事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

謝迎杰

（秦皇島市北戴河區(qū)人力資源和社會保障局，河北 秦皇島 066100）

當(dāng)前，伴隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及人員的缺乏，合理的對檔案進(jìn)行管理是必然運(yùn)行要求，基于此，對于事業(yè)單位來講，需要從根本上了解到檔案管理工作的作用，在之前原有的檔案管理過程中加以改進(jìn)，全面分析檔案管理期間存在的不足之處，根據(jù)實(shí)際情況制定出完善的對策，從而提升檔案管理工作效率，促使事業(yè)單位檔案管理工作有效開展。

一、事業(yè)單位檔案管理期間存在的相關(guān)問題

（一）沒有加大對檔案管理工作的重視力度

在事業(yè)單位運(yùn)行期間，其對于檔案管理工作的關(guān)注度較低，大體上表現(xiàn)在以下幾方面：

1、相關(guān)人員對于檔案管理工作的重視程度較低，簡單地認(rèn)為檔案管理工作只是整理和抄寫文字，該項(xiàng)工作根本不會產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，受此種理念的影響，大多數(shù)人員均不會將關(guān)注度放在檔案管理中，如此一來，就影響了事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

2、事業(yè)單位保管檔案措施不完善，在檔案管理工作中，檔案保存特別重要，一旦損壞產(chǎn)生的損失是非常大的。

3、沒有定期對檔案進(jìn)行整理和更新；檔案管理有著很大的復(fù)雜性，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是因?yàn)闆]有定期對檔案進(jìn)行整理和更新，在管理期間毫無規(guī)律可言隨意放置，后期想找的時候確又無從找起，這從一定程度上消耗了工作的時間。

（二）檔案管理工作體系不夠健全

在現(xiàn)有的檔案管理工作開展期間，沒有根據(jù)實(shí)際情況制定健全的檔案管理體系，有的時候，是為了應(yīng)付上級檢查而制定相關(guān)的體系，進(jìn)而使得體系趨于形式化，并沒有產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的效果，進(jìn)而就導(dǎo)致檔案管理期間存在著諸多的問題。首先，檔案管理人員自身的專業(yè)性能力較低，知識掌握不全面，在工作期間沒有將檔案全部進(jìn)行歸檔處理，使得檔案管理效率隨之下降。另外，有的人員工作態(tài)度不積極，沒有完成相關(guān)的工作，工作態(tài)度較為敷衍，致使檔案整理期間有著諸多的誤差。

（三）檔案管理信息化程度有待進(jìn)一步提升

現(xiàn)階段，各個領(lǐng)域均是使用信息化技術(shù)進(jìn)行工作的，針對于事業(yè)單位中的檔案管理工作而言，應(yīng)用信息化技術(shù)是很有必要的。從當(dāng)前情況來看，大多數(shù)事業(yè)單位均明確了解到了信息化檔案管理方式產(chǎn)生的作用，逐漸將信息化技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理環(huán)節(jié)中，這樣一來，既為檔案信息查詢提供了便利，同時還減少了成本輸出，不過，檔案管理信息化程度還存在著較低的現(xiàn)象，大多數(shù)檔案管理人員僅僅是將檔案信息記錄到計算機(jī)數(shù)據(jù)中，而不是規(guī)范性和高效率的應(yīng)用檔案材料，受此種現(xiàn)象的影響，使得檔案管理水平下降，事業(yè)單位難以穩(wěn)定開展。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的基本對策

針對于以上事業(yè)單位管理工作期間存在的相關(guān)問題，事業(yè)單位必須加大對其的分析和解決力度，從不同角度入手進(jìn)行詳細(xì)的探究，制定出相關(guān)的完善對策。

