古麗孜拉·巴哈提開里德
摘?要:我國(guó)已全面進(jìn)入信息技術(shù)快速發(fā)展的新階段,相關(guān)信息內(nèi)容的核心技術(shù)創(chuàng)新,對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。圖書資料檔案的管理必然是朝著信息化管理方向而發(fā)展。本文對(duì)圖書館檔案管理對(duì)集中存儲(chǔ)、安全保存、長(zhǎng)效管理的必要性及其信息化管理的六種優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了論述,供大家參考。
關(guān)鍵詞:圖書資料?信息化管理?檔案管理
一、信息化管理的必要性
(一)集中存儲(chǔ)的需要
圖書資料檔案是一個(gè)復(fù)雜而龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù),各類相關(guān)的信息是分散的,其以原生態(tài)的形式存儲(chǔ)在大量的資料中。為此,只有根據(jù)相關(guān)需求,有效進(jìn)行收集和整理,才能更好地發(fā)揮圖書資料檔案所記錄信息的作用,體現(xiàn)其真正的價(jià)值。同時(shí),圖書資料檔案管理工作的重要性不言而喻,是對(duì)各種圖書資料保存和分類歸檔的必要存在。
(二)安全保存的需要
在圖書資料檔案信息化管理方面,努力實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案的數(shù)字化、實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源共享化、擴(kuò)大服務(wù)和需求的融合化。同時(shí),信息化管理制定了各類圖書資料檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、開發(fā)推廣了檔案和管理應(yīng)用模式的工具軟件、強(qiáng)化了電子文件和電子資料檔案管理的模式、提升了電子資料及相關(guān)圖書資料檔案的積累、儲(chǔ)存和利用、保障了電子文件的質(zhì)量和圖書資料檔案的完整性、清晰性和有效性。另外,信息化管理已與網(wǎng)絡(luò)渠道建立了銜接,使圖書資料檔案管理更加嚴(yán)格和規(guī)范,并納入了國(guó)家藏書信息網(wǎng)。
(三)管理長(zhǎng)效性的需要
圖書資料檔案的信息化,必須堅(jiān)持其管理的連續(xù)性和長(zhǎng)久性。為此,在管理和系統(tǒng)建設(shè)中,整合了一套科學(xué)的理論,并與合理、清晰的管理方法結(jié)合到了一起,保障了圖書資料檔案信息化管理的持續(xù)應(yīng)用。另外,為了有效地開展工作,將資料檔案的內(nèi)容作為信息化管理的重點(diǎn),制定了更加嚴(yán)格的管理制度,同時(shí)能夠根據(jù)任務(wù)量實(shí)現(xiàn)有效的執(zhí)行并完成任務(wù)。
二、信息化管理的優(yōu)勢(shì)
(一)改進(jìn)了保存方法
信息化管理改善了閱讀材料和檔案保存的完整性。為相關(guān)人員及時(shí)記錄各種書籍的相關(guān)資料提供了便捷、快速的工作效率。經(jīng)過(guò)信息化管理,可以更有效地保護(hù)其原版圖書的相關(guān)資料,避免了過(guò)度翻閱而造成書籍的破損,降低了原始文獻(xiàn)銷毀的風(fēng)險(xiǎn)因素,達(dá)到保護(hù)各種書籍和材料原始文檔的目的,最大限度地減少和避免了重要圖書資料檔案的意外丟失,對(duì)圖書的保存方法有了很大的改進(jìn)。
(二)促進(jìn)了資源的整合和共享
信息化管理模式使圖書檔案的信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了有機(jī)地整合和資源的有效共享,進(jìn)一步改善和擴(kuò)大了資源檔案的使用范圍。例如:大數(shù)據(jù)平臺(tái)上的電子檔案比原件和副本更易于瀏覽,方便用戶快速獲取所需的相關(guān)信息;也有助于相關(guān)人員查看原始相關(guān)文件的應(yīng)用級(jí)別和應(yīng)用技術(shù)范圍;靈活了按需閱覽、即時(shí)取用、自由閱讀的實(shí)用性;極大地提高了原始檔案的利用率。因此,信息化管理實(shí)現(xiàn)了各種圖書、資料、資源、數(shù)據(jù)、圖影等各類圖書資料檔案的整合,并將其進(jìn)行了全面共享。
(三)使檢索和使用更加便捷
在對(duì)圖書資料檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化處理之后,利用電子目錄對(duì)圖書信息的相關(guān)檔案進(jìn)行歸檔,從而提供了一個(gè)快速、便捷的電子信息系統(tǒng)的完整查詢系統(tǒng),用戶只需要關(guān)鍵字檢索即可搜到各種書籍和資料檔案,同時(shí),相應(yīng)的檢索信息內(nèi)容可以即刻顯示在屏幕上。通過(guò)這種方式,可以及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地獲取所有書籍和資料檔案相關(guān)的更多內(nèi)容。
(四)節(jié)約了有限的人力資源
信息化管理還可以簡(jiǎn)化工作程序,降低不必要的工作量,使工作人員從重復(fù)和復(fù)雜的工作中解放出來(lái)。在信息化管理的幫助下,使得其他更具有實(shí)效性的工作得到了極大的改善。當(dāng)資料檔案的相關(guān)信息發(fā)生變化時(shí),只需直接輸入相關(guān)說(shuō)明,即可自動(dòng)完成。不僅改善了在資料檔案日常管理中的手動(dòng)操作方式,而且有效地提升了工作效率,大大節(jié)省了有限的人力資源。
(五)提高了服務(wù)的質(zhì)量
在基于用戶局域網(wǎng)文件信息日常管理系統(tǒng)的建立下,內(nèi)部人員可以隨時(shí)查詢所需的相關(guān)信息,并可以及時(shí)與用戶進(jìn)行溝通聯(lián)系,為不同需要的用戶提供個(gè)性化的服務(wù),更加高效地開展閱讀的服務(wù)工作。在服務(wù)的過(guò)程中,員工對(duì)日常管理的各種書籍和資料檔案會(huì)有更深入地了解,從而提高服務(wù)的質(zhì)量,收獲用戶的認(rèn)可度。
(六)激發(fā)了社會(huì)效益
資料檔案信息化管理是所有書籍和相關(guān)資料綜合管理的技術(shù)基礎(chǔ)。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中,圖書資料檔案和其他電子信息內(nèi)容被集成在一起,形成一個(gè)大的圖書資源數(shù)據(jù)庫(kù)。在各種信息渠道上,不同的用戶跨越了空間、時(shí)間和環(huán)境進(jìn)行自由閱覽,打開了信息內(nèi)容和交流互動(dòng)的大陸,實(shí)現(xiàn)了各種圖書資料檔案信息化管理的高效運(yùn)行,提高了檔案日常管理業(yè)務(wù)的整體水平,激發(fā)了社會(huì)效益。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,圖書資料檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)。因此建立并改進(jìn)了管理模式,以數(shù)據(jù)管理為基礎(chǔ),提高對(duì)信息化管理模式必要性的認(rèn)識(shí),深刻理解其優(yōu)勢(shì),大力推進(jìn)信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展,充分實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源整合和共享的理念,為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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