事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題及對策

高永欣

摘 要：檔案管理于事業(yè)單位經(jīng)營管理中的地位、價值，在某種程度上對經(jīng)營效益和社會發(fā)展起到推進作用。我們將從分析事業(yè)單位檔案管理的重要性，淺析事業(yè)單位檔案管理存在的問題，最后探討優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理應采取的對策，意在從根本上推進事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題及對策

檔案管理涉及資料收集、整理和鑒定、保管、檢索與統(tǒng)計等工作。伴隨科技水平的進步，信息化檔案管理對傳統(tǒng)管理模式而言則為重要挑戰(zhàn)。若要避免傳統(tǒng)檔案管理模式取締問題，則應以管理目標為基準，通過社會服務的優(yōu)化創(chuàng)新，保證傳統(tǒng)檔案管理、信息化檔案管理兼并共存。但是，基于事業(yè)單位檔案管理長遠發(fā)展的腳步，其易在諸多因素的制約下，衍生各類管理問題，而該項工作正是檔案管理人員亟待解決的對象。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

眾所周知，事業(yè)單位檔案管理工作，以現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、保密性的特點，在事業(yè)單位經(jīng)營管理中占據(jù)關鍵地位，充分體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。首先，人事管理方面。檔案管理的核心目的在于為單位提供選人、用人的價值導向，是對職工政治、業(yè)務能力、學術經(jīng)濟與組織活動的記載，能反映黨和國家的工作活動狀態(tài)，具有嚴謹性、保密性。其次，人事考評方面?，F(xiàn)階段，國內(nèi)諸多事業(yè)單位均已具備全面性、完整性考評體系，其結果和職工利益存在直接關聯(lián)。其中，檔案資料是衡量職工考評準確度的關鍵，原因在于：人事檔案資料以真實且顯示的記錄標準為核心，對職工工作經(jīng)歷、個人經(jīng)歷予以明確說明，不僅是職工綜合考查的前提，更是事業(yè)單位檔案管理價值的根本體現(xiàn)。最后，提供考察依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案的動態(tài)性特點主要凸顯在信息更新等層面，即結合職工崗位深造與工作經(jīng)歷，實時對檔案資料予以更替。因此，人事檔案能夠?qū)β毠じ鲿r期和各階段的工作態(tài)度、工作經(jīng)歷進行全方位呈現(xiàn)，促使其在上級考查中，發(fā)揮顯著優(yōu)勢。此外，事業(yè)單位檔案管理還具備時間跨越特點，即通過對職工資料的完整性保存，為后續(xù)各項工作的開展提供組織依據(jù)。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 管理人員素質(zhì)低下

一是專業(yè)技能的匱乏。在事業(yè)單位檔案管理工作的開展，管理人員專業(yè)技能和理論知識的不高，甚者管理人員并非專業(yè)檔案管理者，由此產(chǎn)生的檔案管理效果與質(zhì)量難于得到保障。二是責任心的缺乏。在實際管理過程中，由于管理人員缺乏足夠的責任心，沒有對檔案信息予以及時更新，或者沒有做好檔案工作的保密性，工作態(tài)度不嚴謹，嚴重影響后續(xù)工作的開展。三是AB角色調(diào)配的不合理。單位沒有合理安排好管理人員AB角色互換的機制，A角出現(xiàn)問題時，沒有B角及時替上，造成檔案管理工作滯后。

2.2 管理機制欠缺

“無規(guī)矩不成方圓”，若因規(guī)矩的缺失，則產(chǎn)生的后果將會難以想象，而事業(yè)單位檔案管理工作也同樣如此。職工只有在規(guī)章制度、道德規(guī)范兼并制約的前提下，方可對自身行為予以綜合管控，使其能夠落實事業(yè)單位檔案管理意義的同時，保證檔案真實性。但實際情況并非如此，部分事業(yè)單位因管理機制的欠缺，無法對人事檔案實施管理，導致管理水平、管理質(zhì)量低下。例如：案卷信息表達不清、序號雜亂無章、卷內(nèi)目錄繁亂或不全，甚至少數(shù)事業(yè)單位還尚未構建檔案借閱和保密、保護、收集與整理等體系。之外，檔案管理人員因崗位職責的認知偏差，使之無法以規(guī)章制度為根本，做好自身職責工作，導致事業(yè)單位檔案管理機制的重要性流于形式，喪失其本真價值。

