高校學(xué)生檔案工作管理探究

文/南京大學(xué)金陵學(xué)院 李升陽(yáng)

一、學(xué)生檔案工作概述

檔案的含義是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。我國(guó)于2008年9月1日起施行了教育部和國(guó)家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)生檔案工作是高校檔案工作重要組成部分。檔案定義告訴我，檔案應(yīng)具有社會(huì)性、后時(shí)性、真實(shí)可靠性和原始記錄性。高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生從高中到大學(xué)學(xué)習(xí)期間的錄取、學(xué)習(xí)、生活、思想等方面的情況，這些檔案材料是高校檔案的重要組成部分。學(xué)生檔案材料中包括高中時(shí)期的檔案材料、高校的入學(xué)登記表、個(gè)人的體檢表、學(xué)籍檔案、本人的獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案等，學(xué)生檔案也是在其畢業(yè)后隨畢業(yè)去向而轉(zhuǎn)走的人事檔案。學(xué)生檔案與學(xué)生未來(lái)的就業(yè)和發(fā)展息息相關(guān)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，雖然社會(huì)對(duì)于高校學(xué)生檔案的要求越來(lái)越高, 但是，目前高校學(xué)生檔案管理中依然存在一些問(wèn)題，只有及時(shí)改進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的高效化，并為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的人才信息。

二、高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）高校對(duì)學(xué)生檔案工作不重視。目前很多高校普遍對(duì)學(xué)生檔案工作，甚至其他檔案工作重視程度不足，認(rèn)為學(xué)生檔案的管理工作僅僅是學(xué)校運(yùn)營(yíng)中的一項(xiàng)普通學(xué)工工作。學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄的原因：一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員們認(rèn)為，學(xué)生檔案平時(shí)很少使用，沒(méi)有必要投入過(guò)多的人力、物力；另一方面，學(xué)生檔案工作不是面子工程，學(xué)生檔案工作的好壞對(duì)學(xué)校的教學(xué)、專業(yè)評(píng)估、學(xué)位評(píng)審沒(méi)有影響。做好了看不出效果來(lái)，不能及時(shí)展現(xiàn)在社會(huì)的面前，無(wú)法突出成績(jī)。

（二）缺乏專業(yè)的管理隊(duì)伍。高校學(xué)生檔案管理部門視各個(gè)學(xué)校自身情況而定，有的是放在院系，有的是放在學(xué)生工作處，還有的放在檔案管理部門（檔案館、檔案室等）。大部分高校是放在各個(gè)院系，按照現(xiàn)在高校的實(shí)際工作情況，院系沒(méi)有配備專職的檔案管理人員。大部分是要求輔導(dǎo)員來(lái)做相關(guān)的工作，或者由教學(xué)秘書甚至辦公室人員來(lái)兼職。這些工作人員中大部分沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺少專業(yè)的歸類、存放和管理的相關(guān)知識(shí)，而且這些人員本身還有其他繁重的工作，對(duì)學(xué)生檔案工作投入的精力有限，導(dǎo)致一些問(wèn)題頻發(fā)。同時(shí)管理人員對(duì)學(xué)生檔案工作不很重視，高校學(xué)生眾多，無(wú)法切實(shí)去檢查相關(guān)的檔案工作，這樣也讓檔案管理人員無(wú)法保質(zhì)保量完成學(xué)生檔案工作。加之這些人員流動(dòng)性強(qiáng)，工作調(diào)離后交接手續(xù)不及時(shí)，有的基本沒(méi)有交接。學(xué)校對(duì)檔案員的考核不到位，也可以說(shuō)學(xué)生檔案管理的好壞直接取決于兼職檔案員的個(gè)人素質(zhì)。

