提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

張曉杰

摘 要：提高檔案管理科學(xué)化水平是新時(shí)期檔案工作的重要課題，是提升國(guó)家文化軟實(shí)力的需要，也是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇，對(duì)于推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。從實(shí)踐的角度，本文圍繞如何提高科學(xué)化水平，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)的具體路徑，并對(duì)相應(yīng)保障體系建設(shè)提出了對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;路徑選擇

1 對(duì)檔案管理科學(xué)化水平進(jìn)行提高的必要性

1.1 對(duì)現(xiàn)代信息化要求進(jìn)行適應(yīng)必要性

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，當(dāng)前我國(guó)已過(guò)渡到科學(xué)化和現(xiàn)代化的水平，科學(xué)信息技術(shù)在當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域中應(yīng)用頻率較高，且較為廣泛?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，給人們的生產(chǎn)及生活帶來(lái)的影響是非常明顯的，如今在人們?nèi)粘Ｉ钪?，科學(xué)信息化處處可見(jiàn)。為了更好的對(duì)人們的信息化要求和對(duì)高標(biāo)準(zhǔn)的生活質(zhì)量進(jìn)行滿足，檔案管理也需跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行借助，并對(duì)先進(jìn)的管理方式進(jìn)行采用，使檔案管理信息化水平得到提升，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理朝著科學(xué)化方向發(fā)展。

1.2 為檔案管理準(zhǔn)備良好的條件

由于科學(xué)化檔案管理理念的出現(xiàn)，當(dāng)前大多數(shù)檔案管理都對(duì)科學(xué)發(fā)展觀原則進(jìn)行了遵循，以此使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化[1]。但另一方面，基于當(dāng)前我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀，檔案管理水平并不高，成熟度更無(wú)從談起，所以在檔案管理上存在一些缺陷，基于這一情況，要對(duì)多種方式和手段進(jìn)行選用，保證其應(yīng)用的科學(xué)、合理，以進(jìn)行檔案管理資料的創(chuàng)建，同時(shí)管理人員對(duì)于檔案經(jīng)營(yíng)、管理及系統(tǒng)的運(yùn)用操作方面要有效掌握，對(duì)于管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題和缺陷，及時(shí)提出自身獨(dú)到見(jiàn)解，并進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，使系統(tǒng)運(yùn)作更加順暢，以此也能使檔案管理科學(xué)化程度更高。而檔案管理科學(xué)化水平更高，同時(shí)也可使管理中出現(xiàn)的某些麻煩得到避免，為檔案管理的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

2 目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案歸檔不夠齊全

由于近年來(lái)科技不斷進(jìn)步，辦公室自動(dòng)化程度也不斷提高。計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等大量技術(shù)產(chǎn)品的普及，大大提高了文書(shū)收集和處理的效率。同時(shí)，現(xiàn)代辦公設(shè)備所形成的檔案材料與傳統(tǒng)檔案方式所形成的檔案材料之間也存在著沖突。目前單位檔案管理存在兩種傾向：一是部分單位的檔案只存在于電腦和光盤(pán)中，無(wú)法以印刷文字材料保存，因此難以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。二是部分單位只儲(chǔ)存文字資料，不儲(chǔ)存光盤(pán)，不利于保管重要檔案。

2.2 文書(shū)工作和檔案管理工作相互脫節(jié)

文書(shū)工作是文書(shū)管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)，而文書(shū)管理工作是文書(shū)工作的延伸，兩者之間有著密不可分的關(guān)系。然而，在實(shí)際工作中，文書(shū)工作和檔案工作往往是分開(kāi)和管理的。從某種意義上說(shuō)，這增加了文書(shū)工作和檔案管理之間的距離。由于文秘人員的檔案意識(shí)普遍薄弱，檔案工作者很少涉及文書(shū)工作，兩者在趨同過(guò)程中往往存在脫節(jié)。目前，部分單位公文的格式和處理方法仍有不少不規(guī)范之處。例如，文書(shū)的紙張格式不一致，文書(shū)的使用不合理，程序不規(guī)范，編號(hào)不準(zhǔn)確。有些單位有更多的部門(mén)由文書(shū)組成。各部門(mén)的文書(shū)人員無(wú)法正確理解存檔的重要性。不愿將組織良好的檔案置于檔案部門(mén)的統(tǒng)一管理之下，也導(dǎo)致了一些檔案的缺乏。

