基于Libsys 5.5的中文贈書管理研究

岳愛峰

【摘 要】本文對贈書工作的現(xiàn)狀和問題進行了梳理，結合Libsys工作流程，從贈書登記、驗收和編目三個方面，創(chuàng)造地解決了在贈書查詢和統(tǒng)計、Marc利用、驗收經費項目等問題。參照最新國際編目規(guī)則RDA，提出了在Marc中增加7X2字段，增加捐贈者檢索途徑。

【關鍵詞】贈書;Libsys;RDA

中圖分類號： G252文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）26-0164-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.26.080

1 研究現(xiàn)狀和問題

近年來，高校圖書館接收的贈書逐年增多，公開發(fā)表的關于贈書研究的論文數量也逐年增多。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)捐贈人對自己的捐贈圖書很關心，擔心圖書館收不到書，或者收到書后不及時登記和入藏，他們通過電話、郵件、QQ等各種方式詢問贈書情況。有些圖書館收到贈書后不及時登記，或者使用EXCEL登記造冊，雖然可以查詢贈書信息，但不方便捐贈人和采訪館員查詢。我校使用匯文Libsys5.5文獻信息服務系統(tǒng)（以下簡稱Libsys）管理圖書館文獻，在Libsys圖書館業(yè)務交流群中，經常有圖書館同行詢問如何統(tǒng)計贈書信息，如怎樣將捐贈人或捐贈單位、贈書種數、冊數及金額等登記入賬，如何對贈書驗收等。

筆者利用中國知網，在高級檢索中構建檢索式，主題詞=贈書，并且主題詞=libsys或含匯文，未檢索到任何文獻。這說明利用Libsys進行贈書管理研究還是空白。本文對我?；贚ibsys的贈書管理進行了總結歸納，與大家分享，希望對實踐工作有所推動，亦對Libsys的升級改進有所裨益。

2 利用Libsys進行贈書管理的探索

2.1利用Libsys進行贈書登記的途徑——記載贈書詳細信息是首要任務

圖書館接到贈書后，要對贈書進行登記，以便查詢和統(tǒng)計。Libsys中共有兩個入口可以進行贈書登記。

2.1.1 贈送交換功能區(qū)

“贈送交換”功能區(qū)是Libsys專門為圖書受贈和贈送而設計的功能模塊，分受贈與換入、贈送與換出和贈送交換單位文檔三個部分。點擊Libsys采訪模塊菜單欄”贈送交換”，進入“受贈與換入”，該窗口分上中下三部分。最上面是業(yè)務窗口（工具欄），包括業(yè)務類型（受贈、交換入）、處理批次號、贈交單位和相關工具按鈕，如查找、新增、刪除、驗收和打印。中間部分是受贈圖書信息列表，包括題名、責任者、ISBN、出版年等圖書詳細信息和處理方式，如入藏、轉贈、不藏和退回等。最下面是輸入區(qū)，可以輸入圖書詳細信息、卷期、冊數和處理方式等。如收到本校老師捐贈的《多元媒介下的兒童與兒童電視》，應首先在工具欄中點選業(yè)務類型“受贈”，建立處理批次號0621，贈交單位選“本?！保☉仍凇百浰徒粨Q”菜單欄中點擊最下方“贈書交換單位文檔”，“建立贈交單位代碼和名稱”），然后在輸入區(qū)錄入題名、責任者等詳細圖書信息，國別、語種可以選填，處理方式選入藏，冊數根據實際受贈冊數錄入，點擊確定，即完成對該書的登記，中間部分就可以顯示受贈圖書信息列表（如圖1）。

2.1.2 評價

受贈予換入功能區(qū)可以集中顯示受贈或換入圖書的詳細信息，可以以贈交單位為檢索途徑，集中揭示該單位的所有贈書，并可以輸出打印，便于向受贈單位回執(zhí)所受贈書詳單、種數和冊數。但無法使用本館館藏數據、征訂數據和外部下載數據生成贈書MARC。無法查詢單本受贈書，只能瀏覽。這也意味著贈書接受后，采訪人員無法查找到該書信息，無法作為圖書征訂的數據源。該模塊雖然便于統(tǒng)計機構贈書，以機構為檢索途徑，但不能利用已有數據，只能手工錄入，不是最優(yōu)選擇。

