檔案工作體制機制的創(chuàng)新與思考

文/賓川縣檔案館 楊存麗

根據(jù)社會的發(fā)展步伐，企業(yè)也要隨著社會的變化而變化。國家需要依法治國、需要深化改革等發(fā)展國內(nèi)經(jīng)濟(jì)；而企業(yè)也可運用法治手段管理公司，引進(jìn)新思想、新戰(zhàn)略，棄其糟粕取其精華，開創(chuàng)新型企業(yè)。企業(yè)改變了，內(nèi)部管理也會隨之變化，其檔案管理水平也會隨著企業(yè)的改革而提高或降低。

一、檔案工作管理體制和運行機制的原則

第一，一定要對檔案的材料進(jìn)行探測和檢驗，并切合實際使相關(guān)制度得以實現(xiàn)，從而全面了解那些高技術(shù)高質(zhì)量工作中的相關(guān)信息、明確工作中的主要內(nèi)容以及相關(guān)屬性，為了確保檔案具有真實性，增加可信度和具有合法性以及在法律上具有作用，能得到法律的保護(hù)，才能在現(xiàn)場使當(dāng)事人當(dāng)面簽字的基礎(chǔ)上邀請這方面的教授或?qū)I(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場記錄并制作檔案。第二，為了保證檔案的內(nèi)容真實可靠、概念明確條理清晰、合理合法，不論哪種檔案都需要嚴(yán)格認(rèn)真地核對檔案結(jié)果并讓相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字，在面對具有大量內(nèi)容的檔案時，必須需要高級主管親自主持相關(guān)會議與審計核對，對每條內(nèi)容都要依次審查記錄，防止出現(xiàn)遺漏的地方。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理法制意識薄弱。當(dāng)前，主要依據(jù)經(jīng)濟(jì)帶來的效益來判斷社會的發(fā)展，以至于當(dāng)前多數(shù)檔案工作人員認(rèn)為整理資料就是檔案的管理，無法給企業(yè)增加經(jīng)濟(jì)利益，因此多數(shù)單位因為這種負(fù)面思想不愿意設(shè)立專業(yè)管理部門，調(diào)配專業(yè)管理人員。因此，人力、物力的嚴(yán)重緊缺促使檔案管理工作停滯不前，只停留在最基礎(chǔ)的收集信息這樣無技術(shù)含量的工作上，嚴(yán)重妨礙了依法治理檔案的制度。

（二）檔案管理制度缺乏完善性。從目前來看，檔案管理體制還不成熟，這樣很容易造成在管理、保護(hù)與借閱的過程中，引起囤積和分撒的問題，即使有一些企業(yè)制定了相關(guān)規(guī)章制度，但并沒有在現(xiàn)實生活得以實現(xiàn)，這樣的制度就形同虛設(shè)，沒有實際效力。由于以上各種原因，導(dǎo)致了管理質(zhì)量水平降低，更何況還有一些管理人員缺乏責(zé)任感，意識淡薄，在現(xiàn)實工作中有所體現(xiàn)，資料不及時整理并放到指定位置，導(dǎo)致資料無條理性亂放，這就形成了資料不完整流失分撒的現(xiàn)象。就好比說，在沒有經(jīng)過任何途徑就向外借出資料之后，到一定時間時資料都無法及時返還，其中就是由于沒有記錄導(dǎo)致資料流失。甚至，還有一些資料被外借人員損壞涂鴉嚴(yán)重，損壞了資料的整體性和自身價值。

三、檔案管理機制創(chuàng)新的對策

（一）優(yōu)化檔案管理運行機制。首先，我們要具備先進(jìn)的思想觀念，建立多種多樣的管理方式，并將相同種類的檔案資料歸類放在一起，建立一個以業(yè)務(wù)為主要中樞的模式。其次，在管理檔案時要有很多高標(biāo)準(zhǔn)：一是必須要求管理檔案的人員具有創(chuàng)新性觀念和專業(yè)人才。二是領(lǐng)導(dǎo)者一定要有一雙慧眼去發(fā)現(xiàn)高知識、高水平、高技能和具有強烈責(zé)任感的全方面發(fā)展人才，并對其發(fā)掘培養(yǎng)，進(jìn)而更好地對檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新。

（二）因地制宜建章立制促進(jìn)依法治檔。企業(yè)在進(jìn)行管理過程中，一定要根據(jù)規(guī)章制度管理檔案，在法治的基礎(chǔ)上提高工作人員的檔案意識。首先，企業(yè)在通過法制管理檔案的過程中應(yīng)該提高建設(shè)性，根據(jù)地方特點制定相應(yīng)制度，在規(guī)章制度的基礎(chǔ)上推進(jìn)依法治檔戰(zhàn)略。主要體現(xiàn)在我國的檔案事業(yè)在法治道路上正式步入正軌，在現(xiàn)實管理中使依法治檔策略得以實現(xiàn)，在檔案管理中明確規(guī)定工作原則和規(guī)范每個職工責(zé)任，形成法制化管理模式，加大國家管理力度。其次，在法治管理的前提下，國家應(yīng)遵循因地制宜、分類監(jiān)管的基本準(zhǔn)則，結(jié)合不同的企業(yè)特點制定對應(yīng)的相關(guān)制度與細(xì)節(jié)，以《檔案法》為核心標(biāo)準(zhǔn)，使管理工作有一定的章法。必須具有長遠(yuǎn)的目光，因為法制體系需要長時間來完成。因為在檔案管理工作中不同的階層情況有所不同，必須根據(jù)具體情況形成獨具特色的適合自己的管理體系。

（三）做好檔案工作整體以及局部管理。在對檔案進(jìn)行管理的過程中，檔案的體制是一個完整的個體，它的性質(zhì)主要在兩方面有所體現(xiàn)，其兩者之間的關(guān)系又是相互聯(lián)系相互補充的。一是從內(nèi)部結(jié)構(gòu)來看，經(jīng)營與管理兩者之間的管理模式與狀態(tài)都具有差異性，如果都使用相同的進(jìn)行管理，就無法取得自己想要的高質(zhì)量結(jié)果，也會對開展檔案獨特型管理模式有所影響。二是在外部方面，應(yīng)該構(gòu)建多種多樣的管理方法，還應(yīng)需要構(gòu)建中樞式管理機制，以企業(yè)主要管理層為核心，上到管理層，下到基礎(chǔ)層，都根據(jù)相應(yīng)的工作將一些檔案集中起來管理。

四、結(jié)束語

隨著社會的不斷發(fā)展，改革歷程的不斷前進(jìn)，企業(yè)也會隨著社會的改革積極解決檔案管理中的不足，在現(xiàn)實工作中要結(jié)合實際情況建立規(guī)章制度，健全完善的制度，加大監(jiān)管檢查力度，制定檔案管理人員上崗資格證制度，在各個方面提升管理人員的專業(yè)技能和道德修養(yǎng)。