加強(qiáng)新時(shí)期專業(yè)檔案工作探略

詹 銳/寧波市檔案館

近年來，國家檔案局持續(xù)推進(jìn)“三個(gè)體系”建設(shè)，浙江省檔案局不斷深化“五檔共建”。在此背景下，專業(yè)檔案工作的重要性和價(jià)值日益凸顯，以民生檔案建設(shè)為代表的專業(yè)檔案工作越來越受到各級(jí)檔案部門的重視。新時(shí)期探討加強(qiáng)專業(yè)檔案工作的策略，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 專業(yè)檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

當(dāng)前，檔案工作的內(nèi)涵和外延、檔案工作的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了很大變化，專業(yè)檔案工作既存在新的發(fā)展機(jī)遇，也面臨新的挑戰(zhàn)。丁薛祥同志在調(diào)研中央檔案館國家檔案局時(shí)指出，隨著國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的深入推進(jìn)，檔案工作發(fā)揮作用的空間越來越大，與老百姓的關(guān)系也越來越密切，社會(huì)信用體系、社會(huì)保障體系等都需要有高水平的檔案管理作為支撐。我們要根據(jù)發(fā)展變化的新形勢(shì)新任務(wù)，從戰(zhàn)略和全局的高度對(duì)全國檔案事業(yè)發(fā)展作出規(guī)劃、指導(dǎo)和引領(lǐng)，認(rèn)真研究謀劃檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展問題，進(jìn)一步提高檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，更好地服務(wù)黨和國家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展。這一重要論述為我們做好新時(shí)代專業(yè)檔案工作指明了方向，是我們推動(dòng)專業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的重要遵循。今年全國檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議明確要求，推動(dòng)建立與國家治理體系現(xiàn)代化相匹配的專業(yè)檔案工作機(jī)制。機(jī)構(gòu)改革后，各級(jí)檔案行政管理部門宏觀管理的工作職能得到強(qiáng)化，要以更高站位對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)籌謀劃，應(yīng)從需求導(dǎo)向、問題導(dǎo)向出發(fā)，將專業(yè)檔案工作納入視野。

與此同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)看到專業(yè)檔案工作還未引起各級(jí)檔案部門的足夠重視，重文書檔案、輕專業(yè)檔案的現(xiàn)象仍較為普遍，專業(yè)檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平有待提高。一是缺乏頂層設(shè)計(jì)。檔案部門重視具體類別專業(yè)檔案的管理規(guī)范和部分重點(diǎn)民生領(lǐng)域推進(jìn)，不重視對(duì)專業(yè)檔案工作進(jìn)行整體定位、明確總體要求和開展基礎(chǔ)性制度建設(shè)，專業(yè)檔案工作頂層設(shè)計(jì)缺失。二是監(jiān)管難度大。專業(yè)檔案門類龐雜、形成主體多元，檔案行政管理部門與各業(yè)務(wù)主管部門的協(xié)調(diào)配合難度大，在工作監(jiān)管上往往力不從心。三是專業(yè)檔案集中集約度低。專業(yè)檔案未實(shí)行集中統(tǒng)一管理的情況較多，綜合檔案館館藏專業(yè)檔案比例整體偏低，開展專業(yè)檔案接收時(shí)缺乏明確的接收范圍和完善的工作機(jī)制。四是專業(yè)檔案管理與服務(wù)水平差異較大。部分重點(diǎn)民生領(lǐng)域的專業(yè)檔案管理與服務(wù)水平較高、工作現(xiàn)代化程度較高，但也有一些專業(yè)檔案管理工作不到位，存在嚴(yán)重安全隱患，更談不上提供服務(wù)了。此外，專業(yè)檔案工作在人才支撐、信息化支持、檔案設(shè)施經(jīng)費(fèi)等條件保障方面也存在一些問題。

2 做好專業(yè)檔案工作的必要性與可行性

做好專業(yè)檔案工作的必要性主要體現(xiàn)在：一是專業(yè)檔案資源是重要的國家檔案資源。專業(yè)檔案具有直接記錄和服務(wù)治理現(xiàn)代化實(shí)踐、與群眾切身利益密切相關(guān)、現(xiàn)實(shí)需求廣泛的價(jià)值屬性。從國家檔案資源體系來講，專業(yè)檔案資源無疑是種類最豐富、數(shù)量最龐大的一個(gè)方面。二是專業(yè)檔案工作是各領(lǐng)域活動(dòng)的重要保障。專業(yè)檔案工作是各領(lǐng)域活動(dòng)順利開展的一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性、服務(wù)性、支撐性工作。三是專業(yè)檔案管理是檔案事業(yè)的重要組成部分。我們往往強(qiáng)調(diào)檔案館是檔案事業(yè)的主體，應(yīng)當(dāng)注意的是各專業(yè)檔案部門（注：很多專業(yè)檔案的管理主體為各單位檔案室）同樣是檔案事業(yè)的主體，也是檔案館的源頭。館室協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案事業(yè)更高質(zhì)量更高水平發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。

