新形勢(shì)下事業(yè)單位干部人事檔案管理問(wèn)題和對(duì)策

馮彥東

【摘要】干部人事檔案是記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面的文件材料，是事業(yè)單位組織和選拔干部的重要依據(jù)，是干部人事工作的重心。新時(shí)期干部人事檔案管理工作需要不斷革新，才能為事業(yè)單位的資源優(yōu)化配置提供有價(jià)值的資料。本文分析了事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了解決策略。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);事業(yè)單位;問(wèn)題;對(duì)策

干部人事檔案管理工作是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)卻重要的工作，做好檔案管理工作才能為上級(jí)部門(mén)及時(shí)提供準(zhǔn)確有效的信息來(lái)甄選干部。因此，隨著人事制度改革和信息化技術(shù)的應(yīng)用，新形勢(shì)下要改革檔案管理制度的步伐，提高檔案管理工作效率，以便更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不完善，管理手段、模式落后。首先，干部人事檔案在其個(gè)人職位升遷和其它一系列社會(huì)活動(dòng)中都起到著十分重要的憑證作用，我們應(yīng)在管理制度上狠下功夫，如果管理不到位，將造成很多嚴(yán)重的問(wèn)題。據(jù)了解，目前我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案管理工作不合理，沒(méi)有對(duì)該工作成立專(zhuān)門(mén)的小組來(lái)負(fù)責(zé)，整個(gè)工作管理流程混亂，沒(méi)有制定相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理檔案，檔案管理工作沒(méi)有明確的重心，一些人事檔案信息由于沒(méi)有及時(shí)收集歸檔，造成內(nèi)容不完整;還有的檔案雜亂無(wú)章，明顯沒(méi)有整理歸類(lèi)。其次，干部檔案管理意識(shí)淡薄，管理模式陳舊，直接導(dǎo)致了其它管理手段落后，大部分縣級(jí)單位干部人事檔案基本靠人工管理，采用手工填寫(xiě)信息的方式，工作量大，速度慢，效率低，在科學(xué)和信息技術(shù)高速發(fā)達(dá)的今天，人工管理呈現(xiàn)出了明顯的不適應(yīng)新形勢(shì)。再次，部分單位還是沿用傳統(tǒng)的管理模式，如事業(yè)單位人員變動(dòng)比較頻繁，部分人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理工作出現(xiàn)隨意操作等現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員自身素質(zhì)有待提升，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。首先，目前我國(guó)檔案管理部門(mén)的工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)每個(gè)人的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真。在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常把檔案管理工作當(dāng)成簡(jiǎn)單材料的裝訂和整理，工作中只要保管好材料，避免材料丟失泄露就算完成工作要求了。這會(huì)致使檔案工作經(jīng)常處于應(yīng)付的一種狀態(tài)。其次，一般事業(yè)單位工作人員日常工作比較忙，導(dǎo)致對(duì)于自身的檔案管理方面不重視，歸檔不及時(shí)。例如對(duì)于平時(shí)的職稱評(píng)定之后的一些材料沒(méi)有及時(shí)移交檔案管理部門(mén);或者有的干部提供的個(gè)人資料不全面，使得檔案管理部門(mén)無(wú)法全面掌握干部的真實(shí)情況。還有些干部對(duì)于自己的前途沒(méi)有規(guī)劃，認(rèn)為檔案對(duì)自己沒(méi)有多大用處，另外一些干部不明白哪些資料會(huì)歸入檔案，在填寫(xiě)自己情況的時(shí)候比較隨意，導(dǎo)致出現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

（三）干部人事檔案管理手段較為薄弱，能力不高。檔案管理工作的特點(diǎn)是具有保密性、政治性、專(zhuān)業(yè)性。因此檔案管理工作人員必須具備較高的政治覺(jué)悟和為人民服務(wù)的強(qiáng)烈責(zé)任心，同時(shí)還要具有一定的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。但是，目前我國(guó)大部分事業(yè)單位的檔案管理工作中存在一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，或者根據(jù)工作需要臨時(shí)調(diào)任工作人員，缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理硬件設(shè)施，檔案一般都是隨意存放在倉(cāng)庫(kù)里或者鎖在抽屜里。檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，人員入職以后沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案工作只是做好了平時(shí)的簡(jiǎn)單裝訂，對(duì)干部的信息篩選和判斷等環(huán)節(jié)心余力絀。這些現(xiàn)象使得人事檔案管理工作信息化程度降低。目前國(guó)家正在大力提倡建立干部人事檔案信息化管理，推行“無(wú)紙化管理”。但在推行的過(guò)程中遇到了很多問(wèn)題，如，單位基礎(chǔ)設(shè)施不安全，資金投入不到位，在建立信息化后，保密意識(shí)不強(qiáng)，疏忽了信息安全問(wèn)題，導(dǎo)致檔案在網(wǎng)上被泄露，選成十分嚴(yán)重的后果。