（1）訂單組織功能區(qū)。

訂單組織是利用書商的征訂數據訂購后生成的訂購清單。也可以手工錄入書目信息，或利用已有的書目信息，新增訂戶后形成訂單組織。無論數據來源是哪里，訂單組織的實質是包含書商、訂購目錄、書目信息、訂戶信息（訂戶、經費來源、獲得方式和訂購套數）等要素的訂購清單。

利用訂單組織進行贈書登記必須要理解的關鍵詞是書商。任何訂單組織必須建立在某個書商下的相應訂購目錄，否則無法保存數據生成訂單組織，登記贈書也必須有書商依托。由于贈書是個人或團體免費贈予，并沒有書商，所以要虛擬書商專門登記贈書用?？梢栽诓稍L模塊中的“系統(tǒng)——書商代碼”下新增贈書的書商代碼和書商名稱。如名稱為“贈送”的書商。在訂單組織處，選擇該書商，新增訂購目錄，即可登記贈書。書目信息可以利用已有館藏數據、手工錄入數據，也可以使用征訂數據，或者利用CALIS和國圖數據。有了書商、訂購目錄和書目MARC數據后，點擊“新增訂戶”，彈出“訂戶信息窗口”，選擇訂戶，經費來源和訂購套數，訂購備注記載捐贈者及聯(lián)系方式。征訂信息小窗獲得方式選“國內贈送”。這樣，一種贈書的詳細書目信息，冊數、捐贈者信息、獲得方式等要素登記完成。做訂單組織時，必須選擇經費來源，匯文默認的經費是總館經費和受贈經費，雖然贈書可以選受贈經費作為經費來源，但驗收時該經費無法自動跳轉為經費項目。如果新增一項虛擬經費——捐贈經費，則較好地解決了這個問題。利用訂單組織記載贈書詳細信息時，要在訂購記錄條中點擊征訂信息，備注捐贈人信息（如圖2），如此可以準確記載和反映捐贈人及其通聯(lián)方式，方便溝通后續(xù)事宜。還可以把備注信息連同贈書詳情輸出打印，便于存檔。

（2）評價。

使用訂單組織登記后，采訪館員可以利用ISBN、書名和責任者等途徑檢索到該書，若有讀者推薦訂購或征訂目錄中有該書，可以作為是否繼續(xù)訂購的依據。如濟南出版社出版的《濟南文學大系》，于2015年5月19日舉行新書發(fā)布暨贈書儀式，我校應邀參加該贈書儀式，并受贈《濟南文學大系》4套。該書共10卷，編選了包括歷代濟南作家的優(yōu)秀作品、歷代濟南籍作家的優(yōu)秀作品、歷代描寫和反映濟南生活的優(yōu)秀作品，具有很高的文獻性和工具性。筆者代表學校領到該書后，第一時間在匯文系統(tǒng)中對我館訂購數據、征訂數據和館藏數據進行查重，都沒有發(fā)現(xiàn)該書，隨后在贈送書商下的批次，建立了《濟南文學大系》的訂單組織。贈書不僅可以豐富館藏，還可以在第一時間發(fā)現(xiàn)新的書目信息。如果受贈冊數不夠用，可以據此再增加復本。我館接收《濟南文學大系》半年后，書商才開始陸續(xù)推出該叢書的征訂數據。采訪館員查重后，發(fā)現(xiàn)我館已經有該書的受贈書，且復本量能滿足讀者需要，沒有再訂購該書。

2.2 贈書驗收——如何選擇書商和經費

Libsys中贈書登記后的下一個程序是驗收。如果不驗收直接采用回溯形式編目，則無法產生新書通報，不能在OPAC（書目檢索系統(tǒng)）中揭示報道一段時間內的到館新書。

