教育信息化背景下大學(xué)生就業(yè)檔案管理研究

譚軍紅

摘? 要：提升大學(xué)生就業(yè)檔案管理水平，將為我國人才市場供給提供便利。但目前我國高等院校大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作方面尚存在較多問題，建立起來的就業(yè)檔案并不能準(zhǔn)確全面地展現(xiàn)大學(xué)生就業(yè)能力等，因此急需改進。文章對當(dāng)下高等院校大學(xué)生就業(yè)檔案所存在的問題進行了探析，并對在教育信息化背景下增強大學(xué)生就業(yè)檔案的管理提出相關(guān)的建議策略。

關(guān)鍵詞：信息化? 高等院校? 大學(xué)生就業(yè)檔案管理? 策略建議

中圖分類號：G647.24 ? ?文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）09（a）-0074-02

大學(xué)生就業(yè)檔案是展現(xiàn)高校學(xué)生成長以及綜合素質(zhì)最原始的記錄，推進大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理工作是現(xiàn)階段高等院校教育信息化的基本要求，對于大學(xué)生本身以及高等院校與國家社會都有著十分重要的作用。

1? 高等院校大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作存在的問題

第一，關(guān)于大學(xué)生就業(yè)檔案管理的思想意識相對淡薄。伴隨著高等院校招生規(guī)模的擴大，學(xué)生人數(shù)逐漸增多，與之相關(guān)的大學(xué)生就業(yè)檔案也在增多。盡管這樣，很多高等院校對大學(xué)生就業(yè)檔案的管理并不是很注重，一部分高校管理者并沒有意識到大學(xué)生就業(yè)檔案管理事務(wù)的必要性，其中還有人以為大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作是沒多大用處的，應(yīng)付公事就行了。正是由于他們這種淺薄的思想意識，很多高等院校沒有專門的大學(xué)生就業(yè)檔案管理部門，相關(guān)的管理工作者很缺乏，使得大學(xué)生就業(yè)檔案工作欠缺管理。高等院校對大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作的支持力度小，相關(guān)的投入少，大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作急需深一步加強與改進。另外，因為學(xué)校關(guān)于大學(xué)生就業(yè)檔案事務(wù)的宣傳比較少，學(xué)生對自己就業(yè)檔案方面的認知很少，也不明白就業(yè)檔案對自己以后的發(fā)展有著很重要的意義，有的高校大學(xué)生在填寫自己相關(guān)檔案材料時馬虎對待，對需要填寫的信息不進行規(guī)范填寫，填寫的內(nèi)容也不全面，有的大學(xué)生甚至對于自己的就業(yè)檔案毫不知情。高校學(xué)生對自己的就業(yè)檔案不注重，不去認真對待，對就業(yè)檔案的管理工作不積極配合等，也一定程度上影響了高校大學(xué)生就業(yè)檔案管理的相關(guān)事務(wù)。

