物業(yè)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和優(yōu)化措施分析

方宇佳

物業(yè)公司在小區(qū)服務(wù)工作中扮演了重要角色，為了不斷提升物業(yè)公司的服務(wù)水平，需要分析目前物業(yè)公司存在的相關(guān)問(wèn)題，并進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化處理。

一、物業(yè)檔案管理工作

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)公司服務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在為業(yè)主提供服務(wù)時(shí)，需要基于物業(yè)的日常工作數(shù)據(jù)合理利用檔案信息，如基建檔案、設(shè)備檔案、人員檔案等。在小區(qū)管理服務(wù)過(guò)程中，形成了物業(yè)維修檔案、租賃檔案、住房檔案、綠化檔案、公共維修資金檔案、業(yè)主委員會(huì)檔案等。每一種檔案信息都記錄了物業(yè)公司的日常工作，體現(xiàn)了物業(yè)公司的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)[1]。

二、物業(yè)檔案管理特征

（一）局限性

由于物業(yè)公司檔案管理工作的特殊性，僅局限于對(duì)本小區(qū)的相關(guān)工作開(kāi)展管理。其公司服務(wù)的對(duì)象是小區(qū)業(yè)主或者是租賃人員，如小區(qū)的住戶(hù)、商戶(hù)等。即使當(dāng)物業(yè)公司的合同到期以后，只要是小區(qū)仍舊正常運(yùn)行，則物業(yè)服務(wù)工作則需要繼續(xù)。

（二）完整性

在物業(yè)檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，物業(yè)公司以具體的小區(qū)為服務(wù)對(duì)象，根據(jù)具體的服務(wù)工作編制相關(guān)的檔案卷。從小區(qū)正式建成投入運(yùn)行居住開(kāi)始，直到該小區(qū)拆遷，在該時(shí)間段內(nèi)物業(yè)服務(wù)工作會(huì)一直開(kāi)展。即物業(yè)管理人員從基建單位拿到相關(guān)檔案資料后，物業(yè)管理工作開(kāi)展過(guò)程中，所有的管理行為與服務(wù)工作都會(huì)記錄，全面完整的反饋了小區(qū)的變遷情況。

（三）穩(wěn)定性

在小區(qū)物業(yè)管理工作開(kāi)展時(shí)，每一項(xiàng)工作都會(huì)依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)流程開(kāi)展，如小區(qū)電梯的維修工作、小區(qū)冬季集中供暖工作、物業(yè)費(fèi)收取工作等，都有相關(guān)的工作程序規(guī)范。由于規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作約束，提高了物業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定性，充分發(fā)揮了物業(yè)工作的服務(wù)效能。

三、物業(yè)檔案管理問(wèn)題

（一）監(jiān)管體系不完善

在小區(qū)物業(yè)檔案管理時(shí)，部分物業(yè)公司沒(méi)有構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，導(dǎo)致了物業(yè)檔案管理工作存在一定短板。我國(guó)物業(yè)行業(yè)發(fā)展過(guò)程中，由于沒(méi)有形成國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的物業(yè)檔案管理?xiàng)l例，因此導(dǎo)致了部分物業(yè)公司開(kāi)展不同的檔案管理工作。

在檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，很多物業(yè)企業(yè)都是依據(jù)《檔案法》自行制定相關(guān)管理制度，并不能形成可靠有效的管理效力。在業(yè)主檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理時(shí)，由于管理人員良莠不齊導(dǎo)致了部分檔案信息丟失，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作安全與質(zhì)量。

由于檔案管理監(jiān)管體系不完善，部分物業(yè)企業(yè)在承接相關(guān)檔案業(yè)務(wù)時(shí)，由于相關(guān)企業(yè)沒(méi)有規(guī)范的進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接與檔案轉(zhuǎn)接，給后續(xù)檔案管理工作埋下了很多隱患，嚴(yán)重影響到物業(yè)公司的整體服務(wù)質(zhì)量。

（二）管理工作不規(guī)范

在物業(yè)檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，由于物業(yè)公司沒(méi)有將管理工作進(jìn)行規(guī)范化約束，導(dǎo)致了部分管理工作的彈性過(guò)大。相關(guān)檔案管理人員時(shí)沒(méi)有遵循相關(guān)的管理制度，給管理工作的質(zhì)量造成了嚴(yán)重影響，降低了物業(yè)公司的整體服務(wù)水平[2]。