2.2.1 贈送交換功能區(qū)登記贈書的驗收方法

使用“受贈與換入”窗口登記的贈書驗收，應首先在業(yè)務類型和處理批次號下調出該批次下的所有圖書，選中記錄后點“驗收”，系統(tǒng)自動跳轉到“受贈驗收”窗口，但并不能進行“個別登賬”產生驗收記錄，亦不能使用贈送書商，建立新的驗收批次號。該跳轉僅僅是從“受贈與換入”到“受贈驗收”的切換，無任何實際意義。

2.2.2 訂單組織驗收

使用訂單組織登記的贈書驗收方法，不能使用訂購驗收，需在“驗收——非訂購驗收——贈送驗收”下進行。選擇書商“贈送”，新增批次，在彈出的“驗收批次號”小窗中建立批次號，總賬類目選“贈書”（總賬類目與文獻類型不對應，只為統(tǒng)計不同的財產帳目），獲得方式選“國內贈送”，經費選擇“捐贈經費”，這樣即可驗收贈書，并自動獲取贈書專用財產號（我館贈書財產號在普通財產號前加Z，以區(qū)別于普通訂購圖書）。

有些館對贈書的登記不在匯文中做訂單組織，而是采用Excel或Acess登記，或手工登記入冊。還有的直接在贈送驗收下驗收圖書，或者在編目模塊以回溯形式直接對贈書編目。以上形式可以壓縮工作流程，節(jié)省工作時間，但不方便查詢贈書來源和捐贈者信息，采訪人員無法參考贈書信息決定該種贈書的后續(xù)購買決策，無法產生新書通報。

2.3 贈書編目——以RDA視角記載捐贈者信息并提供檢索點

Libsys中驗收后的下一程序是編目。贈書編目方法同普通訂購圖書，分別在采訪和編目模塊經過訂單組織——驗收——送編交接——交接批次，選定批次后即可編目，但需要區(qū)分的是如何在編目MARC中記載捐贈者信息。前文已經講述了如何在采訪模塊中記載捐贈者詳細信息，但編目模塊無法查看。編目MRAC記載捐贈者信息，用戶可以從OPAC中除通過書名、責任者查詢所捐圖書信息外，還可以捐贈者作為規(guī)范檢索點，增加檢索途徑。這對揭示、宣傳、檢索館藏贈書，展示圖書館的工作和維護良好的公共關系大有裨益。最新國際編目規(guī)則《資源描述與檢索（RDA）》介紹了作品單件與責任者之間的關系：當前擁有者、先前擁有者、出售者、儲存者和捐贈者?！禦DA解讀》一書認為“單件與責任者之間的擁有者、管理者、捐贈者等關系對于古籍編目相對重要，可在編目該類文獻時適當添加7XX字段”表達關系。因此，中文贈書編目可以增加702，712字段，分別記載單個或團體捐贈者，關系說明語為捐贈。如：

200 1_ |a世紀末夜晚的手寫|f施戰(zhàn)軍著

701_0 |a施戰(zhàn)軍|4著

702_0 |a朱德發(fā)|4捐贈

采訪模塊中的征訂信息備注記載了（下轉第181頁）（上接第165頁）捐贈人詳細信息，但編目模塊中無法查看。若要在編目Marc中記載捐贈人信息，可以在贈書登記時根據捐贈者實際情況選擇新增702或712字段，驗收和編目需要覆蓋原有數據時保留該字段，就可以在館藏數據中一直保留捐贈者字段，并可以以捐贈者為檢索途徑檢索圖書。

3 結束語

以上重點介紹了在Libsys中對贈書進行登記、驗收和編目的方法，對不符合館藏政策的贈書，筆者認為可以用EXCEL登記存檔，這樣既能建立每種贈書的電子檔案，方便有據可查，還避免了在Libsys中產生冗余數據。對符合館藏政策的贈書，最優(yōu)化的管理方法是遵從訂單組織—贈送驗收—編目，做訂單組織時Marc中增加7X2字段，驗收和編目時保留該字段，這樣既可以記載捐贈者，又增加了檢索途徑。參照RDA資源與責任者之間關系的表達，希望RDA中文化過程中，對贈書單件和責任者之間的關系和說明語、適用字段給予明確指導。

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