二、提高事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的策略

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視。改進(jìn)檔案管理工作的關(guān)鍵是提高管理的意識(shí)，引起有關(guān)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，一方面，在思想上，必須對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，比如，在相關(guān)的工作安排、人事調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整等決策之前必須對(duì)其人事檔案信息進(jìn)行充分的了解和認(rèn)識(shí)，將干部人事檔案信息充分利用起來(lái)。另一方面，必須加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，更新檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和電子設(shè)備，為檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的、有責(zé)任感的工作人員，提高單位人事檔案管理的水平和效率。

（二）根據(jù)單位實(shí)際情況，健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)檔案管理工作，每個(gè)事業(yè)單位都有自己的審核過(guò)程。想要在管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化，就要理順這些管理流程，然后把這些流程統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，納入干部人事檔案管理信息系統(tǒng)中。信息化管理中每個(gè)崗位職務(wù)分明，確保檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都能有序進(jìn)行，進(jìn)而在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，建立科學(xué)合理的管理制度，規(guī)范檔案管理信息化的整個(gè)操作過(guò)程。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作人員的要求較高，因此，人事檔案管理工作人員一定要有較高的思想政治素養(yǎng)，守得住清苦、吃得了苦頭，具有堅(jiān)韌不拔的毅力。在日常工作中要不斷對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、思想政治、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。建立一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)扎實(shí)，思想覺(jué)悟高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的干部人事檔案工作隊(duì)伍，為檔案管理工作的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

（四）提高事業(yè)單位人事檔案信息化管理。首先，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠檔案管理人員手工操作。查找資料的時(shí)候需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，工作效率較低。如果在工作中使用信息化管理，就可以防止這些現(xiàn)象的發(fā)生，信息化管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。可以實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，檔案管理工作人員在進(jìn)行人事檔案錄入的時(shí)候，需要對(duì)大量的檔案進(jìn)行信息分類(lèi)、篩選、加工，建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息管理方式，把檔案信息科學(xué)合理地分類(lèi)進(jìn)行管理。需要使用檔案的時(shí)候可以利用電腦技術(shù)進(jìn)行索引，就能方便快捷地獲取檔案信息，提高工作效率。其次，信息化管理能使檔案保存實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定性。電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比壽命較長(zhǎng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體在保存過(guò)程中容易受各種因素的制約出現(xiàn)檔案損壞、丟失等現(xiàn)象。例如，紙張?jiān)诟邷鼗蛘叩蜏叵氯菀讚p壞，但是電子信息就不會(huì)受這些因素干擾。電子檔案可以根據(jù)不同的需求選擇不同的存儲(chǔ)方式，閱讀方便快捷、保存時(shí)間長(zhǎng)、穩(wěn)定性高是檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)。再次，信息化管理可以實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享。傳統(tǒng)的靠手工來(lái)記錄檔案信息再進(jìn)行保存的模式，技術(shù)較為落后，大量有用信息和資源被埋沒(méi)，但是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理以后，根據(jù)檔案信息保密性質(zhì)的要求，可以建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效管理和資源共享的效果。

（五）嚴(yán)格審核干部檔案材料，保證檔案資料的真實(shí)性。在事業(yè)單位干部檔案管理工作中，對(duì)一些新增的人事檔案一定嚴(yán)格審查，確保檔案資料的質(zhì)量過(guò)關(guān)，統(tǒng)一按照干部人事檔案管理的要求，把一些需要補(bǔ)充的檔案信息及時(shí)通知每位干部，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充完整，否則不給予歸檔。同時(shí)，檔案管理工作人員也要不斷對(duì)工作進(jìn)行創(chuàng)新，建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以高質(zhì)量、高效率的管理模式來(lái)服務(wù)于人事檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下做好檔案管理工作存在一系列的問(wèn)題需解決，一定要把握住管理核心，建立完善的檔案管理制度，培養(yǎng)一支綜合素養(yǎng)強(qiáng)的管理人才，使用高效的管理方法，借助于信息技術(shù)，提升檔案管理信息化力度，從軟件和硬件設(shè)施一起入手，才能真正革新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

【參考文獻(xiàn)】

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