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視力度

當(dāng)前，加強(qiáng)對檔案管理工作重視程度的關(guān)鍵在于轉(zhuǎn)變事業(yè)單位人員的自身理念，樹立正確的檔案管理意識。

1、對于事業(yè)單位來講，需要將檔案管理工作放在首位，做好該項(xiàng)工作的各個環(huán)節(jié)，大力激發(fā)檔案管理人員自身的積極性，提升信息收集和管理能力。

2、事業(yè)單位需要做好檔案保密工作，派遣專業(yè)人員來管理檔案，制定相關(guān)的保密協(xié)議，禁止和該項(xiàng)工作無關(guān)聯(lián)的人員進(jìn)入檔案室翻閱檔案，并且還需要將加固措施落實(shí)于工作中，以此防止檔案發(fā)生泄漏現(xiàn)象。

3、要想增加工作人員對于檔案管理工作的關(guān)注度，事業(yè)單位還需要根據(jù)實(shí)際情況來制定健全的考核體系，將人員潛力激發(fā)出來，在規(guī)范人員行為的基礎(chǔ)上促使檔案管理工作朝著規(guī)范性的方向發(fā)展。

（二）加大對檔案管理體系的健全力度

要想提高檔案管理工作的效果，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理體系的健全力度。首先，根據(jù)事業(yè)單位對于管理工作提出的要求對相關(guān)的管理制度進(jìn)行健全。其次，將監(jiān)督效果有效的體現(xiàn)出來，在落實(shí)檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行監(jiān)督和管理。最后，強(qiáng)化各個部門和檔案管理部門之間的溝通以及交流，使得檔案管理工作高效率開展。

（三）做好檔案管理的信息化建設(shè)工作

當(dāng)前階段，做好檔案管理信息化建設(shè)工作是很有必要的，其可以加快檔案管理工作的運(yùn)行進(jìn)程。1、使用計算機(jī)技術(shù)來制定規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性，遵循不同的標(biāo)準(zhǔn)要求對檔案進(jìn)行分類整理，以此提升信息的管理和利用效率。2、事業(yè)單位需要做好資金調(diào)整工作，加大對資金投入力度，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升人員計算機(jī)操作能力。

（四）對檔案管理中的硬件設(shè)施加以維護(hù)

在檔案管理期間，需要做好檔案管理工作設(shè)備的更新和改進(jìn)工作，以此加快檔案管理工作的運(yùn)行進(jìn)程。對于檔案管理工作來講，能夠借助電子信息技術(shù)構(gòu)建專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣的話，可以為檔案歸檔管理工作的開展提供諸多的便利。再者，可以將事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)相互連接到一起，以此便于審核人員查詢想要的檔案信息。最后，做好檔案管理期間硬件設(shè)施的維護(hù)工作，可以在合理分配人員的基礎(chǔ)上推動檔案管理工作良好開展。

（五）明確了解檔案交接期間的工作內(nèi)容

事業(yè)單位必須對檔案交接期間的工作內(nèi)容加以確定，一旦檔案管理人員受不同因素的影響而辭職的話，當(dāng)遞交辭職申請之后，管理檔案的人員必須在離職之前找尋能夠接手的人員，將管理中的問題和要點(diǎn)進(jìn)行交接處理，而且還需要留下聯(lián)系方式，這樣是為了在檔案管理后期出現(xiàn)問題之后便于解決和詢問，以免發(fā)生管理漏洞。

三、結(jié)語

檔案管理工作是事業(yè)單位中的主要環(huán)節(jié)，在事業(yè)單位不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作逐漸朝著良好的趨勢邁進(jìn)。不過從實(shí)際發(fā)展情況來看，還存在著諸多的問題，其中表現(xiàn)為信息化程度不高以及體系不完善等方面上，針對于此種現(xiàn)象，事業(yè)單位必須加大重視力度，優(yōu)化自身理念，加大資金和技術(shù)等方面的投入，定期對人員進(jìn)行培訓(xùn)，在確定檔案交接內(nèi)容的基礎(chǔ)上提升檔案管理水平，確保事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行。