檔案利用權(quán)限設(shè)置初探

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摘 要：山西省黃河萬(wàn)家寨水務(wù)集團(tuán)有限公司是2015年12月由事業(yè)單位轉(zhuǎn)制為企業(yè)的，轉(zhuǎn)制之前其檔案利用管控極少。本文對(duì)轉(zhuǎn)制為企業(yè)后的檔案利用管控進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;利用;風(fēng)險(xiǎn)管控

1 轉(zhuǎn)制之前檔案利用權(quán)限情況

基本上屬于無(wú)條件提供查借閱。其原因有兩點(diǎn)：

一是由之前事業(yè)單位性質(zhì)決定。山西省黃河萬(wàn)家寨水務(wù)集團(tuán)有限公司于2015年12月才轉(zhuǎn)制為企業(yè)，現(xiàn)在是山西省國(guó)資委管理的20家余省屬重點(diǎn)企業(yè)之一。追溯之前的機(jī)構(gòu)沿革，最早是1959年成立的引黃規(guī)劃隊(duì)，之后是1977年成立的引黃領(lǐng)導(dǎo)組辦公室，1989年成立的引黃工程總指揮部，1994年成立的引黃工程管理局（總公司），不論怎么變化，這些機(jī)構(gòu)都屬于事業(yè)單位，承擔(dān)著國(guó)家及山西省重點(diǎn)水利工程萬(wàn)家寨引黃入晉工程的建設(shè)和管理職能。50多年來(lái)事業(yè)單位的性質(zhì)，不需要管理者具有市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)，體現(xiàn)在檔案的查借閱利用中，只需登記即可，沒有審批的概念。直到2013年1月，才出臺(tái)了第一個(gè)檔案利用管控的文件《山西省萬(wàn)家寨引黃工程（總公司）會(huì)計(jì)檔案查借閱管理規(guī)定》，規(guī)定本單位職工查借閱會(huì)計(jì)檔案要審批，一般不得借出。

二是從工程特點(diǎn)看，引黃工程引水流量大、水泵揚(yáng)程高、自動(dòng)化程度高、水工隧洞長(zhǎng)且埋深大、沿線地質(zhì)條件極為復(fù)雜等特點(diǎn)，被國(guó)內(nèi)外專家稱作“極具挑戰(zhàn)性的世界級(jí)引水工程”，規(guī)模之大、系統(tǒng)組成之復(fù)雜、科技含量之高、施工難度之大、資金籌措之難，都超乎人們的想象。作為國(guó)家重點(diǎn)工程和山西省的生命工程，省委省政府和全省各界支持力度很大，同時(shí)給管理者帶來(lái)的工期壓力、質(zhì)量壓力也很大，所以整個(gè)引黃工程建設(shè)過(guò)程中，一切工作服務(wù)于工程建設(shè)。從檔案工作來(lái)講必須全力提供查借閱服務(wù)，不論何時(shí)不論查借閱內(nèi)容，都是立刻、毫無(wú)保留的提供。

