事業(yè)單位電子檔案管理模式研究

文/渭南市教育研究所 聶衛(wèi)國

隨著科技的進(jìn)步，電子技術(shù)受到我國各個(gè)領(lǐng)域的重視，尤其是檔案管理領(lǐng)域，更需要以電子技術(shù)應(yīng)用為自身發(fā)展提供更多可能性。我國事業(yè)單位的檔案管理工作，需要順應(yīng)新時(shí)代要求，積極構(gòu)建與發(fā)展電子檔案管理模式，采取措施解決現(xiàn)有管理問題，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)步與發(fā)展。

一、電子檔案的基本特點(diǎn)

（一）便利性。事業(yè)單位構(gòu)建電子檔案管理模式，需要充分認(rèn)識到電子檔案的便利性特點(diǎn)。電子檔案查閱方便，檔案信息被錄入后可以自動生成文獻(xiàn)檢索與目錄，實(shí)施檔案自動整理分類，最終對編排工作進(jìn)行完成。因此，只要輸入關(guān)鍵詞就可以查閱需要的檔案信息，加強(qiáng)信息獲取的便利性，節(jié)省查找時(shí)間。電子檔案的便利性還體現(xiàn)在信息補(bǔ)錄方便，檔案管理工作必然涉及到部分檔案信息補(bǔ)充與完善，在電子檔案中，同樣只要輸入關(guān)鍵詞就可以找到對應(yīng)檔案，對其進(jìn)行編排，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案查閱與傳遞更加方便。

（二）效率性。電子檔案具有效率性特點(diǎn)，體現(xiàn)在信息處理效率高與提升檔案管理工作人員管理效率。管理電子檔案的主要工作內(nèi)容是利用圖片掃描或文字的方式，在電腦中錄入初始信息，并借助相關(guān)程序處理這些信息，實(shí)現(xiàn)檔案資料快速整理，提升檔案信息統(tǒng)計(jì)分析與歸檔等管理工作效率。電子檔案管理有利于減少管理人員工作失誤，提升管理工作效率。電子檔案管理模式將管理人員從傳統(tǒng)繁重的檔案管理工作任務(wù)中解脫出來，提升管理人員工作效率的同時(shí)，給予人員更多學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)知識的時(shí)間，使其有精力去提升自身專業(yè)素質(zhì)，從而整體提升事業(yè)單位檔案管理水平。

（三）穩(wěn)定性。電子檔案具有穩(wěn)定性特點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案管理會涉及到存放大量紙質(zhì)檔案，對環(huán)境有較高要求的同時(shí)還存在浪費(fèi)空間的問題。相比之下，電子檔案管理中的檔案存儲更加穩(wěn)定，借助存儲卡、U盤與光盤等載體對檔案信息進(jìn)行儲存，不受外界環(huán)境影響，檔案可以進(jìn)行較長時(shí)間的存儲，穩(wěn)定性較強(qiáng)。

二、事業(yè)單位電子檔案管理問題

（一）檔案管理工作被忽視。部分事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識，還處于比較初級的階段，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是整理檔案工作，不能正確認(rèn)識檔案管理工作與電子檔案管理，使資料使用工作更加復(fù)雜。事業(yè)單位對檔案管理工作的忽視，會影響到管理工作人員的工作積極性，不利于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)突破與創(chuàng)新?；跈n案管理漠視引導(dǎo)，工作人員工作態(tài)度消極，將檔案管理工作等同于保證檔案不丟失與信息不泄露，不能正確認(rèn)識與利用電子檔案管理信息，影響工作人員工作效率，增加事業(yè)單位檔案管理工作難度。

（二）管理人員素質(zhì)不高。現(xiàn)階段，我國從事事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員，普遍存在專業(yè)素質(zhì)不高的問題，大多數(shù)人員具有較低的專業(yè)技能水平，甚至部分人員在工作之前并沒有接受過檔案管理系統(tǒng)化培訓(xùn)。這種管理人員專業(yè)素質(zhì)不足的問題，容易造成事業(yè)單位檔案管理工作失誤率的上升，使電子檔案管理不能充分發(fā)揮自身管理優(yōu)勢。部分事業(yè)單位并沒有針對電子檔案管理設(shè)置專業(yè)的管理人員，阻礙電子檔案管理工作正常開展，不利于事業(yè)單位建設(shè)信息化電子檔案管理工作模式。

（三）電子管理程度較低。在新時(shí)期，電子技術(shù)不斷發(fā)展，使我國許多行業(yè)領(lǐng)域都具有了新的發(fā)展契機(jī)，事業(yè)單位的檔案管理也需要充分意識到電子技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢，建設(shè)電子檔案管理工作模式，為自身檔案管理水平提升奠定基礎(chǔ)。但是部分事業(yè)單位存在電子檔案管理水平較低的問題，甚至有些單位還在沿用傳統(tǒng)檔案管理工作模式，不能引入電子技術(shù)，耗費(fèi)較多人力物力，降低檔案管理工作效率。即使有些事業(yè)單位能夠積極引入電子技術(shù)，開展電子檔案管理工作，但是電子檔案管理受工作人員信息素質(zhì)不強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)層引導(dǎo)不夠、電子技術(shù)利用率較低等因素影響，依然無法發(fā)揮自身優(yōu)勢，造成事業(yè)單位電子檔案管理水平難以提升。