第二，高校大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作不規(guī)范。關(guān)于它的不規(guī)范，主要有三方面的表現(xiàn)。首先是歸口管理不夠明確。盡管大部分高等院校建設(shè)了就業(yè)檔案室，卻沒將院校在校大學(xué)生的就業(yè)檔案歸置到就業(yè)檔案室進行管理。關(guān)于高校大學(xué)生就業(yè)檔案的管理事務(wù)，高等院校卻沒有統(tǒng)一的檔案管理運作機制，個別高等院校的大學(xué)生就業(yè)檔案規(guī)劃到學(xué)生處管理，也有的高等院校將大學(xué)生就業(yè)檔案直接交予就業(yè)處進行處理。因為沒有專業(yè)的管理部門，相關(guān)責(zé)任的分配也不清晰，大學(xué)生就業(yè)檔案的工作管理就很分散。其次，大學(xué)生就業(yè)檔案的管理模式不夠細致?，F(xiàn)在很多的高等院校直接將新入學(xué)的大學(xué)生檔案歸置在各二級院系實行分散式的管理，待大學(xué)生畢業(yè)的時候再從大學(xué)學(xué)生處等相關(guān)機構(gòu)進行統(tǒng)一的轉(zhuǎn)遞。大學(xué)生就業(yè)檔案的整理事務(wù)，大部分是由學(xué)生管理人員完成的，比如：班主任與輔導(dǎo)員等，他們只通過簡單的培訓(xùn)，相關(guān)檔案管理的技能并不專業(yè)，加上就業(yè)檔案管理事務(wù)的內(nèi)容量大，相關(guān)整理的時間較短，大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作質(zhì)量經(jīng)不起考查，有的院校甚至?xí)霈F(xiàn)大學(xué)生就業(yè)檔案內(nèi)容缺失、內(nèi)容漏掉以及信息錯誤等情況。最后，大學(xué)生就業(yè)檔案管理機制不完善。很多高等院校缺乏健全的大學(xué)生就業(yè)檔案實時歸檔的體制，大部分為面臨畢業(yè)時進行的突擊整理。另外，歸檔的內(nèi)容相對單一，主要包含大學(xué)生的高中階段資料、招生錄取的資料、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績卡、在校期間的獎懲資料、入黨（團）相關(guān)資料、大學(xué)生畢業(yè)的基本情況表、大學(xué)生畢業(yè)登記表等，而真實體現(xiàn)大學(xué)生成長、展現(xiàn)大學(xué)生綜合素質(zhì)的有關(guān)資料沒有裝入大學(xué)生就業(yè)檔案。

第三，大學(xué)生就業(yè)檔案工作管理的信息化水平較低?，F(xiàn)代信息科技的革新進步，互聯(lián)網(wǎng)計算機也在高等院校普及運用，這就為大學(xué)生就業(yè)檔案的信息化管理提供了良好的前提條件，然而，很多高等院校關(guān)于大學(xué)生就業(yè)檔案管理的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的水平還很低，主要體現(xiàn)在：大學(xué)生就業(yè)檔案幾乎為紙質(zhì)文檔，大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作從收集到整理到存儲再到轉(zhuǎn)遞等為工作人員手工操作，檔案管理的工作強度較大，而且工作效率很低。大學(xué)生就業(yè)檔案內(nèi)容涉及學(xué)生的平時表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、思想道德品質(zhì)以及科研能力等各個方面的信息，還涉及高等院校教務(wù)處、團委、學(xué)生處及學(xué)院各機構(gòu)。由于高等院校大學(xué)生就業(yè)檔案管理比較分散，以及院校的大學(xué)生就業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后，導(dǎo)致相關(guān)信息得不到共享與及時的交流，嚴(yán)重影響了大學(xué)生就業(yè)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化管理與信息化管理。另外，大部分高等院校的檔案管理事務(wù)由班主任與輔導(dǎo)員兼職負責(zé)，這些班主任與輔導(dǎo)員畢業(yè)與不同的專業(yè)，他們的計算機水平各不相同，不利于高校大學(xué)生就業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

2? 關(guān)于在教育信息化背景下增強大學(xué)生就業(yè)檔案工作管理的建議

第一，提高高校大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理的思想意識，改善大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作的條件。大學(xué)生就業(yè)檔案管理屬于一項基礎(chǔ)性的工作，把這項工作做好有助于提高大學(xué)生管理水平和高校大學(xué)生人才培養(yǎng)的水平，有助于學(xué)生們的成才和發(fā)展。高等院校的大學(xué)生就業(yè)檔案管理人員需要加強重視，真切地意識到做好大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作的重要性，負好責(zé)任，完成使命。還需要強化信息化管理意識與服務(wù)意識，以適應(yīng)教育信息化時代的發(fā)展，提高大學(xué)生就業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化管理的水平。另外，關(guān)于大學(xué)生就業(yè)檔案意識淺薄的問題，要從大學(xué)生入學(xué)開始就做好就業(yè)檔案的宣傳教育事務(wù)，把它融進大學(xué)生日常的教育和管理工作里，增強大學(xué)生對自己就業(yè)檔案的重視度。高等院校需建立健全專業(yè)的大學(xué)生檔案管理機構(gòu)，采購?fù)晟朴嬎銠C以及掃描儀等辦公設(shè)施，增強對大學(xué)生就業(yè)檔案的規(guī)劃化管理，為實現(xiàn)大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理提供有力的保障。