2.3 信息水平低下

鑒于科技的迅猛發(fā)展，政府部門、事業(yè)單位紛紛加大先進設備與先進技術的使用，并通過信息系統(tǒng)的輔助管理，推進自身管理效率的提升。然而，統(tǒng)籌分析事業(yè)單位的情況，發(fā)現(xiàn)于檔案管理工作雖以邁向信息化發(fā)展的腳步，但僅在信息檢索、錄入與排序等層面對管理系統(tǒng)或軟件予以利用，難以落實人事檔案信息共享的目的。該項問題的衍生，既會對檔案信息的實際使用率造成影響，還會遏制檔案管理職能全面發(fā)揮。

2.4 經(jīng)費與場地缺乏

由于事業(yè)單位檔案管理工作涉及各部門、各職工，致使其以復雜化的缺陷，佇立于事業(yè)單位經(jīng)營管理范疇。此環(huán)節(jié)的進行，若要從根本上彰顯檔案管理的價值，則應對設備設施以及場地予以根本上滿足。但是，受到市場格局的影響，事業(yè)單位無法對檔案管理設備設施施行充足配置，場地對設施受控要求等，產(chǎn)生該種現(xiàn)象的關鍵點在于辦公系統(tǒng)的日漸完善，推進電子檔案、紙質(zhì)檔案的兼并管理，而管理階層的疏忽，使之檔案管理經(jīng)費相對減少，檔案場地不夠，難以實現(xiàn)信息化設備設施的建設，從而產(chǎn)生檔案室溫度、濕度控制問題的誤差，導致紙質(zhì)檔案霉變的后果。

3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理采取的對策

3.1 推進隊伍標準化建設

人員作為檔案管理的參與者、執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)與專業(yè)技能均是影響管理質(zhì)量的首要因素，因此，事業(yè)單位檔案管理水平高低取決于管理人員素質(zhì)技能。檔案管理人員應提高認識，明確自身“一線”職責，并于工作環(huán)節(jié)通過專業(yè)素養(yǎng)、技能水平的不斷強化，有助于管理工作整體水平的提升。我們可以通過定期培訓、定期考核、經(jīng)驗交流的組織活動所體現(xiàn)，即利用對管理人員工作流程的全面掌握以及合理部署，在優(yōu)化其管理模式的基礎上，推進管理人員工作效率的提升。同時，我們應注重分工協(xié)作，形成共同參與格局。事業(yè)單位檔案管理工作中若因交接環(huán)節(jié)失誤，易引發(fā)管理紕漏，甚至發(fā)生管理中斷，我們應合理調(diào)配AB角色互換機制，及時銜接工作，減少因人員問題對檔案管理工作的中斷情況。

3.2 建立健全長效管理機制

檔案管理作為協(xié)調(diào)事業(yè)單位工作的運行體系，而其制度的設定是確保單位穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的根本前提。做好事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化工作，應著重加強在職檔案、轉(zhuǎn)調(diào)檔案中的管理。前者通過類別的差異，對其檔案予以分類，以此為后續(xù)檔案資料查找工作的進行奠定基礎。后者應根據(jù)提取檔案專項制度的制定，切勿于檔案轉(zhuǎn)接期間發(fā)生遺失等漏洞問題。另外，加強檔案歸還保存材料的精細檢查制度，尤其針對私自涂抹、更改等行為，視情況追求當事人法律責任。

3.3 發(fā)揮信息化現(xiàn)代化作用

做好事業(yè)單位檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設的目標，一是實現(xiàn)資源數(shù)字化。資源數(shù)字化不僅作為當前信息與現(xiàn)代化建設的前提，還是確保檔案原件完整性、真實性的關鍵手段。二是完善管理規(guī)范化。規(guī)范的管理是事業(yè)單位檔案管理信息化目標的組成核心，又是衡量管理水平的“金指標”。因此，事業(yè)單位在針對檔案管理工作中，應對信息化管理理念予以綜合利用，依據(jù)國家現(xiàn)行檔案管理標準，以自身需求及發(fā)展現(xiàn)狀為切入點，編制事業(yè)單位內(nèi)控管理體系，如管理軟件、數(shù)據(jù)格式、著錄項目與文檔格式的明確，通過影像掃描和條碼掃描等設備設施的輔助、對云技術的運用等手段，能有效確保檔案管理的科學性、嚴謹性。

4 結束語

總之，做好事業(yè)單位檔案管理工作，則應以時代特點的融入為前提，不斷提升自身管理水平。由此可知，檔案管理工作的施行，需將自身管理納入核心目標，在詳細探討事業(yè)單位檔案管理工作重要性的同時，對其問題予以綜合分析，如管理人員素質(zhì)低下、管理機制欠缺、信息水平低下、經(jīng)費與場地缺乏等。為此，在事業(yè)單位檔案管理尋找問題制因的基礎上，通過推進隊伍標準化建設、建立健全長效管理機制與發(fā)揮信息化現(xiàn)代化作用等對策的施行，確保自身穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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