新時(shí)期，檔案事業(yè)的快速發(fā)展為推進(jìn)專業(yè)檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)、提供了更多的可能。一是加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，專業(yè)檔案管理制度逐步完善。黨的十八大以來，國家檔案局積極推進(jìn)專業(yè)檔案工作頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)，以《國家基本專業(yè)檔案目錄》為基礎(chǔ)，以制定專業(yè)檔案管理辦法為抓手，著力構(gòu)建科學(xué)完整的專業(yè)檔案管理體系。二是各部門高度重視，專業(yè)檔案管理規(guī)范化系統(tǒng)推進(jìn)。社保、衛(wèi)健、教育、國土、財(cái)稅等部門積極推進(jìn)系統(tǒng)檔案工作整體規(guī)范化建設(shè)，形成了“系統(tǒng)抓、抓系統(tǒng)”的良好態(tài)勢(shì)。三是信息化發(fā)展為專業(yè)檔案共建共享提供了后發(fā)優(yōu)勢(shì)。以“最多跑一次”改革和電子政務(wù)建設(shè)為契機(jī)，專業(yè)檔案信息資源共建共享成為政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容。四是基礎(chǔ)條件保障為推進(jìn)專業(yè)檔案工作提供了有效支撐。城市檔案中心、電子文件備份中心等機(jī)構(gòu)的設(shè)立，數(shù)字檔案館系統(tǒng)、政務(wù)網(wǎng)歸檔平臺(tái)等信息化項(xiàng)目的建設(shè)應(yīng)用等，都為專業(yè)檔案工作的開展提供了支撐。

3 加強(qiáng)專業(yè)檔案工作的策略與措施

新時(shí)期專業(yè)檔案工作要按照依法規(guī)范、集中統(tǒng)一、齊全完整、便民利民的原則，進(jìn)一步提升專業(yè)檔案依法管理、有效利用和現(xiàn)代化管理的水平。

一是加強(qiáng)專業(yè)檔案法規(guī)制度建設(shè)。堅(jiān)持制度先行。建議國家檔案行政管理部門加強(qiáng)專業(yè)檔案工作的頂層設(shè)計(jì)，加快研究制定《關(guān)于做好新時(shí)期專業(yè)檔案工作的意見》，明確新時(shí)期專業(yè)檔案工作的發(fā)展方向、基本原則和重點(diǎn)任務(wù)。貫徹落實(shí)《國家檔案法規(guī)體系方案》，加快專業(yè)檔案法規(guī)制修訂工作，與相關(guān)部門及時(shí)研究制定重點(diǎn)專門領(lǐng)域檔案管理辦法，提高專業(yè)檔案立法質(zhì)量，完善歸檔范圍、整理規(guī)則等有關(guān)配套制度，增強(qiáng)專業(yè)檔案工作的可操作性。堅(jiān)持制定與實(shí)施并重，確保專業(yè)檔案法規(guī)制度落到實(shí)處。加大專業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查力度，開展經(jīng)常性、有針對(duì)性的檔案行政執(zhí)法檢查。近年來，寧波市通過制定實(shí)施行政執(zhí)法檢查3年行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)教育、國土等重點(diǎn)領(lǐng)域開展檔案執(zhí)法檢查，有力促進(jìn)了檔案法律法規(guī)的貫徹實(shí)施，專業(yè)檔案已經(jīng)并將繼續(xù)成為全市檔案行政管理部門監(jiān)督管理的重點(diǎn)領(lǐng)域。要加大對(duì)專業(yè)檔案工作中存在的檔案違法行為的查處力度，以案說法強(qiáng)化專業(yè)檔案法規(guī)制度的執(zhí)行。