2 轉(zhuǎn)制為企業(yè)后對(duì)檔案利用工作的新要求

2015年12月轉(zhuǎn)制為企業(yè)后，檔案工作開始接受山西省檔案局考核。作為檔案管理部部長(zhǎng)，作者有了許多跟其它省屬企業(yè)檔案部門交流的機(jī)會(huì)，曾經(jīng)去同煤集團(tuán)、太鋼集團(tuán)、焦煤集團(tuán)、晉能集團(tuán)等企業(yè)多次交流，發(fā)現(xiàn)這些企業(yè)普遍對(duì)檔案查借閱管理嚴(yán)格，區(qū)分不同的檔案、不同的利用人，絕大多數(shù)時(shí)候是需要審批后才可以查閱的，借出檔案一般是不允許的。 當(dāng)時(shí)頗受觸動(dòng)。觸動(dòng)之余，結(jié)合在檔案部任職一年多的體會(huì)，認(rèn)識(shí)到在積極提供檔案查借閱服務(wù)的同時(shí)，確實(shí)應(yīng)該非常重視檔案信息和檔案實(shí)體的安全。尤其作為企業(yè)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存發(fā)展，必須有各種風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和對(duì)本企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)意識(shí)。對(duì)應(yīng)到檔案工作中，企業(yè)的許多檔案，比如會(huì)議原始記錄檔案、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算和決算、招標(biāo)文件、合同、設(shè)計(jì)圖紙、基建檔案、竣工圖紙、水文地質(zhì)方面的研究報(bào)告等、體制改革設(shè)計(jì)方案、紀(jì)檢案件檔案、法律案件糾紛檔案等等，有的體現(xiàn)了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，有的是企業(yè)的核心秘密，這些檔案，利用得好就是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有力武器，利用得不好就可能成為傷害自身的兇器。

3 檔案利用權(quán)限設(shè)計(jì)的原則

1）檔案分類原則。首先要明確本企業(yè)全部檔案其信息敏感程度是不同的，比如任職文件、規(guī)章制度等是需要所有職工周知并執(zhí)行的，不存在敏感的問題，屬于普通檔案;而重大合同、招標(biāo)文件、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)報(bào)告、竣工圖紙等這一類檔案，其信息就敏感，在職工查借閱利用時(shí)候需要經(jīng)過(guò)審批，就叫管控檔案。

2）人員分類原則。是在檔案分類原則之后的進(jìn)一步劃分權(quán)限時(shí)依據(jù)的原則。同為管控檔案，其敏感程度并不都一致，管控程度也不相同。敏感程度一般的，所有的職工在經(jīng)過(guò)審批后都是可以利用的;敏感程度更高的，比如集團(tuán)公司董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等討論重大人事議題、重大投資決策等時(shí)候的原始會(huì)議記錄檔案，就不是所有的職工都可以利用的。只有當(dāng)初參與這個(gè)事情的，才可以利用，沒有參與過(guò)的職工，一般情況是不允許利用的。所以，等于是把利用檔案的職工做了一個(gè)分類。其分類的標(biāo)準(zhǔn)，就是是否在檔案的前身——文件形成的過(guò)程中參與了相應(yīng)的工作。

3）來(lái)源審核原則。到目前我們明白了需要對(duì)檔案和職工分類來(lái)界定權(quán)限，緊接著的問題就是誰(shuí)來(lái)分類，回答這個(gè)問題就用到來(lái)源審核原則。即：由檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人對(duì)集團(tuán)公司某位職工是否可以查借閱某份敏感檔案進(jìn)行審批。 其理由是檔案的前身是職能部門辦理業(yè)務(wù)過(guò)程形成的各種類型的文件，是具體業(yè)務(wù)情況的反映，那么誰(shuí)知道這類文件或者這份文件是敏感還是不敏感呢？這類文件或者這份文件誰(shuí)可以用，誰(shuí)不可以用呢？當(dāng)然只有產(chǎn)生部門的負(fù)責(zé)人才是最清楚的。

4 檔案利用權(quán)限設(shè)計(jì)

1）普通檔案及其查閱權(quán)限。普通檔案是指對(duì)集團(tuán)公司職工而言，其內(nèi)容不具有敏感性的檔案。一般情況下，普通檔案是由普發(fā)性文件歸檔而來(lái)。普發(fā)性文件是指發(fā)往集團(tuán)公司所有內(nèi)設(shè)部門及下屬單位的如任職文件、規(guī)章制度等需要所有職工周知并執(zhí)行的文件。集團(tuán)公司職工查閱普通檔案不需要審批，登記后可直接查閱。

2）管控檔案及其查閱權(quán)限。管控檔案是指對(duì)集團(tuán)公司職工而言，其內(nèi)容具有一定的敏感性的檔案，如之前提到的會(huì)議記錄本、招標(biāo)文件、合同、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)報(bào)告、竣工圖紙、請(qǐng)示報(bào)告卡、人員花名冊(cè)等檔案，集團(tuán)公司職工查閱管控檔案需要審批。

