新形勢(shì)下如何做好電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作

文/國(guó)網(wǎng)山東省電力公司電力科學(xué)研究院 王艷玫

通常良好的檔案管理不僅是促進(jìn)電網(wǎng)工程企業(yè)管理規(guī)范化的重要保障，更對(duì)電網(wǎng)公司的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。因此，檔案在電網(wǎng)項(xiàng)目管理的各環(huán)節(jié)均發(fā)揮著無(wú)可替代的重要作用，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的足夠重視。

一、電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案整體記錄不完整、不規(guī)范。就電網(wǎng)檔案管理工作而言，最突出的問(wèn)題當(dāng)屬檔案記錄的不完善與不規(guī)范。大多數(shù)電網(wǎng)項(xiàng)目在具體的建設(shè)施工前，因未能提前做好充分的準(zhǔn)備工作，加之前期所考慮的事項(xiàng)步驟以及流程不清晰等問(wèn)題，致使相關(guān)檔案的記錄亦存在不規(guī)范的問(wèn)題。對(duì)此，為切實(shí)發(fā)揮檔案在電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的積極作用，便必然要對(duì)檔案管理體系的完善建設(shè)給予高度重視。與此同時(shí)，針對(duì)電網(wǎng)工程的具體建設(shè)過(guò)程，企業(yè)應(yīng)就工程的周期、人員分配、具體實(shí)施計(jì)劃等各方面做出相應(yīng)的安排，而在安排以上管理內(nèi)容時(shí)，為確保相關(guān)管理事項(xiàng)均已安排妥善，則需基于檔案所記錄的問(wèn)題來(lái)提前商討解決方案，以此方能在提升人力、物力的運(yùn)用效率同時(shí)達(dá)到節(jié)省資金與資源的目的。

（二）電網(wǎng)檔案記錄的方式單一，沒(méi)有根據(jù)實(shí)際的變化作出改變。當(dāng)前，諸多電網(wǎng)企業(yè)因在檔案記錄方面仍舊停留在簡(jiǎn)單的文字?jǐn)⑹鰧用娑茨茏龅綄?duì)諸如圖像、聲音等檔案資源的及時(shí)更新與記錄，因而使得環(huán)節(jié)流失的狀況十分嚴(yán)重，而無(wú)法全面記錄下電網(wǎng)工程項(xiàng)目實(shí)施的全部樣貌，導(dǎo)致企業(yè)日后在管理項(xiàng)目過(guò)程中缺乏針對(duì)性。因此，為電網(wǎng)項(xiàng)目管理工作提供依據(jù)，需要充分重視檔案管理的作用。當(dāng)然，記錄電網(wǎng)檔案不能僅是憑借傳統(tǒng)的紙質(zhì)工具，而是要配備完整的記錄設(shè)備，諸如畫面的拍攝、影像的記錄以及聲音的收錄等，均需相應(yīng)設(shè)備來(lái)達(dá)成相應(yīng)的目標(biāo)，這樣才能夠形成一套相對(duì)完整的管理體系。這是企業(yè)發(fā)展的必備基礎(chǔ)，對(duì)于整個(gè)電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展都起到了間接的推動(dòng)作用。

（三）檔案管理人員配備不足不專業(yè)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。當(dāng)前，我國(guó)電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理工作人員，因大多數(shù)電網(wǎng)企業(yè)并未將之視作自身的主營(yíng)業(yè)務(wù)，因而也未能為其配備專業(yè)的檔案管理人員。其中，因電網(wǎng)企業(yè)所參建的項(xiàng)目不僅規(guī)模巨大，且還涉及諸多參建單位，也這預(yù)示著項(xiàng)目的開展過(guò)程將有大量檔案產(chǎn)生，這表明了檔案管理工作需得到多部門的協(xié)助方能確保理想的開展效果。但就電網(wǎng)企業(yè)當(dāng)前的檔案管理人員而言，非本專業(yè)人員承擔(dān)檔案管理職責(zé)的狀況顯然無(wú)法滿足檔案管理要求。

（四）項(xiàng)目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。由于大多數(shù)電網(wǎng)企業(yè)在前期簽訂的合同協(xié)議中并未能針對(duì)檔案的歸檔時(shí)間、數(shù)量以及質(zhì)量等方面提出明確要求，因而使得檔案歸檔工作的完成通常較為滯后。不僅如此，因部分管理人員本身并不具備較強(qiáng)的規(guī)范意識(shí)，使得大量的項(xiàng)目前期文件未能得到及時(shí)的移交與歸檔，諸如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書、立項(xiàng)文件以及合同等。除此之外，檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象在電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理工作中極為常見(jiàn)。由于大多數(shù)檔案管理人員本身并不具備良好的歸檔意識(shí)與能力，因而使得檔案管理工作的具體開展非但未能做到對(duì)不同保管期限與類型的文件予以正確分類，而且各卷文件的具體命名亦極不規(guī)范，這便對(duì)后續(xù)的檔案使用造成了極大的困難，也因此而降低了檔案的使用效能。

