淺談如何做好檔案歸檔整理工作

李東東

摘 要：隨著社會的不斷進步和發(fā)展，人力資源也越來越受到重視。檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，也是做好人力資源的重要基礎(chǔ)。只有科學(xué)合理的操作方法和技巧才能使檔案管理歸檔發(fā)揮其在人力資源管理中的重要作用。這也就使得如何在檔案管理歸檔整理過程中既能做到科學(xué)、合理，又能達到較高的工作效率成為相關(guān)工作者所面臨的重大課題。本文將從日常的歸檔整理方法和技巧等方面進行簡單的論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;技巧

1 目前檔案資料整理歸檔的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 對檔案重視程度不足

按照性質(zhì)來劃分，檔案的管理屬于服務(wù)性工種，也就是說其工作無法創(chuàng)造物質(zhì)財富，也不會有顯著的成績。這也就使得工作人員在日常的工作中對檔案管理歸檔不夠重視的現(xiàn)象出現(xiàn)，甚至有些人認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的記錄。從事檔案管理的一些人員也不具備相關(guān)的專業(yè)技能，甚至沒有專門的人員負(fù)責(zé)檔案的管理，只是其他職位上的工作人員兼職檔案資料的整理歸檔，關(guān)于檔案資料整理歸檔的人員經(jīng)常的調(diào)換，致使相關(guān)的工作不能順暢的進行，嚴(yán)重影響了檔案資料整理歸檔的質(zhì)量。在日常的檔案資料整理過程中，一些工作人員根本不能按照檔案歸檔資料的相關(guān)細(xì)則和規(guī)定來進行相關(guān)的工作。

1.2 檔案資料管理制度有待健全

在日常的檔案資料歸檔管理中，相關(guān)的制度還有待健全，主要表現(xiàn)是檔案資料管理混亂，歸檔不科學(xué)現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案資料管理不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益就使得該項工作不被重視，相關(guān)的制度也就不能及時的更新，久而久之便與社會的發(fā)展需要相脫節(jié)，即使有管理制度也得不到徹底的落實和貫徹。另外，一些對檔案管理工作進行監(jiān)管的部門或人員監(jiān)管力度不夠，監(jiān)管甚至淪為了形式。檔案資料歸檔整理相關(guān)制度的不完善，再加上監(jiān)管力度不足等因素就使得檔案資料歸檔整理質(zhì)量下降，不能有效的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2 檔案資料整理歸檔的方法和技巧

2.1 檔案資料采集

檔案資料的采集進行檔案資料整理歸檔的基礎(chǔ)，在日常的工作中不能完整的采集到相關(guān)的信息，那么資料歸檔整理也就無法真實完整的反映出檔案資料所記錄的信息，不能為其他的管理工作提供有效的參考。所以，對于檔案資料的采集必須保證其完整。完善資料的記錄制度，尤其是檔案資料的收發(fā)文登記制度。

2.2 檔案資料整理歸檔判斷

在對檔案進行整理歸檔的過程中必須嚴(yán)格按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的相關(guān)規(guī)定細(xì)則，刪除不符合條件的文檔資料，其余的資料必須進行詳細(xì)的歸檔整理。不符合整理歸檔的資料主要有：第一，重復(fù)資料。重復(fù)存在的發(fā)文及一些收文資料。第二，權(quán)責(zé)之外的資料。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。第三，未生效資料。未生效的資料便不需要進行整理歸檔。

2.3 檔案資料的裝訂

第一，整理單位：“件”檔案資料裝訂的常用單位，一般是關(guān)聯(lián)較緊密的資料可裝訂為獨立的一件。第二，文件的裝訂：在資料裝訂時必須遵循以下規(guī)律：正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來復(fù)在后等。第三，裝訂注意：裝訂要使資料整體對齊，方便裝訂和利用;裝訂所用的鋼釘最好用不銹鋼釘;頁數(shù)較多的資料可用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