（三）學(xué)生檔案管理制度不規(guī)范。高校學(xué)生檔案管理制度在各個(gè)高校沒(méi)有達(dá)到相對(duì)的統(tǒng)一，學(xué)生檔案中，哪些材料是必須放的，哪些材料是可以放的，哪些材料是沒(méi)有必要放的，沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范。這樣也造成了學(xué)生檔案厚度不一，有的缺材料，有的放了一些冗余的材料，這樣給學(xué)生檔案材料在今后的管理中造成了不必要的麻煩。學(xué)生畢業(yè)后，去向多樣，目前學(xué)生檔案的管理并沒(méi)有明確的規(guī)章制度，畢業(yè)生的檔案有存放在學(xué)校的，也有放在生源地的。這就造成后面學(xué)生在需要使用檔案時(shí)，查找不到相關(guān)檔案，甚至造成檔案丟失的情況。

（四）檔案管理方法缺乏創(chuàng)新。高校檔案管理工作目前還停留在紙質(zhì)材料的收集上，沒(méi)有適用智慧社會(huì)的發(fā)展。多數(shù)高校還沒(méi)有利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行學(xué)生的檔案管理。學(xué)生檔案記錄在紙上。不僅不容易保存，而且也容易丟失，更不利于檔案的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理。不能及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行查找和使用，不利于學(xué)生的日常管理工作和今后的就業(yè)。另外，紙質(zhì)記錄也極容易造成信息的更改，對(duì)學(xué)生檔案材料的真實(shí)性造成影響。

三、高校學(xué)生檔案管理工作的方法探究

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，充分認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案管理工作的重要性。高校學(xué)生檔案工作是高校眾多工作中必不可少的組成部分，它對(duì)于學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。雖然現(xiàn)在很多畢業(yè)生有棄檔行為，但是學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生本人的重要程度與日俱增，因?yàn)閷W(xué)生檔案是真正能證明個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的材料。企事業(yè)單位招聘員工，國(guó)家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)。辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要檔案；參加公務(wù)人員招聘考試，需檔案確定身份；辦理個(gè)人退休手續(xù)時(shí)，要查看檔案記錄，否則無(wú)法順利領(lǐng)取養(yǎng)老金，另外社會(huì)保險(xiǎn)（如失業(yè)金等）也與人事檔案有關(guān)；專業(yè)職稱晉升的參考依據(jù)；出國(guó)政審和公證時(shí)，需要查閱個(gè)人檔案。辦理職稱評(píng)定、出具各種相關(guān)證明等也都需要人事檔案。自2016年1月1日起，人事檔案管理費(fèi)由財(cái)政撥款，這也說(shuō)明檔案工作在我國(guó)的重要性在提升。做好高校學(xué)生檔案管理工作，是社會(huì)發(fā)展的結(jié)果，各高校要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展潮流，努力做好學(xué)生檔案管理工作。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的管理隊(duì)伍，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提升，適應(yīng)實(shí)際工作需求。高校要配備專業(yè)的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，定期進(jìn)行培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)實(shí)際工作需求。任何行業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)專業(yè)的人才，檔案管理工作也一樣。高校要培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍，讓學(xué)生檔案能夠得到專業(yè)的管理。兼職檔案員要給予一定的待遇、獎(jiǎng)勵(lì)，建立一支相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。學(xué)校要給予一定的資金投入，做好包含檔案在內(nèi)的檔案庫(kù)房的管理工作，添置和更新計(jì)算機(jī)，采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件來(lái)進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，為確保檔案資料完整和安全提供硬件保證。