（四）信息安全缺少保障。事業(yè)單位應(yīng)用電子技術(shù)實(shí)行檔案信息化管理，必然會面對信息的安全問題。科技給人們帶來便利的同時(shí)，也為人們帶來潛在性風(fēng)險(xiǎn)。因此，事業(yè)單位電子檔案管理需要重視信息安全問題，最大程度地杜絕信息泄露。網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)安全漏洞問題難以杜絕，造成網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，同時(shí)，檔案信息與數(shù)據(jù)在通過移動硬盤等載體進(jìn)行儲存與轉(zhuǎn)移的過程中，就會使檔案信息面臨一定泄露風(fēng)險(xiǎn)。并且電腦硬件與軟件也會經(jīng)常出現(xiàn)故障，還有網(wǎng)絡(luò)黑客問題的嚴(yán)重性等，都會使電子檔案信息管理面臨安全性問題。

三、事業(yè)單位電子檔案管理模式構(gòu)建

（一）重視檔案管理工作。事業(yè)單位重視檔案管理工作，是檔案管理工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)檔案管理有效發(fā)展成電子檔案管理并且推動電子檔案管理發(fā)展，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。例如，事業(yè)單位需要針對檔案管理工作，為其配備專門的工作人員，這些人員可以來自于檔案管理相關(guān)部門，也可以是單位專門聘請的人員，在人員中選擇部分人員成立領(lǐng)導(dǎo)小組，對電子檔案管理工作定期進(jìn)行嚴(yán)格檢查，監(jiān)督檔案管理工作人員工作情況，便于電子檔案管理問題及時(shí)被發(fā)現(xiàn)與解決。加強(qiáng)對電子檔案管理工作的重視，事業(yè)單位需要在相關(guān)管理人員之間加強(qiáng)電子檔案管理工作宣傳，使其意識到電子檔案管理的優(yōu)勢，引起全員重視，有利于管理人員針對電子檔案管理工作提出建設(shè)性意見，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式的構(gòu)建與完善。

（二）增強(qiáng)管理人員素質(zhì)。事業(yè)單位構(gòu)建與完善電子檔案管理模式，需要增強(qiáng)管理人員素質(zhì)，利用加強(qiáng)人員培訓(xùn)與建立考核制度的方式，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，為電子檔案管理工作順利開展與發(fā)展提供相應(yīng)保障。例如，事業(yè)單位需要為檔案管理人員提供基本專業(yè)技能培訓(xùn)，要求其具備基本管理能力與完善的管理知識體系，使其能夠掌握豐富的檔案管理技巧。另外，事業(yè)單位還需要針對電子檔案管理工作，為人員提供信息化技能掌握培訓(xùn)，有利于管理人員有效操作與管理電子檔案，提升人員整體檔案管理素質(zhì)。事業(yè)單位建立考核制度，定期考核評價(jià)管理人員工作表現(xiàn)，并將成績列入績效，這種方式有利于管理人員自覺主動地提升自身專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)單位內(nèi)檔案管理人員整體管理水平的提升。

（三）提升電子管理水平。電子檔案管理已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理的必然發(fā)展趨勢，因此，我國事業(yè)單位需要利用電子技術(shù)優(yōu)化升級當(dāng)前的檔案管理體系，提升自身電子管理水平。例如，事業(yè)單位需要在重視電子檔案管理工作的基礎(chǔ)上，關(guān)注新時(shí)期檔案管理的發(fā)展趨勢與新型檔案管理技術(shù)，在日常檔案管理工作中，為電子檔案管理提供專項(xiàng)資金方便傳統(tǒng)檔案管理更新?lián)Q代，并為電子檔案管理發(fā)展提供有利條件。這部分資金可以用于電子檔案管理工作引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)與設(shè)備，使電子檔案管理工作更加優(yōu)化，提升事業(yè)單位電子檔案管理質(zhì)量，提升整體檔案管理工作效率的同時(shí)，使事業(yè)單位電子管理水平得以顯著提升。

（四）加強(qiáng)信息安全防護(hù)。事業(yè)單位構(gòu)建與完善電子檔案管理模式，需要加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，定期升級與維護(hù)電子檔案管理設(shè)備，及時(shí)修補(bǔ)漏洞與查殺木馬與病毒，完善電子檔案管理防火墻系統(tǒng)設(shè)置，引進(jìn)國外先進(jìn)安全防護(hù)軟件，加強(qiáng)電子檔案管理相關(guān)系統(tǒng)的安全檢測與安全防護(hù)工作。另外，事業(yè)單位需要定期檢查電子檔案管理相關(guān)設(shè)備的環(huán)境，保證設(shè)備遠(yuǎn)離易燃易爆物品與水源等，為設(shè)備提供有利環(huán)境，使電子檔案管理工作能夠正常開展與發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位需要加強(qiáng)電子檔案管理人員的安全意識，組織其提前制定危機(jī)應(yīng)急處理方案，有利于信息安全危機(jī)問題及時(shí)解決，使電子檔案管理工作模式具有相應(yīng)安全保障。

四、結(jié)語

綜上所述，我國事業(yè)單位的單子檔案管理工作，需要以清楚電子檔案特點(diǎn)為基礎(chǔ)，分析現(xiàn)階段的檔案管理問題，采取重視檔案管理工作、增強(qiáng)管理人員素質(zhì)、提升電子管理水平、加強(qiáng)信息安全防護(hù)等措施，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作模式的構(gòu)建與完善，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。