企業(yè)部門文檔管理探索

文/臺(tái)山核電合營有限公司 陳麗嬪

企業(yè)文檔是企業(yè)的寶貴財(cái)富，文件產(chǎn)生流轉(zhuǎn)管控服務(wù)于企業(yè)核心業(yè)務(wù)與日常業(yè)務(wù)的有效開展，具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔后則成為記錄企業(yè)發(fā)展、成長的證據(jù)檔案，文檔的有效管理是支撐企業(yè)長期有效運(yùn)作的支柱和基石。企業(yè)部門文檔管理是企業(yè)文檔管理的重要組成部分，是企業(yè)文檔有效管理中的重要一環(huán)和關(guān)鍵元素。要做好企業(yè)部門文檔管理，可從以下幾方面進(jìn)行。

一、明確部門文檔的管控范圍

部門文檔管理工作主要包括：明確部門文檔管理人員、建立部門文檔控制工作體系，配置部門文檔管理所需資源。

（一）部門文檔管理人員。各部門需設(shè)立專兼職文檔管理人員，這非常重要，專兼職文檔管理人員作為文檔部門與業(yè)務(wù)部門的溝通橋梁，是文檔法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和程序要求的宣貫者，部門文件形成質(zhì)量的監(jiān)督者，部門歸檔文件整理的指導(dǎo)者。

（二）部門文檔控制工作。部門文檔控制工作包括兩方面：文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存、利用；文件收集、整理、歸檔。需規(guī)范文件的產(chǎn)生要求，如統(tǒng)一的文件編碼、文件格式、文件內(nèi)容模板、編審批流程，在產(chǎn)生環(huán)節(jié)控制文件形成質(zhì)量；規(guī)范文件的流轉(zhuǎn)要求，如統(tǒng)一分發(fā)范圍、分發(fā)方式，高效準(zhǔn)確地將文件送達(dá)閱知對象；在文件歸檔前，電子文件應(yīng)有序存儲(chǔ)，紙質(zhì)文件應(yīng)妥善保管，部門內(nèi)部人員能快速方便利用所需文件。在文件產(chǎn)生或接收時(shí)進(jìn)行登記，有助于日后對文件進(jìn)行完整的收集，對于有保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理，移交給文檔部門保管。

（三）部門文檔管理資源。部門文檔管理需要文件盒、檔案盒、資料盒、標(biāo)簽、歸檔章等文檔耗材，需要文檔柜架等裝具及辦公家具，以及空調(diào)、去濕機(jī)等文檔管理辦公設(shè)備，文件量大的部門還需專門用房，如培訓(xùn)檔案庫房、人資檔案庫房、財(cái)務(wù)檔案庫房等。

二、厘清文檔部門和業(yè)務(wù)部門的職責(zé)

部門文檔工作實(shí)施統(tǒng)一指導(dǎo)、分級管理原則，文檔部門負(fù)責(zé)對整體文檔工作實(shí)施統(tǒng)一指導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件在歸檔前的管理。

（一）文檔部門職責(zé)。文檔部門需及時(shí)跟蹤并學(xué)習(xí)國家或行業(yè)最新的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，并在文檔管理工作中落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)要求；需對部門文檔管理工作開展監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和培訓(xùn)工作，幫助業(yè)務(wù)部門建立并完善文檔管理體系；需建立統(tǒng)一的文件形成、歸檔等管理規(guī)則，使部門文檔管理工作有據(jù)可依；需建立整體文檔管理信息系統(tǒng)，提升文檔管理的效率；需接收、檢查、保管部門歸檔的文件，妥善保管便于后續(xù)提供利用。

（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)。業(yè)務(wù)部門需接受和配合文檔部門開展的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、培訓(xùn)工作，執(zhí)行統(tǒng)一程序要求，同時(shí)編制本部門文檔管理相關(guān)程序或指南，對文檔的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全負(fù)責(zé)；需向文檔部門歸檔經(jīng)過系統(tǒng)整理的成品檔案，成品檔案是指歸檔文件經(jīng)過系統(tǒng)整理，包括歸檔文件紙電內(nèi)容一致，文件頁號(hào)、檔號(hào)填寫齊全完整，卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄著錄完整準(zhǔn)確，案卷背脊、封面等外觀整齊達(dá)標(biāo)，文件有序化達(dá)到入庫標(biāo)準(zhǔn)。

三、抓住部門文檔管控的要點(diǎn)

部門文檔管控工作瑣碎繁雜，歸檔單位眾多，而且文檔部門在企業(yè)中的地位，可能會(huì)處于服務(wù)部門較為弱勢的地位，文檔部門需采取一些措施抓住部門文檔管控的要點(diǎn)。

（一）建立文檔工作網(wǎng)絡(luò)。業(yè)務(wù)部門需設(shè)立專兼職文檔人員，大多業(yè)務(wù)部門是兼職文檔人員，兼職文檔人員應(yīng)是部門內(nèi)熟悉業(yè)務(wù)且工作穩(wěn)定性較高的人員，初期要建立這樣一支兼職文檔人員團(tuán)隊(duì)會(huì)比較困難，需要公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，但一旦形成，則對長期部門文檔工作大有裨益。

（二）編寫文檔管理程序。企業(yè)部門一般是按規(guī)章、按程序辦事，文檔管理程序需規(guī)范文檔部門，業(yè)務(wù)部門管理文檔工作的方方面面，需經(jīng)過業(yè)務(wù)部門協(xié)審，高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，后續(xù)則按程序要求落實(shí)管理，避免出現(xiàn)部門文檔管理工作不規(guī)范，歸檔工作不配合的情況。

（三）開展歸檔分級培訓(xùn)。每年部門歸檔工作是重點(diǎn)，歸檔前的培訓(xùn)也是例行工作，如何使培訓(xùn)更有效，應(yīng)開展理論層級和操作層級的培訓(xùn)，理論層級主要就歸檔文件整理應(yīng)達(dá)到的狀態(tài)進(jìn)行培訓(xùn)，操作主要就歸檔文件整理的具體操作細(xì)節(jié)進(jìn)行集中面對面培訓(xùn)，并輔以成品案卷參考樣本。

（四）走訪檢查全面覆蓋。走訪檢查全面覆蓋各個(gè)部門，主要檢查部門文件在歸檔前的保管狀況，部門文件日常收集積累的情況，現(xiàn)場解答部門在文件管理中的疑惑，并強(qiáng)調(diào)歸檔操作負(fù)責(zé)人之間的工作交接必須有歸檔文件整理交接這一項(xiàng)。

（五）建立量化考核機(jī)制?？删幹撇块T文檔管理評分表，把日常文檔管理和文件歸檔提交進(jìn)度和質(zhì)量中的重要要素，如文件分類是否合理、文件是否登記、文件是否妥善存放、文件歸檔是否按時(shí)、文件著錄錯(cuò)誤率等進(jìn)行細(xì)化登記，最終得出部門文檔管理水平的排位。

四、結(jié)語

部門文檔管理所做的工作落到實(shí)處就是為了保障部門文件能按要求形成、流轉(zhuǎn)，歸檔文件收集整理滿足質(zhì)量要求，自存資料井然有序，文檔資料的管理能服務(wù)于本部門日程基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和核心業(yè)務(wù)的開展。