2.3 檔案管理人員的整體素質(zhì)不高

人是檔案管理的主觀因素。檔案的質(zhì)量取決于檔案工作人員的質(zhì)量。該股的一些檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)檔案方面的培訓(xùn)。他們對(duì)檔案的分類和歸檔沒(méi)有足夠的了解，也沒(méi)有任何重要的資料。雖然檔案管理部門(mén)的一部分人員有資格擔(dān)任這一職位，但很少參加相關(guān)的檔案繼續(xù)教育和培訓(xùn)，也無(wú)法及時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和檔案管理水平，特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理是一個(gè)必然的趨勢(shì)，但一直未能正確掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。有些檔案人員缺乏檔案意識(shí)或檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致文書(shū)的歸檔不符合規(guī)定和方法。檔案保管期限的劃分甚至出現(xiàn)混亂，或者檔案的收集工作尚未完成。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

3.1 完善檔案管理機(jī)制

檔案管理工作屬于一種公共服務(wù)工作，要想提高科學(xué)化管理水平，促進(jìn)企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就需要在原有的檔案管理基礎(chǔ)上滲透科學(xué)化、信息化的管理理念，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)制，設(shè)立專門(mén)的監(jiān)管人員，定期對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行審查，從而有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，建立健全的考核制度，激發(fā)管理人員的積極主動(dòng)性，調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情，全身心的投入到工作之中，更好的推動(dòng)企事業(yè)單位的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平專業(yè)人才的建設(shè)

隨著當(dāng)前檔案管理工作愈發(fā)的多樣化和復(fù)雜化，科學(xué)化檔案管理勢(shì)在必行。其中，檔案管理人員的能力水平直接決定著檔案管理科學(xué)化水平，因此，在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)日新月異的背景下，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，采取科學(xué)有效的辦法，在檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展各種研討和開(kāi)發(fā)工作，加強(qiáng)相互之間的交流，提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)而強(qiáng)化管理水平。一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)水平的提升，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，使其熟練地掌握軟硬件設(shè)施的操作和維護(hù);另一方面也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，及時(shí)的更新管理理念，提高檔案管理人員的責(zé)任感，從而在工作中能做到認(rèn)真、負(fù)責(zé)和具有耐心，并防止出現(xiàn)違反原則的問(wèn)題。同時(shí)，設(shè)置一些激勵(lì)的手段，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀的管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，提高日常的工作效率。另外檔案管理人員自身要樹(shù)立正確的工作觀念，要意識(shí)到檔案的管理工作對(duì)于企事業(yè)的發(fā)展和員工的利益都是重要的保障手段。

3.3 加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)。長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作都是利用紙張作為載體，很容易因?yàn)榇娣怒h(huán)境和個(gè)人因素的影響出現(xiàn)各種問(wèn)題，并且不利于查閱，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善信息檢索能力，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，在進(jìn)行電子檔案錄入時(shí)，要求工作人員必須做到細(xì)心、負(fù)責(zé)，對(duì)錄入的電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，以避免出現(xiàn)檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。

3.4 建立檔案管理的配套措施

在檔案管理工作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管，從內(nèi)容到形式上保證檔案的安全，對(duì)此，要建立檔案管理的配套措施。要將科學(xué)發(fā)展理念貫徹和落實(shí)到檔案管理中，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，處理好信息公開(kāi)與信息安全的關(guān)系，進(jìn)而維護(hù)人民的個(gè)法權(quán)益，維持社會(huì)的和諧穩(wěn)定。例如：大學(xué)生畢業(yè)后要做好畢業(yè)生、學(xué)校和用人單位三方面的協(xié)調(diào)工作，在檔案信息傳遞過(guò)程中規(guī)范化操作流程，確保畢業(yè)生檔案在流動(dòng)過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)偏差。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作具有十分重要的意義，對(duì)此，我們要高度重視，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式積極的進(jìn)行改革和創(chuàng)新，健全檔案管理機(jī)制，加快信息進(jìn)程的建設(shè)，從而提高檔案管理科學(xué)化水平，提高檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李繼玉.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].農(nóng)家參謀，2018（23）：254.

[2]李建華.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（06）：65-66.