大型化工項(xiàng)目物資管理的研究

文/吳春暉

大型化工項(xiàng)目的物資（設(shè)備和主材）成本占整個(gè)項(xiàng)目成本的比重很高，以本項(xiàng)目為例，占到建設(shè)投資的63%左右。物資管理是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，物資管理水平的高低直接影響著項(xiàng)目成本和工程質(zhì)量。

化工項(xiàng)目物資與傳統(tǒng)項(xiàng)目物資相比，具有多樣性和特殊性的特點(diǎn)，除極少數(shù)關(guān)鍵設(shè)備由業(yè)主自行采購?fù)?，其他大多?shù)設(shè)備都是由EPC承包商進(jìn)行采購，各家EPC承包商承建的裝置又有其相對(duì)的獨(dú)立性，因此對(duì)于物資的管理特別是EPC采購物資的管理，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度和費(fèi)用管理至關(guān)重要。

隨著信息技術(shù)的日益發(fā)展，目前市場上出現(xiàn)了很多的物資管理系統(tǒng)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，最終選用了上海金山石化物流有限公司的物資管理平臺(tái)，通過將物資管理相關(guān)的項(xiàng)目管理制度和流程固化到物資管理系統(tǒng)中，建立物資管理信息化體系，可以切實(shí)提高項(xiàng)目物資管理水平。

圖1：物資入庫管理流程

一、項(xiàng)目概況

上海華誼集團(tuán)擬在廣西欽州石化園區(qū)建設(shè)華誼欽州化工新材料一體化基地，其中一期工業(yè)氣體島項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容包括粉煤氣化裝置、凈化及CO分離裝置、甲醇合成及精餾裝置、乙二醇裝置、醋酸裝置以及相關(guān)的配套輔助設(shè)施及公用工程等，主要由7個(gè)EPC承包商進(jìn)行裝置建設(shè)，總投資過百億。

二、物資管理總體思路

本項(xiàng)目投資體量大，EPC承包商眾多、物資種類和數(shù)量多，物資管理的目標(biāo)是將物資（包括自采和EPC物資）的采購計(jì)劃、到貨、檢驗(yàn)合格入庫、領(lǐng)料出庫等全過程進(jìn)行管理，且相關(guān)數(shù)據(jù)要和進(jìn)度、費(fèi)用管理平臺(tái)打通，及時(shí)調(diào)整資源，避免項(xiàng)目建設(shè)周期滯后、減少資金成本。同時(shí)，將相關(guān)信息整理后作為項(xiàng)目竣工決算、在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)、項(xiàng)目運(yùn)營等的支撐。

三、物資控制管理

1.采購計(jì)劃

業(yè)主自采物資在集團(tuán)統(tǒng)一的合同管理平臺(tái)進(jìn)行合同審批，待審批完成后，業(yè)主物資采購人員將相關(guān)信息導(dǎo)入到物資管理系統(tǒng)完成采購計(jì)劃輸入，內(nèi)容包括合同號(hào)、合同描述、簽訂日期、供貨方等相關(guān)的基本信息。業(yè)主物資采購人員需要對(duì)一個(gè)合同對(duì)應(yīng)的所有采購明細(xì)進(jìn)行分項(xiàng)錄入，內(nèi)容包括貨品代碼、貨品名稱、數(shù)量、單價(jià)、用于裝置名稱等信息。其中，貨品代碼編碼規(guī)則為合同號(hào)-流水號(hào)，一個(gè)流水號(hào)代表一個(gè)合同中相同的一批物資，由系統(tǒng)根據(jù)相關(guān)信息自動(dòng)生成，最終形成采購計(jì)劃。

對(duì)于EPC承包商自行采購的物資，根據(jù)EPC和供貨方已經(jīng)簽訂的物資采購合同，由各EPC承包商物資管理人員按照與業(yè)主自采相同的程序進(jìn)行錄入，并由業(yè)主方物資采購人員根據(jù)合同進(jìn)行審核確認(rèn)。

2.物資到貨及入庫管理

業(yè)主采購的物資具備發(fā)貨條件并發(fā)貨后，業(yè)主物資管理員根據(jù)到貨單信息，直接在采購?fù)ㄖ獑文K中選擇到貨物資對(duì)應(yīng)的合同等相關(guān)信息，分配給業(yè)主的需求部門。

EPC承包商采購的物資具備發(fā)貨條件并發(fā)貨后，由EPC承包商將到貨單提交監(jiān)理和業(yè)主，并在采購?fù)ㄖ獑文K中選擇到貨物資對(duì)應(yīng)的合同等相關(guān)信息，分配給對(duì)應(yīng)的EPC單位，并經(jīng)監(jiān)理和業(yè)主確認(rèn)。

在入庫單錄入模塊，根據(jù)貨物歸屬，由業(yè)主物資管理員或EPC物資管理員選擇采購?fù)ㄖ獑文K中已到貨的信息，并在提示框中選擇到貨的具體規(guī)格貨品，并填寫實(shí)際到貨數(shù)量，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示此規(guī)格貨品的計(jì)劃采購數(shù)量、實(shí)際采購數(shù)量以及剩余采購數(shù)量等信息，如果填寫到貨數(shù)量超過計(jì)劃數(shù)量，將顯示出錯(cuò)信息進(jìn)行提示，對(duì)于EPC承包商采購的，需要監(jiān)理和業(yè)主確認(rèn)。