管控檔案根據(jù)管控程度不同，分為兩種權(quán)限，一是其內(nèi)容敏感程度一般，不限制利用人的檔案，如董事會(huì)決議、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算和決算、招投標(biāo)文件、合同、建設(shè)項(xiàng)目檔案、人員花名冊(cè)等，經(jīng)過(guò)審批，所有的職工都可以利用;二是另外一小部分檔案，信息更為敏感，必須限制利用人的檔案，即使經(jīng)過(guò)審批，也只有當(dāng)初參與或知曉的該事情的職工才可以利用。即：

A會(huì)議記錄檔案，指集團(tuán)公司黨委會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄本、錄音帶、錄像帶等原始會(huì)議記錄，原則上只有原參會(huì)人員可查閱。

B紀(jì)檢案件檔案和法律案件糾紛檔案，原則上分別只有紀(jì)檢部門職工、法律部門職工可以查閱。

有利用管控檔案權(quán)限的職工，其利用審批流程是經(jīng)過(guò)該職工所在部門負(fù)責(zé)人、檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部負(fù)責(zé)人同意后可查閱。且只能按批準(zhǔn)內(nèi)容查閱，不得翻閱無(wú)關(guān)內(nèi)容。

3）檔案借閱權(quán)限。不論普通檔案、管控檔案，都只在檔案庫(kù)房里保存了一份，一旦損毀或丟失，很難彌補(bǔ)。為保障檔案實(shí)體的安全，職工可以查閱，也可根據(jù)需要復(fù)制，但一般情況下不得借閱。如確因工作需要借閱的，除履行相應(yīng)的查閱手續(xù)外，還需經(jīng)過(guò)檔案管理部分管領(lǐng)導(dǎo)的審批。

5 執(zhí)行中可能存在問題

可能存在的問題主要會(huì)發(fā)生在劃定管控檔案階段和利用審批階段。主要原因是業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)利用檔案進(jìn)行管控的意義和重要性理解不同。不同的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的理解可分為三種情況：

比如紀(jì)檢監(jiān)察部門、法務(wù)部門、辦公室等，就主動(dòng)要求檔案管理部對(duì)其紀(jì)檢案件檔案、法律案件糾紛檔案和會(huì)議記錄檔案等進(jìn)行控制，即：如果有職工提出查閱要求，必須要他們同意以后才可以查閱。

有的部門負(fù)責(zé)人走向另一個(gè)極端，他們雖然認(rèn)可本部門有些檔案敏感需要管控，但是處理的結(jié)果卻變成了敏感檔案不歸檔，鎖在承辦人或者負(fù)責(zé)人的辦公桌里。

有的部門負(fù)責(zé)人則對(duì)檔案是否敏感不置可否，究其原因不是不認(rèn)可檔案敏感，而是嫌參與到檔案的劃分和利用審批過(guò)程里麻煩。

因此說(shuō)，想要真正實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)公司檔案按敏感程度分類管理，對(duì)敏感檔案進(jìn)行利用權(quán)限的管控，還需要各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人有一個(gè)深入認(rèn)識(shí)的過(guò)程。

本文只探討集團(tuán)公司職工對(duì)檔案的利用權(quán)限，實(shí)際上在工作中也存在大量的集團(tuán)公司職工以外的第三方機(jī)構(gòu)使用檔案的情況，如審計(jì)事務(wù)所在結(jié)算審計(jì)、財(cái)政廳在項(xiàng)目評(píng)審時(shí)候都要用到大量的會(huì)計(jì)檔案、工程項(xiàng)目檔案、招標(biāo)檔案、合同等，這就需要從保守商業(yè)秘密和這些機(jī)構(gòu)人員的職業(yè)操守方面進(jìn)行分析，不在本文的探討范圍。