登記；（3）國有建設(shè)用地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記；（4）宅基地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記；（5）集體建設(shè)用地使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記；（6）海域使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記（內(nèi)陸城市沒有此類型）；（7）地役權(quán)登記；（8）抵押權(quán)登記；（9）預(yù)告登記；（10）更正登記；（11）異議登記；（12）查封登記。每一類編制一個兩位數(shù)的業(yè)務(wù)代碼，今后有新增的業(yè)務(wù)類型可隨之增加。

采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，不同業(yè)務(wù)類型的不動產(chǎn)登記檔案相對集中存放，便于按“主題”查找，同時易于區(qū)分保管期限不同的檔案。該分類方法的缺點(diǎn)是，不動產(chǎn)登記受理環(huán)節(jié)為簡化程序、方便群眾，會將部分關(guān)聯(lián)緊密的不同類型業(yè)務(wù)合并辦理，分類時存在交叉情況。

3 不動產(chǎn)登記檔案保管期限的劃分

劃分檔案保管期限，一是為了節(jié)省庫房空間，定期把沒有保存價值的資料清理出去，為具有保管價值的檔案留出位置；二是為了區(qū)分館（室）藏檔案的重要程度，讓永久類檔案享受“優(yōu)待”。不動產(chǎn)登記檔案每年新增數(shù)量較多，而庫房面積有限，更有必要及時、準(zhǔn)確地劃分保管期限，優(yōu)化庫存檔案質(zhì)量，為后期的檔案鑒定和銷毀打好基礎(chǔ)。

3.1 依據(jù)

根據(jù)《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》（國土資源部令第80號）第二十七條“已有電子介質(zhì)，且符合下列情形之一的紙質(zhì)不動產(chǎn)登記原始資料可以銷毀：（一）抵押權(quán)登記、地役權(quán)登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿五年的；（二）查封登記、預(yù)告登記、異議登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿五年的”[3]的規(guī)定，并參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）第六條“機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種”的要求，筆者認(rèn)為，不動產(chǎn)登記檔案的保管期限也可以定為永久、定期兩種，定期的再根據(jù)不同情況確定具體年限。

3.2 保管期限

3.2.1 永久類。一為不動產(chǎn)登記簿。不動產(chǎn)登記簿是不動產(chǎn)登記工作中極為重要的資料，在不動產(chǎn)登記檔案管理工作中也具有極其重要的作用和地位，《不動產(chǎn)登記暫行條例》第十三條規(guī)定“不動產(chǎn)登記簿由不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)永久保存”[4]。二為主權(quán)利登記業(yè)務(wù)類型的原始登記資料。本文2.3段中，（1）至（6）類為不動產(chǎn)主權(quán)利業(yè)務(wù)類型，是不動產(chǎn)權(quán)利歸屬的基礎(chǔ)，與之有關(guān)的登記檔案均為永久保管類。永久類不動產(chǎn)登記檔案所對應(yīng)的登記業(yè)務(wù)一般為為申請人頒發(fā)不動產(chǎn)權(quán)證書（注銷登記類業(yè)務(wù)不頒發(fā)證書）。

3.2.2 定期類。分為從權(quán)利登記業(yè)務(wù)類型和特殊登記業(yè)務(wù)類型的原始登記資料。本文2.3段中，（7）（8）類為不動產(chǎn)從權(quán)利登記業(yè)務(wù)類型，（9）（11）（12）類為特殊登記業(yè)務(wù)類型，上述5類登記業(yè)務(wù)不改變所有權(quán)、使用權(quán)等主權(quán)利的歸屬，僅在一定期限內(nèi)對主權(quán)利產(chǎn)生影響，與之有關(guān)的登記檔案均為定期保管類。定期類不動產(chǎn)登記檔案所對應(yīng)的登記業(yè)務(wù)一般為為申請人頒發(fā)不動產(chǎn)登記證明（注銷登記類不頒發(fā)證明）。（10）類也是特殊登記業(yè)務(wù)類型，其檔案保管期限與其更正前登記檔案的保管期限一致。如，其更正前登記檔案是永久類，則該更正登記檔案也為永久類；其更正前登記檔案是定期類，則該更正登記檔案也為定期類。

綜上，筆者認(rèn)為：不動產(chǎn)登記檔案應(yīng)按“年度+不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類型”分類，合并辦理的業(yè)務(wù)隨其中一個類型歸類；保管期限不同的檔案宜分開存放，即永久類和定期類檔案分開存放管理；定期類檔案到期后，其紙質(zhì)檔案列入可銷毀范圍，但在國家不動產(chǎn)登記檔案管理辦法出臺之前，暫不實(shí)施銷毀。