在入庫單確認(rèn)模塊，選擇對(duì)應(yīng)的入庫單錄入信息，由業(yè)主物資管理員統(tǒng)一根據(jù)實(shí)際情況分配存儲(chǔ)倉庫，包括業(yè)主倉庫或EPC承包商在系統(tǒng)中的虛擬倉庫，系統(tǒng)中的信息必須與實(shí)際一致。

業(yè)主采購物資入庫后，業(yè)主物資管理員組織倉儲(chǔ)PMC、監(jiān)理、業(yè)主相關(guān)部門人員按照合同規(guī)定及相關(guān)規(guī)范要求對(duì)物資進(jìn)行入庫驗(yàn)收，對(duì)于不滿足要求的，分為異?？砂l(fā)放（降級(jí)使用）和異常不可發(fā)放（殘次品），并由業(yè)主物資管理員將實(shí)際情況錄入入庫檢驗(yàn)?zāi)K，并附上相應(yīng)的入庫驗(yàn)收證明，同時(shí)落實(shí)不滿足要求部分的處理。對(duì)于EPC承包商采購的，驗(yàn)收時(shí)增加對(duì)應(yīng)的EPC承包商，其余與業(yè)主采購相似。

為了確保信息的保密性，對(duì)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行了設(shè)置，如業(yè)主物資采購管理員可以看到所有采購信息，各EPC物資管理員只能看見自己和供貨商簽訂的相關(guān)信息，避免EPC承包商獲取其他EPC承包商物資采購的技術(shù)參數(shù)等信息。

通過物資采購控制模塊，可以清晰的列出目前業(yè)主和承包商已經(jīng)采購的所有物資合同，以及每項(xiàng)物資合同對(duì)應(yīng)的不同規(guī)格的貨品及相關(guān)信息，為對(duì)應(yīng)的進(jìn)度檢測和進(jìn)度款支付提供了依據(jù)。物資入庫管理流程，如圖1。

3.出庫管理

物資完成檢驗(yàn)合格正式入庫后，待業(yè)主需求部門或者EPC單位需要使用時(shí)，需要填寫領(lǐng)料申請(qǐng)，包括三種情況：業(yè)主自采及領(lǐng)用、業(yè)主自采EPC使用和EPC采購自用，其中第一種由業(yè)主使用部門進(jìn)行申請(qǐng)，第二、三種由EPC提出申請(qǐng)，每個(gè)申請(qǐng)必須說明該物資具體使用的裝置單元及專業(yè)，并闡述預(yù)計(jì)安裝開始和完成的時(shí)間。

領(lǐng)料申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照?guī)定進(jìn)行領(lǐng)料審核，三種領(lǐng)料審核對(duì)應(yīng)各自的審批流程，待審批完成后由具體需求部門或者EPC單位填寫出庫單，出庫單信息自動(dòng)從領(lǐng)料審核信息導(dǎo)入，形成一個(gè)出庫單號(hào)（包含日期及流水號(hào)），待完成揀貨后進(jìn)行出庫確認(rèn)，出庫單確認(rèn)是對(duì)物資信息的最后一次核對(duì)，核對(duì)完成后完成整個(gè)出庫過程，同時(shí)系統(tǒng)將更新庫存信息。出庫管理流程，如圖2。

圖2：物資出庫管理流程

四、物資管理的進(jìn)一步應(yīng)用

通過將物資管理系統(tǒng)中的信息和項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)打通，能有效支撐項(xiàng)目的費(fèi)用和進(jìn)度管理。

針對(duì)EPC單位采購的設(shè)備材料款支付，對(duì)應(yīng)的節(jié)點(diǎn)為EPC與供貨商合同簽訂（10%）、具備發(fā)貨條件（50%）、到貨并檢驗(yàn)合格（20%，無需安裝的設(shè)備；10%，需要安裝的設(shè)備和材料）、安裝調(diào)試完成（10%，需要安裝的設(shè)備和材料），對(duì)應(yīng)物資管理系統(tǒng)中的采購計(jì)劃、采購?fù)ㄖ獑危òl(fā)貨）、入庫管理、出庫管理，大部分是強(qiáng)相關(guān)，可以根據(jù)在物資管理系統(tǒng)的進(jìn)度情況來確認(rèn)應(yīng)支付的費(fèi)用和物資采購進(jìn)度情況。

針對(duì)物資的進(jìn)度管理，將項(xiàng)目管理軟件中的WBS分解結(jié)構(gòu)和具體物資進(jìn)行掛接，通過檢測物資的節(jié)點(diǎn)，將物資采購、到貨、出庫等實(shí)際情況和計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，對(duì)關(guān)鍵路徑上的物資進(jìn)行超期報(bào)警，對(duì)到貨后長期不出庫的物資進(jìn)行提醒，及時(shí)反饋進(jìn)度情況。

為了充分利用物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，基于業(yè)務(wù)需求開發(fā)了很多報(bào)表，如根據(jù)在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)格式要求開發(fā)的定制化報(bào)表，項(xiàng)目運(yùn)營需要的相關(guān)數(shù)據(jù)的報(bào)表等，相關(guān)人員可以隨時(shí)從系統(tǒng)中導(dǎo)出各項(xiàng)報(bào)表，更好的為項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行服務(wù)。

五、結(jié)語

目前，本項(xiàng)目的主要設(shè)備材料已經(jīng)在物資管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目順利開展和推進(jìn)起到了一定作用，但由于在EPC合同中沒有明確其必須將所有物資都在系統(tǒng)中進(jìn)行管理，導(dǎo)致系統(tǒng)的物資沒有做到完全覆蓋，后續(xù)將通過一定措施使系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)更加全面，更好地發(fā)揮系統(tǒng)的功能。