關(guān)于做好公證檔案工作的幾點(diǎn)思考

文·李慧敏

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。具體到公證檔案，正如《公證檔案管理辦法》第二條指出：公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價(jià)值。基于此，公證檔案工作從狹義上講，有公證檔案的接收和整理、借調(diào)與查閱、保管期限的確定、鑒定和銷毀、統(tǒng)計(jì)和移交、保管和防護(hù)等環(huán)節(jié)。本文結(jié)合自身工作實(shí)際，重點(diǎn)談一下新時(shí)代如何做好公證檔案的接收、查閱、保管和利用工作。

一、檔案接收要及時(shí)全面

“收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開展檔案利用工作”，是《公證檔案管理辦法》規(guī)定的檔案管理人員的首要任務(wù)。公證制度是一種預(yù)防性司法證明制度，也是保障民法、經(jīng)濟(jì)法實(shí)施的程序性法律制度，是我國司法制度的重要組成部分。公證檔案在預(yù)防糾紛，保障自然人、法人或者其他組織的合法權(quán)益中具有重要作用，體現(xiàn)的是國家法律的公信力。步入新時(shí)代，人民群眾美好生活需要日益廣泛，不僅對(duì)物質(zhì)文化生活提出了更高要求，而且在民主法治、公平、正義、安全、環(huán)境等方面的要求日益增長，公證越來越多地走進(jìn)人民群眾的工作生產(chǎn)生活之中，與廣大干部群眾的切身利益聯(lián)系更加密切、更加廣泛。因此，公證檔案管理人員首先要把好公證檔案工作的第一關(guān)口——接收檔案。應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)規(guī)章要求，做好三個(gè)環(huán)節(jié)的工作，走好公證檔案工作第一步。一是“催好”。指導(dǎo)、督促和檢查公證人員及時(shí)對(duì)公證文書材料立卷歸檔，將全部檔案資料進(jìn)行立卷，防止因時(shí)間拖延導(dǎo)致檔案材料丟失、缺損，影響公證法律效力的完整性。二是“建好”。依據(jù)《公證文書立卷歸檔辦法》的相關(guān)要求，檢查案卷質(zhì)量，對(duì)符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù)，對(duì)不符合要求的提出完善改進(jìn)措施，幫助公證員按照規(guī)定要求，補(bǔ)齊補(bǔ)全相關(guān)材料，形成高質(zhì)量的案卷。三是“接好”。對(duì)接收的公證檔案，按國內(nèi)民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)，涉外經(jīng)濟(jì)的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號(hào)，填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記薄。

二、檔案查閱要依法規(guī)范

公證檔案涉及自然人、法人或者其他組織的隱私和秘密，需要公證機(jī)關(guān)和檔案管理人員樹立保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。這是公證檔案管理的一大特色。為此，借閱公證檔案必須履行一定的批準(zhǔn)和登記手續(xù)，并限定借閱期限，在期限內(nèi)因特殊情況不能按期歸還的應(yīng)辦理延期手續(xù)。基于此，需要特別注意以下幾點(diǎn)：一是克服“熟人現(xiàn)象”。主要針對(duì)本公證處的公證人員、同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門而言。以上兩種情況因工作需要借閱檔案，必須履行借閱登記手續(xù)后，借閱公證檔案。絕不可因工作中的同事和隸屬關(guān)系而不履行借閱登記手續(xù)，或者放寬條件、擴(kuò)大范圍、降低標(biāo)準(zhǔn)、減少環(huán)節(jié)，而造成失泄密和丟檔損檔等責(zé)任事故。二是嚴(yán)格管理權(quán)限。主要針對(duì)人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)、律師而言。上述機(jī)關(guān)和人員因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，應(yīng)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。律師因訴訟代理的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明，及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)公證處主任或副主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。借出時(shí)要交點(diǎn)清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。三是堅(jiān)決落實(shí)“五不得”。鑒于公證檔案的特殊性，《公證檔案管理辦法》明確規(guī)定了“五不得”，即：借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或人員使用；除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)外，其他單位和個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案；凡涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證密卷檔案，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不得借調(diào)和查閱；不得超越制度向任何人提供檔案或擴(kuò)大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報(bào)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)?！拔宀坏谩笔枪C檔案查閱的鐵律，需要嚴(yán)格遵守。

