新時期企業(yè)檔案信息化建設思考

文/山東廣電網(wǎng)絡有限公司青島分公司 劉娟 萬諾諾

近年來，信息技術、移動互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展對社會經(jīng)濟建設的各個方面都產(chǎn)生了巨大的影響，企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化。傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低下，已經(jīng)不能適應新形勢的需求，積極推進檔案信息化建設，開創(chuàng)高效、優(yōu)質的信息服務應用環(huán)境成為新時期每一個企業(yè)所要面對的重要課題。

一、企業(yè)檔案信息化建設的內涵及特征

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務的工程。

企業(yè)檔案信息化建設主要包括以下兩方面的內容：一方面是將現(xiàn)有檔案資源數(shù)字化。檔案管理部門通過掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段將原來紙質的檔案文件轉化為電子資源，建立起信息資源庫，通過檔案索引可以快速查詢到所需的檔案信息，改變了原來紙質檔案龐大、雜亂、分散的狀況，大大提高了工作效率；另一方面是實現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡化，將數(shù)字檔案信息上傳網(wǎng)絡，用戶可以方便地共享授權了的檔案信息，并可以進行相關的合法操作，網(wǎng)絡服務取代了原來的面對面服務，減少了對人、財、物、時間等資源的占用。由上面論述可知，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化的主要特點可以概括為：數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化和簡易化。

二、當前企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

（一）重視程度不夠。一方面，有些單位領導檔案信息化建設意識缺乏，對此事持觀望態(tài)度，既不支持，也不排斥，沒有充分認識到檔案信息化建設的重要性，缺乏與時俱進的態(tài)度和思想，因此也就不愿投入足夠的資金來建設；另一方面，有些檔案管理人員年紀較大，思維觀念陳舊，固守原來的檔案管理模式，加上沒有人引導，企業(yè)檔案管理只能維持現(xiàn)狀。即使有些企業(yè)引進了檔案信息化管理模式，但因為對信息化建設興趣不高，認識不夠，實際運用效果并不樂觀。

（二）檔案管理軟件不能很好地行使本單位檔案管理的職能。當前，檔案管理軟件品種繁多，基本功能類似，也能基本滿足檔案管理的要求，但充分適應本行業(yè)特點，完全契合本單位檔案管理要求的軟件并不多見。另外，有些檔案管理軟件存在運行速度慢、共享性差、安全性不能滿足要求等缺點。

（三）檔案信息化建設標準化不夠。在企業(yè)信息化建設過程中，標準化對于檔案管理工作具有重要的意義，在數(shù)字化條件下，檔案信息化建設中的標準化問題更加突出。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設各階段的相關性更強，如檔案信息的傳輸、流轉、共享都會涉及諸多相關主體。因此，檔案信息化建設更加需要講求統(tǒng)一技術語言，更加需要講求標準化和規(guī)范化。但目前我國檔案信息化建設中標準化建設嚴重滯后，阻礙了檔案信息化建設的快速發(fā)展。

（四）管理人員綜合素質不高。一方面，很多企業(yè)的檔案管理人員年齡較大，精力及信息化學習能力較弱，他們缺乏進一步學習及提升的熱情；另一方面，很多企業(yè)對檔案管理工作重視不夠，對檔案管理人員定酬不高，難以吸引到高素質的專業(yè)化人才。以上兩方面導致管理人員的綜合素質難以滿足信息化建設的要求。

四、檔案管理信息化建設的完善措施

（一）提高管理者的重視程度。首先，企業(yè)各級領導應該意識到檔案管理信息化建設的必要性，建立全新的檔案資源信息化理念。其次，企業(yè)要結合自身情況，做好檔案信息化建設的宣傳和培訓，普及信息化建設的基本知識，提升員工的信息化建設水平。最后，企業(yè)需要加大對檔案管理工作的投入，綜合提升硬件、軟件設施層次，適當提高檔案管理人員待遇，以吸引優(yōu)秀的檔案管理人才。

（二）重視檔案管理軟件的開發(fā)。對企業(yè)來說，檔案信息化建設不但要重視硬件的購置，更要重視檔案管理軟件的選擇。企業(yè)要按照行業(yè)特點選擇管理軟件，注重實效，從強化管理的實際出發(fā)，優(yōu)化工作模式，提升工作效率。

（三）加強標準化建設。檔案行政管理部門要圍繞檔案信息化建設的全局，堅持標準先行的原則，把工作重點轉向標準的制定及實施上來，推進單位檔案管理信息化建設實現(xiàn)標準化。

（四）通過多種辦法提高檔案管理人員綜合素質。企業(yè)要選拔專業(yè)技術人員從事檔案管理工作，并加強專業(yè)技能培訓，從專業(yè)基礎、信息化應用水平和職業(yè)道德等各個方面來進行。對檔案管理人員嚴格執(zhí)行上崗制度，定期進行考核評價。另外，企業(yè)應適當提高檔案管理人員的薪資水平，提升全體員工對檔案管理工作的認同感。