（三）建立健全高校學(xué)生檔案的管理制度，使管理工作有章可循。建立健全高校學(xué)生檔案管理制度，不僅要從學(xué)生檔案的要求工作抓起，也要從學(xué)生檔案管理人員考核做起。管理制度要明確高校學(xué)生檔案管理的工作內(nèi)容，學(xué)生檔案在各個(gè)時(shí)期產(chǎn)生的材料需要記錄在檔案中。要做到規(guī)范檔案中歸檔的材料，材料的標(biāo)準(zhǔn)、格式、內(nèi)容、紙張等內(nèi)容。嚴(yán)格審查學(xué)生檔案的各項(xiàng)內(nèi)容，明確規(guī)定檔案的使用方式、方法，規(guī)定哪些人員可以接觸、使用檔案。在對(duì)學(xué)生檔案的管理人員進(jìn)行考核時(shí)，要從業(yè)務(wù)能力，專業(yè)技能等方面考核，更要對(duì)實(shí)際的工作效果進(jìn)行考核。學(xué)生檔案目前有很多問(wèn)題，包括檔案轉(zhuǎn)接、棄檔檔案等工作的記錄情況，要對(duì)容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)進(jìn)行考核，查看學(xué)生檔案管理人員對(duì)工作熱愛(ài)情況和態(tài)度。對(duì)學(xué)生檔案的重要性進(jìn)行宣傳，也考驗(yàn)一個(gè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。不僅要讓和學(xué)生有轉(zhuǎn)接聯(lián)系的人員重視檔案工作，也要讓高校的領(lǐng)導(dǎo)重視這塊工作。檔案工作要耐住寂寞，靜下心來(lái)踏實(shí)做事，這樣才能將檔案工作做好。

（四）利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方法，讓學(xué)生檔案管理更高效。為了加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新，進(jìn)一步提升學(xué)生檔案管理工作的技術(shù)性，要引入先進(jìn)的信息化等管理方式。現(xiàn)在很多高校學(xué)生的數(shù)量非常龐大，因此學(xué)生檔案管理工作任務(wù)繁重，而且學(xué)生的流動(dòng)也比較快，檔案的保存期相對(duì)較短，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，將電子檔案引入高校的學(xué)生檔案管理之中，是順應(yīng)發(fā)展潮流。目前，黨員信息管理系統(tǒng)相對(duì)比較成熟，從黨員的信息錄入，到后面的黨員流動(dòng)，在黨員信息管理系統(tǒng)中都能實(shí)現(xiàn)。這個(gè)系統(tǒng)是從無(wú)到有，從初始階段到成熟。學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)也可以借鑒黨員信息管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，逐步發(fā)展。學(xué)生檔案的信息化，有助于引入先進(jìn)的技術(shù)，可以進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，能細(xì)化、完善學(xué)生檔案；也可以發(fā)揮新媒體的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)生能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的管理，學(xué)生的在校各類數(shù)據(jù)都可以進(jìn)行搜集，如學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)、成績(jī)信息、在校的生活情況、學(xué)習(xí)情況、身體情況都能及時(shí)反映。有助于高校對(duì)學(xué)生的管理。

學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)還能提高效率，降低人員成本，促進(jìn)專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)學(xué)生的在校情況建立預(yù)警機(jī)制。在此同時(shí)，補(bǔ)足傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)生檔案的缺點(diǎn)，能夠優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢與實(shí)體檔案的結(jié)合，真正發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。

建立學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)也可以讓學(xué)生及時(shí)查閱自己的檔案，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行AI學(xué)習(xí)，系統(tǒng)可以對(duì)每一個(gè)學(xué)生的在校學(xué)習(xí)、生活提出規(guī)劃和建議，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)生涯起到促進(jìn)作用。讓每一位學(xué)生有一個(gè)專業(yè)的人生導(dǎo)師，這些數(shù)據(jù)也可以幫助學(xué)校的管理人員制定適合學(xué)校的管理辦法。學(xué)生檔案反映了學(xué)生的基本情況，能更加直觀地展現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)、管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代信息化時(shí)代，智慧校園的建設(shè)是大勢(shì)所趨。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息共享，推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的信息化管理，不僅能夠有效地提升檔案管理工作的效果，還能充分利用檔案資源，方便高校管理者、輔導(dǎo)員以及任課老師對(duì)學(xué)生有更全面的了解，揚(yáng)長(zhǎng)避短，全面培養(yǎng)學(xué)生。而且對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)和就業(yè)、對(duì)高校的工作改革和發(fā)展起到推動(dòng)作用，也有利于全社會(huì)的發(fā)展。因此需要高校在建設(shè)過(guò)程中不斷地采取措施進(jìn)行完善，更好地推進(jìn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。