三、檔案保管要安全嚴(yán)格

公證檔案事關(guān)當(dāng)事人的政治經(jīng)濟(jì)利益，檔案的安全尤為重要，如果檔案一旦受損，造成的危害往往是無法用錢財(cái)進(jìn)行彌補(bǔ)的。因此，在保管中應(yīng)注重做到：一是認(rèn)真確定檔案保管期限。嚴(yán)格執(zhí)行《公證檔案管理辦法》明確的保管期限分類標(biāo)準(zhǔn)，將收養(yǎng)證明等17類公證檔案列為永久保管，將受過或未受刑事處分證明等18類公證檔案列為長期保管，將生存證明、健康證明等15類公證檔案列為短期保管。二是不斷改善保管保護(hù)條件。首先做到“十防”，即防火、防盜、防水、防光、防塵、防蟲、防鼠、防霉、防高溫高濕、防有害氣體。其次，應(yīng)注重采用先進(jìn)技術(shù)，提高檔案的管理水平，當(dāng)前應(yīng)重點(diǎn)抓好運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，研發(fā)運(yùn)行公證檔案信息管理系統(tǒng)，開展公證檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)著錄工作，建立專門的公證檔案數(shù)據(jù)庫，形成與紙質(zhì)檔案配套的電子檔案資料庫。三是及時(shí)開展防治工作。針對(duì)隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，為防止磁化，應(yīng)根據(jù)保管期限定期進(jìn)行復(fù)制。對(duì)于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。檔案人員調(diào)動(dòng)工作的，應(yīng)在離職前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)，對(duì)接好相關(guān)涉密事項(xiàng)和有關(guān)要求，保持工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性。

四、檔案利用要主動(dòng)充分

公證檔案的利用，是公證檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容和任務(wù)。特別是在新時(shí)代，做好工作檔案的利用工作，對(duì)于保障公證機(jī)構(gòu)履行法定職能，充分發(fā)揮公證檔案資源服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用，依法維護(hù)和實(shí)現(xiàn)人民群眾合法權(quán)益，具有重要的意義。就目前的情況看，公證檔案的利用主要體現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)分析、移交進(jìn)館和研究開發(fā)等方面。首先，應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)分析。建立健全公證檔案統(tǒng)計(jì)制度，按規(guī)定向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作基本情況，有利于上級(jí)機(jī)關(guān)通過公證檔案，準(zhǔn)確了解民生領(lǐng)域的新需求新變化，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)民生的健康發(fā)展，進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值。其次，應(yīng)注重檔案移交進(jìn)館。按照司法部、國家檔案局制定的《公證檔案管理辦法》，公證處將公證檔案在規(guī)定的保存期滿后，連同案卷目錄和有關(guān)檢索工具、參考資料，一并向同級(jí)地方檔案館移交。自2016年起，山東省濟(jì)南市齊魯公證處開始向山東省檔案館移交公證檔案2批次共78633卷，收到明顯的社會(huì)效果。做好公證檔案移交進(jìn)館，需要公證機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，積極配合檔案館，加強(qiáng)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化建設(shè)，形成標(biāo)準(zhǔn)一致、對(duì)接暢通、優(yōu)質(zhì)高效的工作運(yùn)行機(jī)制，做好進(jìn)館規(guī)劃、庫房清理、檔案整理、清點(diǎn)移交、開發(fā)利用、安全保密等，推動(dòng)公證檔案移交進(jìn)館順利推進(jìn)。第三，加強(qiáng)對(duì)公證檔案的挖掘。依法組織力量開展對(duì)移交進(jìn)館公證檔案的分析研究，讓“死檔案”復(fù)活起來，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、民生建設(shè)發(fā)揮重要的史料價(jià)值，探索公證服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和人民群眾的規(guī)律，進(jìn)一步提高公證工作的效能，為實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)走在前列、一個(gè)開創(chuàng)新局面”、建設(shè)新時(shí)代現(xiàn)代化強(qiáng)省的奮斗目標(biāo)，作出應(yīng)有的努力和貢獻(xiàn)。