二是創(chuàng)新專業(yè)檔案管理體制機(jī)制。檔案機(jī)構(gòu)改革后，檔案行政管理部門要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，繼續(xù)強(qiáng)化對(duì)專業(yè)檔案工作的行政管理，及時(shí)關(guān)注檔案工作產(chǎn)生的新領(lǐng)域、出現(xiàn)的新業(yè)務(wù)，努力做到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到哪里、檔案工作就跟進(jìn)到哪里。要積極發(fā)揮各主管部門的作用，強(qiáng)化其對(duì)本系統(tǒng)（專業(yè)）檔案工作的行政指導(dǎo)職能，通過共同制定辦法規(guī)范、聯(lián)合開展檢查指導(dǎo)、協(xié)同實(shí)施目標(biāo)管理等方式，抓好專業(yè)檔案工作的全流程管理和整體推進(jìn)。要結(jié)合實(shí)際，有重點(diǎn)抓好中心工作“一線”單位、民生領(lǐng)域“前沿”部門和國家治理現(xiàn)代化最基礎(chǔ)最急需環(huán)節(jié)專業(yè)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)。要針對(duì)專業(yè)檔案面廣量大的特點(diǎn)，創(chuàng)新監(jiān)管思路、優(yōu)化監(jiān)管方式、加強(qiáng)專業(yè)檔案執(zhí)法流程和配套工具的設(shè)計(jì)應(yīng)用，通過深入應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”“雙隨機(jī)一公開”等平臺(tái)和機(jī)制，提升專業(yè)檔案行政管理效能。

三是推進(jìn)專業(yè)檔案資源整合。要在兩批基本專業(yè)目錄基礎(chǔ)上，更好地建立和完善專業(yè)檔案目錄體系和動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制。按照“以人為本、以我為主”的原則，把涉及人的、與各專門領(lǐng)域活動(dòng)密切相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料納入歸檔范圍，合理確定保管期限，落實(shí)收集歸檔機(jī)制，把好專業(yè)檔案“入口關(guān)”。加快研究解決內(nèi)容廣泛的專業(yè)檔案歸屬流向與移交進(jìn)館問題，靈活采取強(qiáng)制進(jìn)館、協(xié)商進(jìn)館、整體進(jìn)館、部分進(jìn)館、取樣進(jìn)館、特殊進(jìn)館等不同模式，發(fā)揮綜合檔案館在專業(yè)檔案資源建設(shè)中的主導(dǎo)作用，進(jìn)一步提升館藏專業(yè)檔案比例。要優(yōu)化和完善檔案館網(wǎng)結(jié)構(gòu)，在重點(diǎn)發(fā)展各級(jí)國家綜合檔案館的原則下，根據(jù)需要適當(dāng)建立部門檔案館和企業(yè)事業(yè)單位檔案館，收集管理本部門單位及所屬機(jī)構(gòu)的專業(yè)檔案，如天津成立了天津社保檔案館、蘇州成立了蘇州市工商檔案管理中心、寧波成立了寧波市城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案館等。也可以采取建立城市檔案中心、設(shè)立綜合檔案館分館等模式，對(duì)專業(yè)檔案進(jìn)行集中集約化管理，進(jìn)一步整合專業(yè)檔案資源。

四是提升專業(yè)檔案信息化等條件保障。主動(dòng)應(yīng)對(duì)、積極把握政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的有利契機(jī)，以數(shù)字檔案館室建設(shè)為抓手，加快統(tǒng)建、自建平臺(tái)歸檔管理功能建設(shè)和檔案管理系統(tǒng)升級(jí)改造，為專業(yè)檔案信息資源互聯(lián)互通、共建共享提供信息化支持。統(tǒng)一各類電子專業(yè)檔案技術(shù)規(guī)范，扎實(shí)做好重點(diǎn)專業(yè)檔案數(shù)據(jù)化工作，深化專業(yè)檔案電子化歸檔接收和“單套制”管理實(shí)踐。以應(yīng)用為導(dǎo)向，推進(jìn)專業(yè)檔案“網(wǎng)上辦”“掌上辦”“電子出證”，提升專業(yè)檔案利用水平與服務(wù)效率。以安全為基礎(chǔ)，落實(shí)專業(yè)檔案登記備份、異地異質(zhì)備份等安全保障機(jī)制，確保專業(yè)檔案實(shí)體與信息安全。當(dāng)前，專業(yè)檔案工作中人員、庫房設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等制約因素還較為突出，要以貫徹《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)為動(dòng)力，以年檢、考核、業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)等手段綜合施策，依法保障和促進(jìn)專業(yè)檔案工作的開展。各級(jí)檔案部門還要進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)檔案工作的宣傳，營造全社會(huì)共同關(guān)心、支持、參與專業(yè)檔案工作的良好氛圍。