基于檔案建設工作的中等職業(yè)學校特色檔案管理★

鄭青

（福建省泉州市機關文化干部學校 福建泉州 362000）

學校檔案即記錄學校一切活動、歷史發(fā)展、教學工作、教師成長、財政開支等的文字材料或文件材料。檔案管理在中等職業(yè)學校發(fā)展中占據(jù)著重要地位，是學校管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。

一、學校檔案管理的重要性

（一）學校檔案是評價學校辦學水平的直接條件。檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分之一，學校內(nèi)部的教學評估、質(zhì)量檢測、科研指導都需要借助檔案資料記錄，需要以檔案記錄為基礎。由于檔案管理工作自身的重要性與特殊性，學校檔案管理工作做得好與否，也是學校辦學水平的側面反映。一個學校內(nèi)部本職工作是否稱職，也是影響學校辦學水平的直接因素。

（二）學校檔案是學校發(fā)展的歷史記錄。學校檔案主要是學校以往的重要活動、教學工作、行政工作、科研工作等等的以文字或者其他形式呈現(xiàn)的有意義的客觀文件材料記錄。從學校的檔案中可以查看到一個學校的成長過程與發(fā)展過程，其檔案記載了有關于學校發(fā)展的、具有重要價值的內(nèi)容以及學校個體的績效記錄，是學校歷史的活的呈現(xiàn)形式，對學校的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的歷史參考意義。

（三）學校檔案是學校重要決策與發(fā)展規(guī)劃的重要基礎?；趯W校檔案的真實性、客觀性、有效性特點，檔案是學校決策的重要基礎。在決策與規(guī)劃中，學校可以參考學校檔案的歷史發(fā)展，對于歷史發(fā)展中優(yōu)秀的部分進行借鑒弘揚，對于落后的部分進行反思，為學校在將來的發(fā)展積累歷史經(jīng)驗，可以有效地避免不必要的麻煩，吸取教訓，防止重蹈覆轍。通過檔案，一方面可以有效地提高學校決策的精確性，實現(xiàn)高質(zhì)量的決策目標，另一方面也促進了學校管理水平的提升。

（四）學校檔案是促進學?？沙掷m(xù)發(fā)展的基礎途徑與內(nèi)部動力。一方面，學校檔案為學校的重要決策提供了良好基礎，在有效提高學校行政部門決策水平的同時還提升了學校的管理水平；另一方面，學校檔案建設工作有利于充分調(diào)動學校員工的工作積極性，也能有效地激發(fā)學生的學習動力。

二、中等職業(yè)學校檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏充分的檔案管理意識。學校的檔案管理在近年來雖然受到越來越多的關注與重視，但在有些學校仍存在檔案管理意識缺乏的現(xiàn)象。檔案意識不足的現(xiàn)象是由多方面原因造成的，例如學校領導部門與教師隊伍的忽視。由于他們?nèi)狈@一方面的正確認識，沒有深刻意識到檔案工作在學校整體管理工作中的重要性，因而將檔案管理工作置于無足輕重的處地。又如學校整體的檔案建設工作氛圍不濃厚，檔案建設沒有得到確切落實，缺乏檔案意識的宣傳。

（二）學校檔案的管理機制與監(jiān)督機制不夠完善。學校在檔案管理機制與監(jiān)管機制方面基礎薄弱，沒有開展規(guī)范性的檔案建設工作，加上檔案主管部門對工作的懈怠，造成檔案管理水平低下，出現(xiàn)檔案丟失、檔案不符等問題。比如在檔案錄入信息的采集階段，收集信息的工作人員能力水平低下，忽視工作的重要性，沒有進行有效收集，從而影響了信息的準確性、有效性，阻礙了后續(xù)整理檔案工作的開展，同時也拉低了整體檔案工作的水平。

（三）檔案管理技術不成熟。由于對檔案工作的開展沒有清晰正確的認識，沒有形成健全的檔案系統(tǒng)，因而檔案管理部門仍采用落后繁瑣的技術，這導致日常檔案工作效率低，檔案工作停滯不前。例如在整理檔案信息階段，檔案部門使用的方法停留在傳統(tǒng)的分類保存階段，沒有充分運用現(xiàn)代計算機技術。

（四）缺乏專業(yè)檔案管理工作人員。很多中等職業(yè)學校存在缺乏專業(yè)檔案工作人員的問題，少數(shù)學校存在沒有專門工作人員的現(xiàn)象。一方面，負責檔案工作的人員在專業(yè)能力方面的短缺沒有得到及時改善，相關的人力部門對工作人員要求寬松，而且沒有對這些人員進行專業(yè)性的培訓，對有價值的檔案辨識能力不足，互聯(lián)網(wǎng)技術生疏；這在一定程度上阻礙了檔案工作的推行發(fā)展，也造成檔案內(nèi)容精確性低下。

三、中等職業(yè)學校特色檔案建設的策略

針對目前中等職業(yè)學校檔案管理存在的問題，結合學校發(fā)展的實際情況，提出以下策略：

（一）抓住檔案建設工作重點。要想有效推進檔案建設工作的開展，準確把握中等職業(yè)學校檔案建設工作的重點是重中之重，應先落實重點工作，再逐個擊破。首先明確中等職業(yè)學校檔案建設工作的立場與目標，通過宣傳活動提高檔案管理意識，并且在學校與社會中樹立中等職業(yè)學校的良好形象。其次是緊跟時代發(fā)展潮流，把握正確方向，投入信息化建設，提高檔案建設工作的有效性與科學性。再者是完善檔案工作管理機制與監(jiān)管機制，形成完備的檔案工作系統(tǒng)，為檔案工作的開展提供制度保障。

（二）形成特色檔案管理體系。中等職業(yè)學校進行檔案建設工作時，應形成具有特色的管理體系。根據(jù)學校自身的歷史發(fā)展特點，形成明確的辦學特色，營造良好的校園氛圍，提高社會地位從而加強社會影響。加強對教學質(zhì)量和學生的關注，根據(jù)社會發(fā)展需要培養(yǎng)人才，逐步提升辦學水平。其次在檔案信息采集方面，注重對優(yōu)秀人才、辦學成果、重要活動等的檔案保存，將涉及到的一系列信息進行分門別類，從而為教學評估和以后的教學規(guī)劃提供參考。

（三）提高檔案管理工作人員的管理能力。在選用檔案工作人員方面，應選拔更多專業(yè)性人才，在正式開始工作之前進行專業(yè)性培訓，以此提高檔案工作人員的能力水平。除此之外，要提高工作人員的檔案建設工作意識，增強其社會責任感，提高職業(yè)素養(yǎng)；建立工作激勵制度，獎懲分明，提高工作有效性。

四、結語

基于中等職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)存問題，學校相關部門應加大改善力度，努力推動學校特色檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在學校發(fā)展中的重要作用。抓住檔案建設重點，根據(jù)中等職業(yè)學校的實際情況構建特色檔案管理制度，從而優(yōu)化學校內(nèi)部教育結構，形成獨特的辦學特色，促進中等職業(yè)學校的不斷進步。