第二，建立健全規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的大學(xué)生就業(yè)檔案信息管理體制，促進大學(xué)生就業(yè)檔案工作的信息化管理。高等院校需要在校園網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)之上，全面發(fā)揮高等院校的計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用科技以及軟件開發(fā)的人才等優(yōu)點，建立健全大學(xué)生就業(yè)檔案信息管理體制。體制系統(tǒng)在開發(fā)建設(shè)中，要統(tǒng)一規(guī)范管理檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的采集、歸檔內(nèi)容以及信息安全的維護等方面，使得學(xué)生就業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的操作性較強，并確保檔案信息數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確度，奠定基礎(chǔ)。另外，積極推動大學(xué)生就業(yè)檔案信息管理體系和院校各個機構(gòu)的信息體系的對接，實現(xiàn)院校信息資源的交流和共享，有助于系統(tǒng)生成大學(xué)生在校各方面情況的檔案信息。這樣就將大學(xué)生的就業(yè)檔案有效地管理起來，實現(xiàn)了大學(xué)生就業(yè)檔案信息的及時歸檔，還解決了手工紙質(zhì)歸檔產(chǎn)生的學(xué)生信息缺失、信息漏掉和信息出錯等問題，大大提高了大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。另外，還要加強大學(xué)生就業(yè)檔案工作管理體系的防火墻設(shè)置，提高學(xué)生信息的安全性，以防大學(xué)生就業(yè)檔案信息的泄漏。

第三，建設(shè)有效的工作體制，促進大學(xué)生就業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理。大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理是一項繁雜的工作，做好這個工作需建設(shè)完善有效的工作體制，為這項工作提供可靠的制度支持，進而推動信息化的管理。建設(shè)有效的檔案歸檔工作體制，要依據(jù)我國教育部門的相關(guān)規(guī)定，明確大學(xué)生就業(yè)檔案歸檔的相關(guān)內(nèi)容與統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進行規(guī)范化的操作，及時搜集與整理大學(xué)生有關(guān)的檔案資料，并及時實行信息化處理與數(shù)字化處理，為推動大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。建立健全相關(guān)工作的協(xié)調(diào)體制，建立完善大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作小組和大學(xué)生就業(yè)檔案的管理部門，對于院校內(nèi)大學(xué)生就業(yè)檔案管理不規(guī)范以及不協(xié)調(diào)等問題，強化管理，強化高等院校各部門間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)以及分工協(xié)作。建設(shè)有效的大學(xué)生就業(yè)檔案查閱體制，授予大學(xué)生本人相對的檔案權(quán)限，加強大學(xué)生重視就業(yè)檔案的思想意識。建立健全院校的人事管理體制，推行績效管理的制度，嚴(yán)格考勤考核制度，提高檔案工作團隊的積極性。另外，將大學(xué)生就業(yè)檔案管理相關(guān)工作人員列入考核的范圍，對其增強組織和管理，給予他們在評優(yōu)評先等方面的優(yōu)先特權(quán)，進而增強大學(xué)生就業(yè)檔案管理工作人員的工作熱情。加強對大學(xué)生就業(yè)檔案管理團隊的建設(shè)，為實現(xiàn)大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理提供有力的保障。聘用檔案學(xué)專業(yè)與計算機專業(yè)的畢業(yè)生，匹配大學(xué)生就業(yè)檔案專業(yè)的管理者，進一步提高大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理的專業(yè)化水平。

3? 結(jié)語

推動落實大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理，是符合社會信息化發(fā)展形勢的客觀要求，也是高等院校增強大學(xué)生教育管理與提高社會人才培養(yǎng)品質(zhì)的必要選擇，其教育意義和社會意義非常明顯。該文從增強大學(xué)生就業(yè)檔案信息化意識、大學(xué)生就業(yè)檔案信息管理體系的建設(shè)、改進完善相關(guān)的工作體制及管理隊伍的建設(shè)等方面大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理提出了若干意見，以期為今后推進大學(xué)生就業(yè)檔案信息化管理工作提供參考決策。

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