檔案管理信息化建設(shè)初探

張妍

摘 ?要：檔案材料是我國(guó)一筆寶貴的文化與知識(shí)財(cái)富，檔案材料的收集與管理也是一項(xiàng)重要的社會(huì)任務(wù)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案材料管理的信息化不斷提升，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用與數(shù)字化信息處理技術(shù)的推廣，信息化、數(shù)字化的檔案材料形式已經(jīng)成為主流的管理模式。我國(guó)相關(guān)單位就應(yīng)加大專項(xiàng)資金投入，頒布檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，建立數(shù)字化檔案館，提升檔案信息化管理的安全意識(shí)，充分利用信息技術(shù)紅利，加快檔案管理信息化的建設(shè)力度。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ?信息化 ?建設(shè)

中圖分類號(hào)：D926.3 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）10（b）-0219-02

我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)生活中形成的大量檔案材料，是一筆寶貴的文化與知識(shí)財(cái)富，這些材料的保存與管理形式，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理慢慢發(fā)展為電子檔案管理，隨著近幾年信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案材料管理的信息化不斷提升，信息化、數(shù)字化的檔案材料形式已經(jīng)成為主流的管理模式。隨著信息技術(shù)的優(yōu)化升級(jí)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用與數(shù)字化信息處理技術(shù)的推廣，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)正處于深入發(fā)展的階段，相關(guān)單位和檔案管理人員就應(yīng)充分利用信息技術(shù)，充分利用信息技術(shù)紅利，加快檔案管理信息化的建設(shè)力度。

1 ?檔案管理信息化建設(shè)的社會(huì)意義

1.1 可以提升檔案材料的社會(huì)服務(wù)功能

隨著信息技術(shù)充分應(yīng)用與社會(huì)各行各業(yè)，人們對(duì)知識(shí)、書籍材料的認(rèn)知方式正不斷發(fā)生改變，閱讀方式也發(fā)生了重大變化，從單純依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，正逐漸呈現(xiàn)出傾向利用電子化材料的特征，數(shù)字化閱讀逐漸成為深受大眾歡迎的閱讀方式。在這種時(shí)代趨勢(shì)中，我國(guó)檔案管理部門與工作人員就應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，滿足讀者的數(shù)字化閱讀需求，實(shí)施檔案材料多重化管理、保存方式，在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料收集與整理的基礎(chǔ)上，提升檔案管理信息化程度，向社會(huì)各界提供多方便閱讀、便于檢索、自由下載、信息實(shí)時(shí)共享、數(shù)據(jù)在線傳輸?shù)男畔⒒瘷n案材料，提升檔案材料的社會(huì)服務(wù)功能，讓紀(jì)檢、法律、監(jiān)察檔案材料的各種檔案材料成為深受社會(huì)各界歡迎的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)材料之一。

1.2 有助于檔案信息材料與電子政務(wù)信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享

為了向社會(huì)各界提供便利，方便市民自由查閱各種信息，我國(guó)各級(jí)政府都重點(diǎn)建設(shè)了電子政務(wù)信息平臺(tái)，人們只要借助于終端設(shè)備，就可以在信息平臺(tái)上查詢到大量有用的數(shù)據(jù)信息，如購(gòu)物、房產(chǎn)、公交、金融等，這些信息方便了人民的生活，也給生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)行業(yè)提供了大量經(jīng)濟(jì)價(jià)值較高的信息與數(shù)據(jù)。我國(guó)各類檔案材料也是具有較高經(jīng)濟(jì)與社會(huì)價(jià)值的文獻(xiàn)材料，這些材料也具有相應(yīng)的開發(fā)利用價(jià)值，如果這些材料一直以紙質(zhì)材料保存在檔案館的話，讀者或利用者就需要花大力氣來(lái)進(jìn)行查閱與閱讀，但是，這些檔案材料一旦轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、信息化材料，就可以實(shí)現(xiàn)與政務(wù)信息平臺(tái)的有效連接，讓檔案文獻(xiàn)資料成為政務(wù)信息的有效組成部分。

2 ?我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)過程中需要改進(jìn)的環(huán)節(jié)

2.1 缺乏必要的資金投入

眾所周知，檔案管理信息化建設(shè)不是一個(gè)階段性的任務(wù)，而是一個(gè)不斷發(fā)展、不斷進(jìn)步的過程，檔案管理信息化不單單是把紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子檔案，而是涉及到紙質(zhì)材料數(shù)字化轉(zhuǎn)化、電子檔案材料的著錄與保存、信息化檔案材料的傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)接受與傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，是一個(gè)系統(tǒng)化工程，需要利用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、文字圖片材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與處理技術(shù)、文獻(xiàn)資料壓縮技術(shù)、實(shí)施掃描技術(shù)等，這些技術(shù)的應(yīng)用就需要檔案管理機(jī)構(gòu)加大資金投入，購(gòu)置相應(yīng)的硬件設(shè)備，購(gòu)買相關(guān)軟件技術(shù)，確保檔案管理信息化工作的順利開展。不可否認(rèn)的是，由于不是直接從事生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的單位，我國(guó)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)要么獨(dú)立開展工作，要么從屬于上級(jí)管理機(jī)構(gòu)，但都普遍存在著資金不足的難題，一些單位維持了正常的辦公經(jīng)費(fèi)投入已經(jīng)顯得很吃力，再加大投入購(gòu)置數(shù)字化辦公設(shè)備，更是捉襟見肘了。這種問題的解決不是一時(shí)一刻的事，需要相關(guān)部門的共同努力，尤其是財(cái)政機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持力度，適當(dāng)增加財(cái)政預(yù)算，緩解資金不足的問題。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)的制度規(guī)范建設(shè)稍顯滯后