二、新形勢(shì)下做好電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目檔案管理體系。為確保項(xiàng)目檔案管理體系的合理構(gòu)建，則必然要以我國(guó)的法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，因此方能讓項(xiàng)目檔案管理工作的開展做到有章可循。當(dāng)然，在此過(guò)程中，企業(yè)需將檔案管理的相關(guān)工作納入企業(yè)的工作計(jì)劃中，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在議事日程中須將之納入其中，以此方能引起各崗位職工的足夠重視，繼而切實(shí)提升檔案管理工作的開展質(zhì)量。當(dāng)然，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，有助于解決項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，如基于過(guò)往，因企業(yè)職工普遍對(duì)檔案管理工作的不重視，因而使得檔案管理工作開展時(shí)雜亂無(wú)章；引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視后，員工亦將在無(wú)形之中約束自身行為，這對(duì)檔案管理的集中化、系統(tǒng)化以及電子化發(fā)展而言無(wú)疑將起到良好的促進(jìn)作用。

（二）保障檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。任何企業(yè)于任何時(shí)期均需對(duì)相關(guān)人員的培養(yǎng)工作給予足夠重視，以此方能為相關(guān)崗位工作的順利開展提供支撐。電網(wǎng)企業(yè)檔案管理崗位亦是如此。但要切實(shí)培養(yǎng)出更多的專業(yè)人才來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的高效開展，則檔案管理部門亦需結(jié)合當(dāng)下的時(shí)代背景來(lái)對(duì)檔案管理人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)，以切實(shí)提升檔案管理的信息水平及能力，如此方能促使工作人員更好地服務(wù)于檔案管理工作，繼而確保檔案資源價(jià)值得以充分、有效地發(fā)揮。與此同時(shí)，基于如今這種信息化時(shí)代，雖然信息化成為了檔案管理工作發(fā)展之必然，對(duì)在具體推行過(guò)程中，檔案信息的安全問(wèn)題也將備受考驗(yàn)。因此，為確保檔案信息的安全可靠，要在推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，以避免檔案信息遭到惡勢(shì)力的攻擊而導(dǎo)致企業(yè)蒙受不必要的損失。

（三）加強(qiáng)檔案過(guò)程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程通常還涉及諸多的參建單位，因此，為保證理想的安全整理質(zhì)量，則需得到各部門及相關(guān)參建單位的通力協(xié)作。除此之外，在簽訂項(xiàng)目合同時(shí)，雙方也應(yīng)針對(duì)檔案管理的相關(guān)事項(xiàng)作出明確規(guī)定，諸如參建單位需按照合同約定的時(shí)間完成檔案交易工作。倘若項(xiàng)目文件移交之后，則雙方需根據(jù)合同約定來(lái)執(zhí)行相關(guān)條例。與此同時(shí)，為保證檔案管理的規(guī)范化，各參建主體還應(yīng)約定好檔案的組合與規(guī)則，并確保手續(xù)的完整，以此方能進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量，繼而確保所形成檔案能可在日后得到充分、有效的運(yùn)用。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享?；谌缃襁@種信息化時(shí)代，針對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)也必將成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)此，為促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，電力企業(yè)務(wù)必由以下幾方面入手：首先，加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入。檔案管理的信息化發(fā)展過(guò)程必然需要依托于先進(jìn)信息技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的支持，故足夠的資金投入方能保證檔案管理信息化建設(shè)的有效性。其次，要對(duì)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)給予高度重視。電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理信息化必然要基于相應(yīng)人才的支撐，因此，建立一支高水平的信息化人才隊(duì)伍亦是提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作開展的關(guān)鍵。最后，需加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，以方便企業(yè)利用檔案信息資源，繼而彰顯企業(yè)檔案管理工作的重要作用與價(jià)值。

總之，檔案管理工作對(duì)電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展無(wú)疑是至關(guān)重要的。對(duì)此，為切實(shí)維護(hù)檔案管理工作的有序發(fā)展，則電網(wǎng)企業(yè)相關(guān)部門除了需注重將信息技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作外，尚需對(duì)信息技術(shù)的實(shí)用安全給予高度重視，如此方能在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，確保檔案信息資源作用得以最大限度發(fā)揮。