人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

姜羽思

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)也在不斷的創(chuàng)新發(fā)展，而這些技術(shù)的發(fā)展也都應(yīng)用于社會生活當(dāng)中。雖然文書管理有著一定的基礎(chǔ)，但是近幾年信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)并沒有應(yīng)用于此，所以相對于先進(jìn)的信息技術(shù)來說，文書管理等工作仍然存在一些問題，而在人才交流服務(wù)中心檔案的管理方面同樣存在相似的問題。本文就將從人才交流服務(wù)中心檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析并給出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：人才交流服務(wù)中心;檔案管理;現(xiàn)狀及對策

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，如今的社會生活以及離不開智能化了。智能手機(jī)、智能圖書管理、智能輸入法、智能家居等一系列智能化產(chǎn)品都走進(jìn)人們的生活，但是在檔案管理等文書管理方面卻還沒得到普及。雖然在文書管理方面已經(jīng)有了自動化的基礎(chǔ)，但是隨著人才檔案的繁多以及檔案流動頻繁，造成檔案管理人員無法及時(shí)準(zhǔn)確的作出處理，這就造成了人才流失等問題。所以在人才檔案管理方面要進(jìn)行一定的調(diào)整與發(fā)展，保證人才檔案能夠得到正確及時(shí)的處理。

1 人才交流中心檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不高

檔案管理工作在我國有著幾十年的發(fā)展歷史，也是最早一批實(shí)現(xiàn)半自動化的文書管理工作之一。從最好的紙質(zhì)文檔管理到目前紙質(zhì)文檔和電子文檔同時(shí)管理，管理員的檔案管理技能也在不斷發(fā)展。但由于某些人才交流服務(wù)中心屬于基層工作單位，無法保證能夠招收到專業(yè)的檔案管理人員，或是專業(yè)的管理人員稀少。而老管理員的專業(yè)技能可能都不適用于如今的檔案管理，加上管理人員無法保證這些員工能夠及時(shí)的得到新技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，這樣一來整體的檔案管理人員的專業(yè)水平素質(zhì)就會有所欠缺，無法實(shí)現(xiàn)人才檔案的有效管理。

1.2 存在棄檔現(xiàn)象

目前人才交流服務(wù)中心所收取的檔案來源以及服務(wù)的人群主要為高校畢業(yè)生、社會人員等，這就造成了人才交流中心檔案庫的檔案繁多、檔案流動頻繁等問題。而這些檔案有些也只是簡單的被發(fā)送到人才市場，而沒有做詳細(xì)的備檔，因?yàn)檫@些人員都是因?yàn)槎虝r(shí)間內(nèi)找不到工作，所以才將檔案發(fā)送到人才市場，而等到找到工作就會遺忘這件事，所以就會造成棄檔現(xiàn)象的發(fā)生，并且這些檔案也得不到很好的保存以及補(bǔ)充，這就對人才檔案的利用造成了很大的影響。

1.3 硬件與軟件設(shè)施落后

雖然在早期的文檔管理中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了初步的自動化，但是近幾年大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，就顯示出原有的文檔管理的設(shè)施太過于落后。由于在人才交流管理中心投入的財(cái)力有限，所以這就限制了管理?xiàng)l件的提升，也就導(dǎo)致了檔案管理只能主要依靠人工以及簡單的電腦設(shè)備來完成。但是人才交流中心的檔案管理任務(wù)又過于繁重，所以人工管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能完成其工作量。而對于檔案的管理也只是停留在儲存、查詢方面，并不能實(shí)現(xiàn)線上修改或者共享等功能，這樣軟件上的落后也就導(dǎo)致文檔管理不能跟上社會的發(fā)展。同時(shí)在硬件方面也是出現(xiàn)檔案室損壞、儲存設(shè)備破損以及電腦設(shè)備落后等問題，這也就造成了檔案的丟失以及檔案繁雜而不能及時(shí)有效地查詢等問題，為檔案的管理工作帶來諸多不便。

