淺析數(shù)字化對檔案利用工作的意義探究

吳宇紅

摘 要：檔案是社會實踐的真實反映，是社會發(fā)展的必然的現(xiàn)象，因此，檔案也具有權(quán)威性。信息時代背景下，數(shù)字化技術(shù)逐漸成熟，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，可大大提高檔案利用效率。通過數(shù)字化技術(shù)可提高檔案儲存安全性、檢索快捷性、使用高效性，下文就對數(shù)字化技術(shù)對檔案利用工作的實際意義詳細分析，旨在為進一步優(yōu)化檔案利用工作奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案利用;意義

檔案具有“代代相傳”的作用，其是對歷史發(fā)生的真實記錄，是不可忽視的文化事業(yè)。檔案包含人類精神記憶，為現(xiàn)實研究提供歷史依據(jù)[1]。而數(shù)字媒介的發(fā)展，使得檔案管理的發(fā)展空間進一步擴大，可采用先進的載體及傳輸方式強化對檔案的管理，充分提高檔案利用效率，促進數(shù)字化檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，成為時代潮流。

1 檔案及數(shù)字化技術(shù)

檔案是人類活動的記錄，其形成具有真實性和權(quán)威性，為現(xiàn)實研究提供歷史依據(jù)，為國家發(fā)展提供參考。當(dāng)下，檔案還為行業(yè)技術(shù)交流、人才培養(yǎng)等提供支持，其多方面的高價值受到社會重視。因此，如何科學(xué)保護、利用檔案成為新時期重要話題。采用數(shù)字化技術(shù)對檔案進行管理，可建立索引系統(tǒng)，將各個檔案典型特點展現(xiàn)出來，便于查閱和使用[2]。

數(shù)字化技術(shù)以計算機、光纜、衛(wèi)星為支持，表達信息技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)將聲音、語言、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字算法的1、0，為用戶展現(xiàn)出虛擬的現(xiàn)實系統(tǒng)，可還原檔案基本面貌，打破時空的限制，異地共享資料、實時傳輸資料、快速檢索資料等都是數(shù)字化技術(shù)的特點。

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，將不同檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，儲存后以網(wǎng)絡(luò)形式連接，形成數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享，提高檔案利用率。

2 檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案利用的地位分析

開展檔案數(shù)字化符合當(dāng)下信息時代發(fā)展需求，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，信息瞬息萬變，是屬于數(shù)字的微小時代，計算機技術(shù)基本實現(xiàn)普及，對人們生活及學(xué)習(xí)方式造成巨大改變，只有順應(yīng)信息時代發(fā)展，了解新時期檔案利用需求，才能促進檔案管理可持續(xù)發(fā)展[3]。

信息時代背景下，人們明顯重視檔案的管理及利用，檔案在各個領(lǐng)域中利用明顯增加。同時，人們對檔案利用的時間提出新要求，要求檔案能夠準確、快速顯示出來。此外，數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)越性使得人們對檔案的優(yōu)化利用充滿期待，將檔案和數(shù)字化聯(lián)系起來，旨在通過網(wǎng)絡(luò)編輯的方式實現(xiàn)檔案快速檢索、快速統(tǒng)計、快速儲存等操作，進一步優(yōu)化檔案利用工作。

數(shù)字化信息發(fā)展，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件管理不能滿足多元化經(jīng)濟發(fā)展需求，檔案管理及利用必須推陳出新、吐故納新，優(yōu)化原本檢索方式，以多手段滿足檔案利用需求。將數(shù)字化技術(shù)引入到檔案利用中，提高利用效率及質(zhì)量的同時，也使得檔案利用更加科學(xué)、規(guī)范，充分發(fā)揮出檔案管理的實際價值[4]。

3 檔案數(shù)字化對檔案利用的積極意義

今后時代發(fā)展中，紙質(zhì)檔案雖然仍有一定使用率，但是數(shù)字化檔案將大量推行。檔案數(shù)字化操作，將辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)系起來，促進信息技術(shù)進一步發(fā)展，二者相輔相成、共同發(fā)展。