2.4 檔案歸檔分類

以時間為標(biāo)準(zhǔn)：1）以時間分類的資料必須以落款時間為準(zhǔn);2）跨年或時間較長的資料以完結(jié)時間為準(zhǔn);3）每一“件”的分類要以第一份資料的時間為準(zhǔn);4）會議資料以會議時間為準(zhǔn);5）沒有明確時間的資料經(jīng)分析后可按年來分類。

2.5 檔案資料的歸檔排列

第一，把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。第二，在一個保管期限內(nèi)，把關(guān)聯(lián)緊密的檔案資料文件排列在一起，并且排列順序應(yīng)保持相對固定。第三，排在一起的文件資料應(yīng)該按照時間等其他標(biāo)準(zhǔn)進行順序排列。

2.6 檔案資料編號

對檔案資料編號是檔案管理的起點和基礎(chǔ)，其作用是使分類或排列更加明顯。通過對檔案資料的編號，便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置，為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號依據(jù)可以是分類方案也可以是排列順序，通常情況下要在資料首頁上加上相應(yīng)的編碼。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

2.7 檔案資料編目

第一，件號：檔案資料在編寫室的件號。第二，責(zé)任者：主要是指資料的編寫者或單位。第三，文號：簡單來說說就是檔案資料的發(fā)文順序號，主要是資料的年度、順序號等。第四，題名：也就是文件名，最好是與資料名稱一致。如果資料本來沒有標(biāo)題，那么檔案管理工作人員可根據(jù)資料內(nèi)容或單位等補充擬題。第五，日期：檔案資料的日期以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20180708等方式進行填寫。第六，頁數(shù)：檔案資料的整理歸檔必須有該文件的總體頁數(shù)、資料中有插圖的必須單獨作為一頁。第七，備注：備注是檔案資料整理歸檔不可缺少的部分，對于檔案資料的一些說明或注意事項都需要填寫在備注里。

2.8 文書檔案管理裝盒

裝盒。顧名思義也就是將整理好的檔案資料按照一定的順序裝到檔案盒中，并且將檔案盒封面以及盒脊上的資料填寫完整。時間不同、分類不同的檔案資料不可放在同一檔案盒中儲存。第一，裝盒原則。對檔案資料的裝盒應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)文件資料的編碼順序裝入檔案盒，并且要和檔案資料歸檔文件目錄所標(biāo)注的排列順序一致，從而確保按照目錄中的文件條目能夠準(zhǔn)確無誤的找到檔案資料實體。檔案資料用完要及時的放回，并且還應(yīng)按照資料的號碼順序，因為資料回放不按順序來，會給下次尋找?guī)聿槐悖踔翉拇嗽僖舱也坏?。第二，檔案盒最好使用無酸紙制作，或者向我國檔案管理部門直接訂購，從而保證所保存檔案資料的安全存檔。第三，檔案盒標(biāo)注。通常情況下，在檔案盒脊或底部填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、檔案盒號等必備項。尤其是首份和最后一份號碼要用“/”隔開。第四，備考表。該表格必須等所有檔案資料歸檔之后的檔案盒中，從而對檔案資料歸檔文件進行簡單的注釋或說明。說明的內(nèi)容有：情況說明、整理人、檢查人和日期。

2.9 檔案資料檢索

第一，歸檔說明的主要內(nèi)容應(yīng)該包括檔案所述單位的性質(zhì)、單位概況、以及一定時間內(nèi)該單位檔案資料的歸檔情況等。第二，檔案資料歸檔目錄的制作。目錄的打印要嚴(yán)格按照我國檔案資料整理歸檔的標(biāo)準(zhǔn)進行，尤其是紙張的統(tǒng)一。檔案資料封面的編寫，依據(jù)檔案資料的管理期限以及歸檔注釋裝訂成冊。檔案管理歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

檔案資料整理歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，科學(xué)、合理的整理歸檔是提高檔案管理質(zhì)量和效率的有利保障。在日常的檔案資料整理歸檔過程中要從主觀上重視起來，并且采用先進的管理方法和技巧，從而保證檔案資料整理歸檔作用的充分發(fā)揮。