1.4 工作人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠深刻

目前人才交流中心的工作人員都屬于基層工作人員，這種基層崗位也很難吸引到新的人才，這就造成了員工老齡化的現(xiàn)象。而老員工對于檔案管理雖然經(jīng)驗(yàn)老道但是由于老員工的工作時(shí)間長，對于工作可能會產(chǎn)生厭煩的心理，而出現(xiàn)“老油條”的現(xiàn)象。并且由于基層工作人員缺乏，往往一個(gè)管理員要負(fù)責(zé)幾個(gè)人的檔案量，這也會導(dǎo)致檔案得不到很好的管理，管理員也會出現(xiàn)馬虎了事的心態(tài)，從而造成檔案管理工作上的問題。同時(shí)由于監(jiān)管力度的不足，沒有相應(yīng)的獎懲制度以及明文規(guī)定的規(guī)章制度，長此以往，工作人員對于檔案管理可能就會出現(xiàn)敷衍了事的態(tài)度，無法保證人才檔案能夠得到正確的處理，對于人才檔案管理的重要性認(rèn)識不夠深刻。

2 相應(yīng)對策

2.1 提高管理員專業(yè)素養(yǎng)

部分工齡較長的管理員的雖然具有老道的經(jīng)驗(yàn)以及熟練的檔案管理技巧，但是在面對新事物的時(shí)候還是達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，所以要提高管理員的專業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理工作有了進(jìn)一步的發(fā)展如軟件的升級時(shí)，要對管理員統(tǒng)一進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)新軟件的操作與使用，保證每個(gè)管理員都能熟練操作新軟件。而對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理，管理員的專業(yè)素養(yǎng)也是存在一定的不足，比如對于紙質(zhì)文檔的掃描錄入以及存檔等操作，也要及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。只有管理員的專業(yè)素養(yǎng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，才能保證人才檔案管理能夠準(zhǔn)確有效地進(jìn)行。

2.2 加大人力財(cái)力投入

由于人才交流中心是基層服務(wù)中心的原因，所以得到的財(cái)力投入可能不多，但是這些財(cái)力投入一定要花在最該花的地方。在硬件設(shè)施方面，要保證電腦設(shè)備以及打印和文件掃描等設(shè)備能夠正常流暢的使用，這樣才能保證檔案管理工作的效率，同時(shí)也要保證檔案室以及檔案柜等紙質(zhì)檔案儲存設(shè)備完好，能夠達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案不會丟失以及損壞。而在軟件方面也要及時(shí)更新，在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的時(shí)代，文檔管理更應(yīng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)管理軟件，這樣才能實(shí)現(xiàn)文檔的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化，使得檔案保存以及分享更加方便和安全。

2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對檔案管理工作的重視

在任何一個(gè)工作單位，只有領(lǐng)導(dǎo)重視基層員工才能對工作重視，在人才交流服務(wù)中心這樣的基層工作單位更是如此，所以必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。在日常的檔案管理工作當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)時(shí)常監(jiān)察管理員的工作效率與質(zhì)量，保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。而對于管理員的監(jiān)管又得有一套完整的管理制度，保證每個(gè)員工都要遵守規(guī)章制度，這要才能有效避免工作中的馬虎與不負(fù)責(zé)，同時(shí)也要不定時(shí)進(jìn)行管理員的教育學(xué)習(xí)與培訓(xùn)等活動，這樣才能保證管理員能及時(shí)了解新的技術(shù)也能加強(qiáng)對自身工作的認(rèn)識。人才交流服務(wù)中心從上到下對檔案管理工作的重視才能完成人才檔案的管理工作，為企業(yè)以及事業(yè)單位提供完整的人才檔案，挑選出有用的人才，同時(shí)也為檔案所有者提供心儀的工作。

3 結(jié)束語

人才檔案的管理工作雖然平凡但是卻并不簡單，面對繁多復(fù)雜的檔案需要每個(gè)管理員耐心細(xì)心地去對待，這樣才能保證檔案工作不會出錯(cuò)。人才檔案的管理直接影響了企業(yè)和事業(yè)單位的人才管理以及引進(jìn)等方面，所以對于檔案的管理工作必須嚴(yán)肅對待。而對于目前檔案管理工作中存在的一些問題，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重視起來并及時(shí)解決問題，保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。也只有在今后的檔案管理工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷創(chuàng)新并運(yùn)用新的管理方法和技術(shù)，才能做好人才交流中心檔案管理的工作。

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