探析如何提高人事檔案管理工作水平

徐宏波

人事檔案要求全面反映個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作業(yè)績、思想素質(zhì)、家庭情況、社會關(guān)系等方面的真實情況，是客觀評價該人、組織選人用人的重要依據(jù)。但由于其不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，往往被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)所忽視，因此在管理制度、手段、模式、人員等方面存在許多問題，干部人事檔案管理的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化工作任重道遠(yuǎn)。

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1）人事檔案管理工作意識淡薄，重視程度不高。在人事檔案管理過程中，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，以為就是對人事檔案的簡單保管，只要不丟失能夠隨時查閱就可以了，通常對人事檔案管理工作都持一個冷漠的態(tài)度，很多單位也因此減少對人事檔案管理人員的配備，減少對人事檔案管理工作所投入的資金，導(dǎo)致了人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

2）人事檔案管理制度、整理規(guī)范不健全。人事檔案的管理制度，收集、整理、編目等檔案的整理規(guī)范不健全，人事檔案管理工作沒有制度的制約，沒有規(guī)范所遵循，人事檔案管理質(zhì)量自然就難以保證。例如，人事檔案收集歸檔工作制度不健全、執(zhí)行不嚴(yán)格，往往造成收集歸檔工作被動、不及時。

3）人事檔案信息化管理程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案已經(jīng)普遍采用信息化手段來進(jìn)行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有被使用，計算機(jī)技術(shù)還沒有在事業(yè)單位人事檔案管理工作中廣泛地運(yùn)用，不利于提高人事管理效率，同時也造成一定的人事檔案管理資源的浪費(fèi)。

4）人事檔案管理人員的綜合能力不高。人事檔案管理人員的綜合能力是影響檔案管理工作開展的重要因素。隨著信息時代的發(fā)展，很多單位部門的人事檔案管理也在逐漸向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，對人事檔案管理人員的素質(zhì)同樣提出了更高的要求。但在人事檔案管理的過程中，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德素養(yǎng)等都還有待進(jìn)一步提高，比如有的工作人員不能對各種計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效地利用，不能對人事檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)等，都會影響人事檔案管理工作的效率。

2 做好人事檔案管理工作的對策

1）重視人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決;建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理工作的有序開展。

2）建立健全人事檔案管理制度。人事檔案部門要制定有關(guān)人事檔案管理的制度，實行責(zé)任追究制，將責(zé)任分解到具體管檔人員，保證工作質(zhì)量，明確每一級負(fù)責(zé)人與管理人員的工作責(zé)任任務(wù)，并列入個人考核中，以促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。同時，要定期檢查人事檔案歸檔工作，在錄入人事檔案時遵守制度與規(guī)范，以保證人事檔案材料的準(zhǔn)確與完整，維護(hù)人事檔案的真實性與嚴(yán)肅性。

3）加大人事檔案管理的信息化建設(shè)力度。加大資金投入，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用人事檔案信息資源完成各種人事相關(guān)工作，并能夠更好地進(jìn)行日常管理。要不斷摸索人事檔案應(yīng)用軟件與實際工作的結(jié)合點，利用計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)研發(fā)更完善的數(shù)據(jù)庫，建立更加可行的檔案信息系統(tǒng)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)的再分類、再提取、再分析、再加工，提高人事檔案數(shù)據(jù)的實用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率與人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量。

3 信息時代下改進(jìn)檔案管理工作的措施

1）不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)。制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時也是對檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進(jìn)一步要求對其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強(qiáng)制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會的發(fā)展，對不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂，還要對其進(jìn)行變革，對空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充等。

2）完善檔案管理的體制。由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過程中比較分散，在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問題，所以，應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

3）實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。目前在信息化建設(shè)過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

4）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。我國大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應(yīng)該本著從低級到高級的過程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

5）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的管理隊伍，因此，要加強(qiáng)對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，對其相關(guān)知識進(jìn)行有效的掌握，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強(qiáng)的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。

人事檔案管理工作對單位的發(fā)展具有十分重要的意義。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，人力資源成為單位發(fā)展的核心競爭力，越來越多的單位對人事檔案管理工作的重視程度都在逐漸提高。因此，更需要我們創(chuàng)新工作思路，不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好人事檔案，為促進(jìn)人才資源開發(fā)和促進(jìn)和諧社會建設(shè)的全面發(fā)展更好地服務(wù)。