淺談基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)

張江紅

【摘要】隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，知識(shí)管理將遍及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，知識(shí)管理被廣泛地應(yīng)用到許多大中型企業(yè)。將知識(shí)管理應(yīng)用到企業(yè)檔案工作，開展基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)，更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理;檔案管理;數(shù)字檔案館

“知識(shí)就是力量”，知識(shí)管理越來越引起人們的關(guān)注，成為提升企業(yè)知識(shí)價(jià)值、增加企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要手段。再以滿足企業(yè)的各項(xiàng)需求為前提，發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，最大限度地挖掘和利用檔案知識(shí)的價(jià)值，最終把企業(yè)檔案館建成基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館。

一、知識(shí)管理的定義

知識(shí)管理起源于20世紀(jì)80年代，其產(chǎn)生主要是社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展、企業(yè)和其他組織的內(nèi)在需求，從而迅速發(fā)展成為戰(zhàn)略性管理思想。美國(guó)APQC認(rèn)為：知識(shí)管理是在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識(shí)傳達(dá)給正確的人，促進(jìn)知識(shí)共享，將信息實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值的行動(dòng)上，從而提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、檔案知識(shí)管理的概念

2001年，馮惠玲教授在中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇上提出，在“夾縫時(shí)代”，檔案人員應(yīng)該將職能重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理、知識(shí)管理。檔案知識(shí)管理就是運(yùn)用知識(shí)管理的理念、方法和手段到檔案管理中，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，深入挖掘企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的有用知識(shí)單元，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識(shí)服務(wù)體系。

三、實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理對(duì)檔案管理的作用

（一）提升檔案管理的價(jià)值。知識(shí)管理采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段為用戶提供個(gè)性化的信息、知識(shí)服務(wù)，最大限度地產(chǎn)生知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的原動(dòng)力和競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理可以使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值。

（二）拓寬檔案管理的領(lǐng)域。知識(shí)管理在企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)知識(shí)、共享知識(shí)、運(yùn)用知識(shí)，使知識(shí)為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造的各種活動(dòng)中提供支撐與保障，這樣檔案管理就被融入企業(yè)各項(xiàng)日?；顒?dòng)中，成為企業(yè)日常工作中必不可少的組成部分。

（三）拓展檔案管理的技術(shù)。隨著整個(gè)社會(huì)信息化程度的提高，促使檔案管理采用IT技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)和提供個(gè)性化檔案服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。所以，要采用各種信息技術(shù)，充分開發(fā)利用館藏檔案資源，提高檔案知識(shí)管理水平。

（四）完善檔案管理的職能。隨著知識(shí)管理在各行各業(yè)的全面應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理工作中也不例外，檔案信息管理的職能要從過去重檔案實(shí)體的管理向重知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，加大對(duì)檔案知識(shí)開發(fā)利用的力度和途徑，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享，在知識(shí)管理的背景下不斷優(yōu)化和完善檔案管理職能。

四、基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容

（一）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)力度，培養(yǎng)知識(shí)型館員。要建立基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館，檔案從業(yè)人員要轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念。對(duì)他們進(jìn)行知識(shí)管理的培訓(xùn)，從傳統(tǒng)的館員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)型館員：首先，培養(yǎng)并接受知識(shí)管理理念，在檔案管理過程中運(yùn)用知識(shí)管理。其次，要不斷學(xué)習(xí)知識(shí)管理相關(guān)知識(shí)和IT技術(shù)。最后，要拓寬工作領(lǐng)域，主動(dòng)收集、發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造檔案中的隱性知識(shí)。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化管理。目前國(guó)家沒有出臺(tái)統(tǒng)一的數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)已迫在眉睫。首先應(yīng)當(dāng)確定標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的原則、方法以及內(nèi)容，制訂包括數(shù)字檔案館建設(shè)的管理性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)以及檔案資源數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，從而推動(dòng)檔案管理規(guī)范化管理。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)度。要想早日建成數(shù)字檔案館，必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，加大檔案現(xiàn)代化管理的投入，不斷完善檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及系統(tǒng)軟件的建設(shè)。只有檔案管理手段現(xiàn)代化，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的現(xiàn)代化。

（四）擴(kuò)大歸檔范圍，建立知識(shí)庫。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)代，歸檔范圍不能只局限于對(duì)傳統(tǒng)類別歸檔范圍內(nèi)檔案材料的收集。除了歸檔紅頭文件、科技文檔和技術(shù)資料等顯性知識(shí)外，還應(yīng)歸檔工作總結(jié)、特殊經(jīng)驗(yàn)以及心得感悟等隱性知識(shí)，并且注重對(duì)隱性知識(shí)進(jìn)行組織、整理、分類等二次加工，建立知識(shí)庫，使需要的人能及時(shí)方便獲得，這樣可以更好地為用戶提供服務(wù)。

（五）分析用戶需求，充分挖掘檔案信息資源。檔案人員重視檔案信息資源的數(shù)據(jù)挖掘，對(duì)用戶需求進(jìn)行特征分析，包括關(guān)聯(lián)性分析及差異性分析，分析檔案信息資源之間的異同，然后進(jìn)行分類整理，挖掘檔案蘊(yùn)含的隱性知識(shí)，將其提供給用戶，以滿足他們的各種個(gè)性化需求。

五、結(jié)束語

在知識(shí)管理的背景下，通過知識(shí)管理與檔案管理的深度融合，建成基于知識(shí)檔案管理的數(shù)字檔案館，從而拓寬和優(yōu)化檔案館的服務(wù)功能，滿足用戶對(duì)信息和知識(shí)的全方位需求，完善數(shù)字檔案館的綜合服務(wù)功能，更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馮惠玲."夾縫時(shí)代"檔案職業(yè)的生存之策[A].中國(guó)首屆檔案博士論壇文集[C].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001：105-112.

[2]宋雪雁.論檔案信息接受與檔案館知識(shí)創(chuàng)新[J].檔案學(xué)通訊，2010（5）.