3.1 可推動實現(xiàn)互聯(lián)互通資源共享，提高工作效率

1）數(shù)字化的檔案信息儲存在計算機數(shù)據(jù)庫中，建設(shè)數(shù)據(jù)庫中就配有對應(yīng)檔案管理軟件，需要查詢檔案則可直接通過軟件檢索查詢，任何地點、時間，只要有網(wǎng)絡(luò)，則可登錄軟件實時查詢，便于不同環(huán)境下的檔案利用。需求者在IE瀏覽器中輸入程序的網(wǎng)址地址、點擊回車，進入到登錄界面中。采用數(shù)字化檔案其不受紙質(zhì)檔案的束縛，不再是“孤本”，相關(guān)人員可以通過操作計算機，同步管理檔案信息，確保信息及時儲存錄入，迅速傳達到需求趨于，展現(xiàn)出突出的檔案信息時效性。

2）數(shù)字化檔案要配置較為嚴格的管理及利用標準。為方便人們更好應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，其資源往往以通用格式的展示。當(dāng)下，數(shù)字化計算機對應(yīng)的硬件和軟件均可以暢通無阻的被復(fù)制，檔案資源針對使用需求，可打印為紙質(zhì)，滿足不同使用需求，打破傳統(tǒng)檔案利用的局限。數(shù)字化技術(shù)使檔案管理的及利用發(fā)生質(zhì)的改變，有效提高利用效率，確保檔案資源可為行業(yè)發(fā)展提供更多切實可行的服務(wù)。

3）數(shù)字化檔案經(jīng)過一次輸入后，后續(xù)可無限制次數(shù)使用，不需要再次翻閱紙質(zhì)檔案，減少人工翻閱對檔案造成的不可逆?zhèn)?。?shù)字化技術(shù)解決這一問題，使用人員通過點擊鼠標，完成對檔案的智能檢索。瞬間搜索到檔案，再通過下載，查閱檔案。 采用數(shù)字化檔案，其檔案傳輸下載速度突出，優(yōu)勢顯著的。

3.2 有利于保護原紙質(zhì)檔案

一些較為珍貴的紙質(zhì)檔案將受空氣及查閱次數(shù)影響，可能發(fā)生氧化，受到人工破壞，及時非常重視紙質(zhì)檔案儲存環(huán)境，其檔案仍然會受到影響，實際儲存時間較短。而采用數(shù)字化技術(shù)對檔案操作，將原本檔案錄入到信息系統(tǒng)中，檔案自身不會受到氧化或人為翻閱導(dǎo)致受到破壞，且數(shù)字化技術(shù)下，只要儲存硬件不受到破壞，則檔案可以長久儲存、反復(fù)使用，儲存壽命大大增加，不存在翻閱檔案對紙張造成的磨損，起到對珍貴檔案的保護功能，同時也可以避免檔案受到篡改。

3.3 閱讀便捷

檔案數(shù)字化處理后，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以計算機查詢代替手工查詢，可確保查詢的準確性和可靠性。經(jīng)數(shù)字化處理后的檔案，其閱讀方式也發(fā)生改變。閱讀檔案可以通過計算機設(shè)備在線閱讀信息，減少檔案利用中檔案實體的輾轉(zhuǎn)操作，使得檔案利用服務(wù)具有高度靈活性及高效性。隨著智能移動化設(shè)備進一步發(fā)展，人們可以隨時隨地在有網(wǎng)絡(luò)的情況下登錄到檢索系統(tǒng)中，按照自身要求檢索到需查看的檔案，在線閱讀，獲取檔案信息，落實檔案安全傳輸。因此，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化更加便捷、快速，為大眾提供更加方便的利用服務(wù)，提高檔案價值，創(chuàng)造效益。

3.4 有利于檔案管理工作持續(xù)發(fā)展

以數(shù)字化技術(shù)管理并利用檔案，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。在信息化時代背景下，通過數(shù)字形態(tài)對檔案操作，使得檔案載體大大則更加，容量也進一步提高，管理費用及成本降低，性價比突出。紙質(zhì)檔案若受到破壞，則承載的信息基本無法恢復(fù)，而數(shù)字化技術(shù)下的檔案則可通過備份解決該問題，減少外界破壞對檔案造成的影響。此外，傳統(tǒng)數(shù)字檔案管理利用中，查閱需翻閱上百卷檔案，工作繁瑣、效率低，還有可能出現(xiàn)查找錯誤、查找混淆等問題。在數(shù)字檔案信息利用上，計算機針對需求對檔案信息篩選，有效提高了檔案利用的效率及質(zhì)量，進一步推動檔案管理工作長期發(fā)展。