3 管理水平不足

通過(guò)對(duì)物業(yè)公司的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，部分物業(yè)企業(yè)在檔案管理工作團(tuán)隊(duì)組建時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格管控考核管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合管理實(shí)力，導(dǎo)致了檔案管理小組內(nèi)人員的專(zhuān)業(yè)技能參齊不齊。在后續(xù)物業(yè)檔案管理工作與小區(qū)服務(wù)工作開(kāi)展時(shí)，管理團(tuán)隊(duì)的最短板將局限物業(yè)企業(yè)服務(wù)水平的整體提升。

為了避免相關(guān)問(wèn)題的出現(xiàn)，解決物業(yè)企業(yè)檔案管理實(shí)力不足問(wèn)題。在后續(xù)組建檔案管理小組時(shí)，需要綜合多方面評(píng)價(jià)管理人員的綜合實(shí)力。同時(shí)需要對(duì)管理人員實(shí)際工作進(jìn)行觀察考核，以確保每一位檔案管理工作人員都可以勝任該工作崗位。隨著物業(yè)公司管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力的不斷提升，檔案管理利用效率不斷提高，很好的促進(jìn)了物業(yè)公司的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量。

四、優(yōu)化措施探討

（一）管理機(jī)制完善

物業(yè)檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，若是管理機(jī)制存在漏洞，則會(huì)對(duì)檔案信息管理工作造成嚴(yán)重影響。為了避免相關(guān)問(wèn)題的發(fā)生，需要物業(yè)公司組建相關(guān)的監(jiān)督管理機(jī)制，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理機(jī)制中的不足，并進(jìn)行相應(yīng)完善。

在物業(yè)管理工作開(kāi)展時(shí)，必須明確物業(yè)企業(yè)檔案管理的主體責(zé)任，即物業(yè)企業(yè)需要為每一位業(yè)主的個(gè)人信息進(jìn)行負(fù)責(zé)，同時(shí)物業(yè)企業(yè)需要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，開(kāi)展檔案信息收集、管理、開(kāi)放等工作，杜絕物業(yè)企業(yè)越權(quán)收集業(yè)主信息，違規(guī)開(kāi)發(fā)業(yè)主檔案資源，給業(yè)主造成巨大的生活與工作影響。

在對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)時(shí)，物業(yè)公司需要依據(jù)我國(guó)對(duì)外公布的《檔案法》與《物業(yè)管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律條規(guī)，構(gòu)建科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，提高業(yè)主檔案管理工作質(zhì)量與安全，保障業(yè)主的切實(shí)權(quán)益與安全[3]。

例如，在新開(kāi)發(fā)小區(qū)的物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行時(shí)，物業(yè)公司需要提前介入住宅小區(qū)，并與相關(guān)單位做好業(yè)主交接工作，確保小區(qū)的基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、業(yè)主檔案、小區(qū)審批檔案等進(jìn)行統(tǒng)一移交，為后續(xù)檔案管理工作開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

（二）管理規(guī)范化

在小區(qū)物業(yè)檔案信息管理工作開(kāi)展時(shí)，需要對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)范化，構(gòu)建統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，明確小區(qū)物業(yè)檔案管理的工作流程，如業(yè)主檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作，確保各項(xiàng)工作開(kāi)展的質(zhì)量與安全。

在檔案信息收集整理時(shí)，務(wù)必保證業(yè)主檔案信息的真實(shí)性與可靠性，避免信息收集時(shí)出現(xiàn)遺漏問(wèn)題，為后續(xù)工作的開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。在對(duì)業(yè)主檔案信息進(jìn)行歸納整理時(shí)，該項(xiàng)工作必須由專(zhuān)業(yè)的管理人員開(kāi)展，確保檔案信息的分類(lèi)排列規(guī)范。在檔案信息收集歸納后，則需要對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行鑒定，在確保檔案信息真實(shí)無(wú)誤時(shí)，將其檔案放置到對(duì)應(yīng)的檔案庫(kù)，且相關(guān)的檔案庫(kù)必須由專(zhuān)人進(jìn)行管理，確保檔案管理工作的質(zhì)量與安全。

在規(guī)范化管理工作開(kāi)展下，提高了業(yè)主檔案信息完整性與安全性，為后續(xù)的檔案管理利用工作提供了數(shù)據(jù)信息保障。若是兩家物業(yè)企業(yè)開(kāi)展工作業(yè)務(wù)交接時(shí)，需要明確各個(gè)企業(yè)的工作職責(zé)與義務(wù)。根據(jù)行業(yè)內(nèi)的相關(guān)規(guī)定開(kāi)展檔案交接與業(yè)務(wù)對(duì)接工作。若是在檔案資料對(duì)接時(shí)，部分檔案資料由于客觀原因，不能在企業(yè)約定的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)接。此時(shí)雙方企業(yè)需要簽署未移交清單，在后續(xù)工作開(kāi)展的過(guò)程中，需要及時(shí)的補(bǔ)齊相關(guān)資料檔案，確保小區(qū)業(yè)主檔案信息的完整性。若是在工作對(duì)接過(guò)程中出現(xiàn)了糾紛，受侵害企業(yè)則可以進(jìn)行訴訟，以維護(hù)自己企業(yè)的檔案管理權(quán)益，確保物業(yè)公司檔案管理工作的可靠性與安全性。