我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)是最近幾年飛速發(fā)展起來(lái)的一種潮流，是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而興起的。為了應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的沖擊，為了更好地滿足讀者數(shù)字化閱讀需求，我國(guó)檔案行業(yè)興起了信息化建設(shè)潮流，有的地區(qū)發(fā)展較快，有的地區(qū)則稍顯滯后，甚至出現(xiàn)了各自為戰(zhàn)的局面，缺乏統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)劃。同時(shí)，檔案管理信息化是一種新鮮事物，跟以往的紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理有相同的環(huán)節(jié)，但也有不同的地方，這就需要有統(tǒng)一的國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)、規(guī)范，但是，檔案管理信息化建設(shè)的制度規(guī)范建設(shè)稍顯滯后，這就不利于檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展。只有在統(tǒng)一的國(guó)家行業(yè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，檔案管理信息化建設(shè)才會(huì)朝著健康、可持續(xù)的方向發(fā)展，迅速解決發(fā)展過程中出現(xiàn)的種種問題，提升信息化功能，增強(qiáng)信息服務(wù)能力，加速檔案管理信息化建設(shè)步伐。

2.3 安全防范意識(shí)需要進(jìn)一步提升

檔案管理信息化建設(shè)離不開互聯(lián)網(wǎng)，需要使用信息技術(shù)，但信息劃時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境蘊(yùn)含著大量的安全隱患，就會(huì)影響到檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)失竊、數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)竊取等問題，這就需要檔案管理部門、工作人員與技術(shù)人員提升安全防護(hù)意識(shí)。檔案管理信息化的安全防范意識(shí)不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，不單單是防火防盜防水那么簡(jiǎn)單，需要引進(jìn)相應(yīng)的安全技術(shù)設(shè)備，需要專業(yè)人員的指引，購(gòu)買加密技術(shù)與監(jiān)控設(shè)施，實(shí)施多種加密管理與身份認(rèn)證等，確保檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的信息安全。

3 ?我國(guó)檔案材料信息化建設(shè)措施

3.1 增加專項(xiàng)資金投入

現(xiàn)階段檔案管理工作的主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源是財(cái)政預(yù)算，想要開展信息化建設(shè)就必須拓展額外的資金來(lái)源渠道。對(duì)地方政府而言，應(yīng)加大專項(xiàng)預(yù)算，擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，確保信息化建設(shè)有著充足的資金支持。除此之外，還應(yīng)積極引導(dǎo)其他社會(huì)組織參與檔案管理的信息化建設(shè)，例如，與電信部門合作以獲取免費(fèi)或優(yōu)惠的網(wǎng)絡(luò)資源和支持、與計(jì)算機(jī)企業(yè)合作以獲取優(yōu)秀的市場(chǎng)可用資源，甚至來(lái)自資金、技術(shù)以及服務(wù)方面的支持。

3.2 頒布檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是確保檔案管理信息化建設(shè)能更好地整合外部信息資源的關(guān)鍵，同時(shí)也能促進(jìn)資源共享以及長(zhǎng)期保存。有鑒于此，必須對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范，用嚴(yán)格、合理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確保信息化建設(shè)工作的開展，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)在軟硬件設(shè)備及資源方面都能實(shí)現(xiàn)共享，為檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化以及檔案管理整體水平的提高提供助力。

3.3 提升檔案信息化管理的安全意識(shí)

針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的網(wǎng)絡(luò)安全問題，檔案管理人員應(yīng)具備較高的安全和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，主動(dòng)加強(qiáng)安保措施，確保檔案信息資料的完整性和安全性。具體而言，需要對(duì)檔案信息在采集、分析、保存和使用等方面進(jìn)行完善，用更科學(xué)的安全管理辦法來(lái)保障檔案安全，正確處理檔案共享與檔案保密的關(guān)系，同時(shí)備份好重要數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化安全防范技術(shù)。

3.4 建設(shè)數(shù)字化檔案館

檔案管理信息化建設(shè)過程中必須要對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行內(nèi)容豐富和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化、編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化等。與此同時(shí)，結(jié)合用戶的實(shí)際查閱需要，對(duì)一些常用的檔案資源以及珍貴的檔案原件進(jìn)行掃描備份，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)全文瀏覽。

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