檔案管理歸檔整理操作方法和技巧探析

龔秀容

摘 要：檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展、人力資源管理等方面均有著極為重要的作用。唯有通過科學(xué)合理的操作方法以及技巧，才能保障檔案的有效性，從而發(fā)揮其真正價(jià)值。本文將著重針對(duì)檔案管理歸檔整理操作方法以及技巧進(jìn)行探討，以期望能夠提升檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧

基于工作性質(zhì)來(lái)劃分，檔案管理工作屬于服務(wù)性工種，直觀來(lái)講就是該工作不會(huì)創(chuàng)造出實(shí)際的物質(zhì)財(cái)富，通常也不會(huì)有非常顯著的成績(jī)，所以很容易被事業(yè)單位所忽視。但是，檔案對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展以及人力資源管理等等方面均有著一定的作用，倘若未能做好這方面的工作，必定會(huì)影響到各項(xiàng)工作的開展。基于此，研究檔案管理歸檔整理操作方法和技巧具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。關(guān)于檔案管理歸檔整理操作方法和技巧，筆者有以下見解：

1 高度重視檔案資料收集

在整個(gè)檔案管理體系之中相關(guān)資料的收集是基礎(chǔ)工作，倘若在日常工作之中未能有效、及時(shí)、完整收集到相關(guān)的信息，那么在歸檔整理環(huán)節(jié)也就無(wú)法將檔案資料所記錄的相關(guān)信息真實(shí)、全面的反映出來(lái);更加談不上為單位各項(xiàng)工作的開展提供有價(jià)值的參考。基于此，必須高度重視檔案資料收集工作，且做到及時(shí)、完整、有效地進(jìn)行收集。與此同時(shí)，建立并落實(shí)資料記錄制度，特別是檔案資料的收發(fā)文登記制度，進(jìn)而為后續(xù)工作有序開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 關(guān)于檔案資料整理歸檔的判斷分析

嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中相關(guān)細(xì)則開展檔案整理歸檔工作，對(duì)于不符合條件的文檔資料必須進(jìn)行刪除，其余資料則按照要求進(jìn)行整理歸檔。因此，需要對(duì)不符合條件的資料進(jìn)行有效判斷，具體如下：

第一，發(fā)文以及一些收文倘若存在重復(fù)的情況，需要進(jìn)行刪除。第二，權(quán)責(zé)以外的資料，即上級(jí)單位或者是本級(jí)非隸屬單位，發(fā)給本單位的一些普發(fā)性且不需要進(jìn)行辦理的文件材料，例如，獎(jiǎng)勵(lì)、任免非辦單位工作人員的材料，并且只有參考作用的資料，可進(jìn)行刪除;第三，還沒有正式生效的文件，不需要進(jìn)行整理歸檔。

3 資料裝訂

第一，明確“單位”，在文件整理歸檔中常用“單位”是“件”，通常文件之間如果有著緊密關(guān)系，可將其裝訂成為一件。第二，裝訂文件需嚴(yán)格按照這些原則開展，即：正本與定稿為一件、原件與復(fù)制件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)文被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件、來(lái)文與復(fù)文可為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來(lái)文在后。第三，在實(shí)際裝訂過程中，相關(guān)文件必須保持整體對(duì)齊，為后續(xù)裝訂以及應(yīng)用提供便捷。還需注意的是：文件材料薄的（一般掌握在5頁(yè)以內(nèi)）一般采用粘貼的方法粘貼在左上角;如果文件頁(yè)數(shù)較多，建議采用“三孔一線”進(jìn)行裝訂。

4 檔案歸檔分類

在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔分類過程中，可以將文件按其形成年度分類，具體分類方法如下：

第一，以落款實(shí)際時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行分類。第二，倘若資料時(shí)間過長(zhǎng)或者是跨年，那么通常是以資料完結(jié)的時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。第三，每一“件”的分類必須要以第一份資料的時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。第四，與會(huì)議相關(guān)的所有資料必須以會(huì)議時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。第五，還有一些資料沒有確切的時(shí)間，通常需要對(duì)資料進(jìn)行分析，然后按照年來(lái)進(jìn)行分類。除按年度分類外，還可以按照保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。