（三）管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力加強(qiáng)

在小區(qū)物業(yè)管理工作開(kāi)展時(shí)，管理團(tuán)隊(duì)的整體實(shí)力直接決定了檔案管理的工作安全與效果。為了確保業(yè)主檔案信息管理工作的安全性與可靠性，物業(yè)公司需要建設(shè)一支實(shí)力強(qiáng)、素質(zhì)過(guò)硬的管理團(tuán)隊(duì)，在團(tuán)隊(duì)人員選拔時(shí)，需要保證每一位檔案管理工作人員都具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，確保業(yè)主檔案信息可以得到充分的管理利用。

在對(duì)物業(yè)檔案管理部門(mén)的工作人員進(jìn)行管理時(shí)，為了避免部分管理人員出現(xiàn)工作松懈與思想怠惰等情況，需要定期對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與崗位技能考核，以提升員工工作崗位的綜合實(shí)力，為業(yè)主檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

在物業(yè)企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)實(shí)力提升時(shí)，需要不斷提高檔案管理的整體工作質(zhì)量。在業(yè)主紙質(zhì)檔案信息管理時(shí)，物業(yè)公司需要科學(xué)規(guī)劃建設(shè)新的檔案保管庫(kù)。根據(jù)行業(yè)對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，配置相關(guān)的管理設(shè)備。同時(shí)在對(duì)檔案管理時(shí)，需要開(kāi)展時(shí)需要開(kāi)展“八防”工作，為檔案管理工作提供安全可靠的環(huán)境。

（四）檔案信息化管理建設(shè)

隨著我國(guó)城市化建設(shè)不斷加快，物業(yè)公司得到了迅猛發(fā)展，推動(dòng)了和諧幸福小區(qū)建設(shè)。在物業(yè)公司開(kāi)展業(yè)主檔案管理工作時(shí)，基于數(shù)字信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持，部分物業(yè)公司已經(jīng)開(kāi)始嘗試無(wú)紙化檔案管理與數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸管理，提高了業(yè)主檔案信息管理工作質(zhì)量與效果[4]。

在未來(lái)物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行時(shí)，必須加強(qiáng)信息化管理建設(shè)。因?yàn)樾^(qū)物業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化是必然趨勢(shì)，因此需要物業(yè)公司及時(shí)的配置電子檔案管理的相關(guān)設(shè)備，如電子錄入槍、電子檔案系統(tǒng)、檢索查詢(xún)?cè)O(shè)備，構(gòu)建安全可靠的電子檔案管理體系。

在對(duì)小區(qū)業(yè)主的電子檔案進(jìn)行維護(hù)管理時(shí)，需要不斷提升電檔案的信息安全，基于檔案安全對(duì)業(yè)主檔案信息進(jìn)行合理管理開(kāi)發(fā)，以保證業(yè)主電子檔案的時(shí)效性與互動(dòng)性，不斷提高物業(yè)公司的檔案管理工作質(zhì)量，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（五）檔案管理安全性提升

在小區(qū)物業(yè)檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，由于檔案包含了用戶(hù)的住房個(gè)人信息，在合理合法利用檔案信息時(shí)，必須對(duì)檔案管理工作的安全性進(jìn)行提升，為業(yè)主提供更加優(yōu)質(zhì)、可靠的服務(wù)。

隨著物業(yè)檔案管理信息的不斷豐富，相關(guān)工作人員需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)業(yè)主檔案信息進(jìn)行更加高效的保管與利用。在信息技術(shù)合理應(yīng)用時(shí)，需要不斷優(yōu)化提升業(yè)主檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全性，保證業(yè)主的個(gè)人檔案信息不會(huì)出現(xiàn)泄漏事件。

五、結(jié)束語(yǔ)

在小區(qū)物業(yè)檔案管理時(shí)，為了避免相關(guān)問(wèn)題的發(fā)生，需要建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理小組、構(gòu)建監(jiān)管機(jī)制、完善管理工作規(guī)范，不斷提高物業(yè)公司檔案管理工作效能。