4 強化數(shù)字化應(yīng)用意識，大力推進數(shù)字化檔案管理

4.1 強化意識

信息數(shù)字技術(shù)對各行各業(yè)造成較大沖擊，也為檔案管理工作的發(fā)展造成巨大影響。數(shù)字化技術(shù)是一把雙刃劍，建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫中，可能由于技術(shù)不成熟，存在一些漏洞或需要完善的問題，需進一步加深研究分析。例如，對基本軟件、硬件的科學(xué)完善、具有數(shù)字化技術(shù)及理念的管理人員、檔案管理是否真實、檔案管理是否安全等等，都是數(shù)字化檔案管理中需要重視的問題。數(shù)字化檔案其管理簡單，利用快速且方便，但是其控制上比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要難的多，多方面因素對數(shù)字化檔案都將造成影響。例如，科學(xué)技術(shù)更新、科學(xué)人才培養(yǎng)、數(shù)字化檔案利用的法律法規(guī)等，都會對數(shù)字化檔案管理造成影響。因此，開展數(shù)字化檔案管理，要有較突出的數(shù)字化應(yīng)用意識，了解信息安全的重要性，以“謹慎”、“端正”為基本工作理念，相應(yīng)部門設(shè)置數(shù)字化的檔案利用制度，針對社會發(fā)展需求對利用制度不斷完善、調(diào)整，強化對先進數(shù)字化文件信息利用技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用。

此外，隨著時代發(fā)展，大眾對數(shù)字化檔案的觀念也會不斷提升，對數(shù)字化檔案有中肯的認知，了解數(shù)字化檔案的重要性。對應(yīng)檔案利用人員要動態(tài)性的開發(fā)檔案資源，使數(shù)字化檔案管理及利用跟上時代發(fā)展潮流，營造良好的檔案利用環(huán)境，對檔案資源科學(xué)配置、合理利用，為各行業(yè)發(fā)展提供真實、可靠的檔案依據(jù)。

4.2 重視檔案數(shù)字化及法制化建設(shè)

要規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)發(fā)展，展現(xiàn)出數(shù)字化技術(shù)的真實意義，必須按照正確規(guī)章制度，落實檔案法制化管理，針對實際應(yīng)用中遇到的情況，參考大眾及行業(yè)工作人員意見，制定科學(xué)的規(guī)章制度，以部分強制性規(guī)章制度作為約束，提高數(shù)字化應(yīng)用水平的。此外，和檔案有關(guān)的重要內(nèi)容。要通過網(wǎng)絡(luò)媒體的方式進行宣傳，建設(shè)并完善數(shù)字化檔案的現(xiàn)代管理體系。數(shù)字化檔案管理的工作人員需熟悉數(shù)字化技術(shù)的操作流程，了解檔案管理的標準，重視自身檔案管理工作。實際工作中，要靈活應(yīng)對出現(xiàn)的問題，結(jié)合實際情況，發(fā)現(xiàn)制度中存在的缺陷和不足，完善缺陷不足，適應(yīng)社會發(fā)展需要，促進我國數(shù)字化檔案管理不斷向正規(guī)化發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理造成嚴重沖擊，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，落實數(shù)字化檔案管理，其推動檔案管理向規(guī)范化、法制化發(fā)展，滿足社會各行業(yè)發(fā)展對檔案利用的需求。隨著數(shù)字化檔案管理不斷深入，社會對檔案管理提出更高要求，要求其將檔案采集、儲存、利用等融合到一起，合理配置檔案資源。新時期對應(yīng)工作人員要認識到自身的責(zé)任所在，認識到數(shù)字化檔案深化開展對檔案管理及利用的重要推動意義，積極研發(fā)數(shù)字化新技術(shù)，完善檔案管理，進一步提高檔案利用效率及質(zhì)量，提高檔案利用效益。

參考文獻

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