5 歸檔排列

第一，通常要將同一保管期限、同一年度的文件排列在一起。第二，針對(duì)同一個(gè)保管期限之內(nèi)的資料，要將關(guān)聯(lián)性比較緊密文件排列在一起，而且該排列順序必要保持相對(duì)固定。第三，排列在一起的文件，需要按照時(shí)間或者其他標(biāo)準(zhǔn)對(duì)順序進(jìn)行梳理以及排列。

6 資料編號(hào)

在完成上述工作之后，檔案資料需要進(jìn)行編號(hào)，該環(huán)節(jié)是檔案管理工作的起點(diǎn)，其主要價(jià)值是讓檔案的排列或者是分類更加明顯。通過編號(hào)可以快速找到所需要檔案的位置，可為今后的管理以及實(shí)際應(yīng)用提供極大的便利。在實(shí)際編號(hào)過程中，主要的參考依據(jù)可以是分類方案，也可以是排列順序;在明確依據(jù)之后，需要在資料首頁(yè)上標(biāo)明對(duì)應(yīng)的編號(hào)。對(duì)于歸檔章來(lái)講，需要設(shè)置全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、年度、件號(hào)等項(xiàng)。

7 檔案裝盒

檔案裝盒就是將已經(jīng)整理好的檔案資料按照一定的順序裝到指定的檔案盒當(dāng)中，且需要在盒脊、盒封面等地方，將相關(guān)資料填寫完整。在裝盒過程中，可從這些方面入手：第一，按照裝盒原則進(jìn)行，即：裝盒時(shí)必須按照文件資料的編號(hào)順序?qū)⑵溲b入到檔案盒之中;同時(shí)必須確保以及反復(fù)核對(duì)與檔案資料歸檔文件目錄中國(guó)所標(biāo)準(zhǔn)的順序是否保持一致，不一致需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，從而保證通過文件目錄可以找到檔案資料。關(guān)于檔案資料的應(yīng)用，要堅(jiān)持用完及時(shí)放回的原則，并由檔案管理人員按照資料號(hào)碼順序?qū)?yīng)放回，進(jìn)而為以后應(yīng)用提供便捷。第二，檔案盒材質(zhì)，建議采用無(wú)酸紙檔案盒，并通過專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行訂購(gòu)，以達(dá)到保障資料安全存檔的目標(biāo)。第三，標(biāo)注。基于相關(guān)規(guī)定，通常在檔案盒的盒脊或者是底部填寫必備項(xiàng)目，例如，檔案盒號(hào)、保管期限、年度、全宗號(hào)、起止件號(hào)等。這里特別需要注意的是：第一份與最后一份的號(hào)碼一定要用“/”隔開。第四，備考表。關(guān)于備考表的完善，必須在所有檔案資料歸檔到檔案盒之中，再進(jìn)行備考表填寫，具體包括：檔案整理人、檢查人、情況說(shuō)明以及日期。

8 資料檢索

第一，關(guān)于檔案需要說(shuō)明的相關(guān)內(nèi)容，具體包括：檔案所屬單位的性質(zhì)、單位概括以及在一定時(shí)間之內(nèi)單位資料歸檔整理的實(shí)際情況等。第二，關(guān)于目錄制作。嚴(yán)格按照檔案資料整理歸檔的相關(guān)規(guī)定對(duì)目錄進(jìn)行制作以及打印，需要注意的是：紙張必須保持統(tǒng)一。第三，封面編寫，嚴(yán)格按照檔案資料的管理期限以及歸檔所注釋的內(nèi)容將其裝訂成冊(cè)。整個(gè)目錄，必須設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等必備項(xiàng)目。

綜上所述，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，檔案管理工作非常重要，而收集整理歸檔則是該工作開展的基礎(chǔ)。因此，科學(xué)、合理的整理歸檔將能夠保障檔案管理的有效性。在這里筆者也倡導(dǎo)大家必須要重視檔案管理工作，并善于結(jié)合工作實(shí)際需求，采用一些先進(jìn)的管理方法以及技巧，這樣才能保障檔案能夠發(fā)揮其真正價(jià)值。

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