新形勢下如何強化勞動爭議仲裁工作的檔案管理

文/青州市勞動人事爭議仲裁院 徐福崗

檔案管理屬于行政事業(yè)部門的重要組成部分之一，其中勞動爭議仲裁檔案又屬于檔案管理中的重點環(huán)節(jié)。構(gòu)建完善的勞動爭議仲裁管理體系是保障勞動爭議仲裁工作更好落實有法可依、有法必依的基礎(chǔ)要素，這是為勞動爭議仲裁工作奠定良好基礎(chǔ)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是合理且妥善解決勞動爭議仲裁糾紛事件的有效工具。對此，探討基于新形勢下如何強化勞動爭議仲裁工作的檔案管理，具有重要意義 。

一、新形勢下勞動爭議仲裁檔案管理的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理服務(wù)方式的改變。電子數(shù)字資料已經(jīng)成為了仲裁部門的重要資源主體，這樣的信息化管理與以往的傳統(tǒng)模式不同，除了使用紙張記錄之外，還可以有更豐富的形式，如圖像、音頻、視頻等。新形勢下，對于勞動爭議仲裁的管理、資料管理等都產(chǎn)生巨大的變化，現(xiàn)如今勞動爭議仲裁已經(jīng)普及了信息化的管理和信息資料。但是在管理上沒有相應(yīng)的手段，造成勞動爭議仲裁信息資料的泛濫，很多資料沒有歸納，造成信息的查詢和使用出現(xiàn)很多問題。

（二）檔案安全保障的變化。檔案的安全化對于保證人們的安全具有重要的意義。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，都對傳統(tǒng)的檔案安全體系形成壓迫和挑戰(zhàn)。檔案資料面臨著很多威脅，因為保存不當(dāng)管理不嚴(yán)格和技術(shù)不過關(guān)以及安全保密等帶來較大的威脅。

（三）缺乏對大數(shù)據(jù)電子信息的管理制度。在現(xiàn)代社會，電子信息數(shù)據(jù)的管理需要相應(yīng)的系統(tǒng)和技術(shù)提供維持管理，實現(xiàn)信息化管理的可靠性和電子化，在相關(guān)管理制度下，電子化的管理才能穩(wěn)定發(fā)展。但是目前很多勞動爭議仲裁對于電子信息管理沒有足夠的認(rèn)識，也沒有專門的管理體系，所以在電子檔案管理上有很大的缺陷，出現(xiàn)不規(guī)范不系統(tǒng)的問題。

二、勞動爭議仲裁檔案管理模式面臨改革

電子信息資料也是重要的資源，在當(dāng)前社會背景下，勞動爭議仲裁檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變思想，對檔案的管理理念提出新的認(rèn)識，不僅具有服務(wù)意識，也要有一定的市場意識，積極服務(wù)資源需求者。通過網(wǎng)絡(luò)平臺，調(diào)研客戶的需求，努力做好服務(wù)，同時簡化辦事流程，最大限度滿足客戶需求。此外，還需要有一定的公益和資源共享意識，對一些重要的資源，例如歷史遺產(chǎn)等，需公開，提供免費使用。在管理創(chuàng)新上需要從兩個方面著手，第一是加大資源的開放程度，大數(shù)據(jù)信息化時代，首先面對社會資源的激烈競爭，其次就是政府信息公開的執(zhí)行情況，國家推動信息服務(wù)，同時保護(hù)公民的利益，公民和社會團體具有獲得公開信息資料的權(quán)利，這樣的做法能夠加快檔案資源信息的流動，所以在大數(shù)據(jù)下，信息的公開是必然的。此外，需要加強電子管理軟件的開發(fā)和技術(shù)應(yīng)用研究。各大勞動爭議仲裁之間應(yīng)當(dāng)互相交流，共同開發(fā)電子軟件的研究，根據(jù)實際情況，發(fā)展符合自身需要的軟件，打破信息的閉塞。在開發(fā)管理關(guān)鍵的同時，需要加強維護(hù)，也就是安全系統(tǒng)的建立。

三、如何強化勞動爭議仲裁工作的檔案管理

（一）建立現(xiàn)代化檔案管理理念。在現(xiàn)代社會數(shù)據(jù)發(fā)展的影響下，檔案管理模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為了必然趨勢，為了適應(yīng)這種變化，對檔案進(jìn)行更好的管理，服務(wù)勞動爭議仲裁、服務(wù)社會，需要建立現(xiàn)代化的管理理念。另外，也需要保障檔案管理制度的合理性。首先，需要構(gòu)建完善的勞動爭議仲裁檔案管理工作制度，促使檔案管理工作有章可循，同時在出現(xiàn)差錯時可以更好地追究責(zé)任人并落實處罰體系。檔案管理工作的制度需要從分層責(zé)任制的層面著手，將工作以細(xì)化的方式進(jìn)行處理，將責(zé)任落實到個人，制度的內(nèi)容則需要涉及收納制度、借閱制度以及電子版的檔案管理制度，規(guī)避檔案在具體管理過程中呈現(xiàn)出混亂的表現(xiàn)，同時也需要嚴(yán)格落實態(tài)度、紀(jì)律方面的管理制度，保障高質(zhì)量檔案管理工作更好落實。

（二）推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代，檔案資料信息化，產(chǎn)生較多繁雜的資料，為勞動爭議仲裁檔案的管理施加了更多的壓力，增大了工作量。所以需要在檔案管理上加大基礎(chǔ)投入，對于設(shè)備和技術(shù)的更新要與社會的發(fā)展相結(jié)合，每年需要投入一定的資金進(jìn)行設(shè)備系統(tǒng)的更新維護(hù)。同時需加強信息化管理力度，通過各個單位的配合，不斷提高檔案的信息化水平?，F(xiàn)代大數(shù)據(jù)時代下檔案的服務(wù)講求的是二次信息加工利用，加大服務(wù)終端的信息化建設(shè)水平，對于資料信息的獲取會更加方便，在電子設(shè)備及管理軟件上需要更新，加大信息化力度。

（三）規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和安全信息保證系統(tǒng)。規(guī)范管理體系的建立是信息檔案管理的關(guān)鍵，只有規(guī)范管理制度和體系，才能有效保證管理的質(zhì)量。在檔案管理的流程中，例如接受、歸檔、存儲交換等等過程中都需要制定標(biāo)準(zhǔn)的制度，逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式。此外，檔案來源是管理的起點和數(shù)據(jù)的源頭，在這一塊也需要逐一標(biāo)準(zhǔn)化制定，做好宣傳和相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，保證從源頭做好現(xiàn)代檔案管理。安全也是管理中的重要內(nèi)容，尤其在大數(shù)據(jù)時代，其地位更加突出，不僅要實現(xiàn)其管理安全保障，也要加強網(wǎng)絡(luò)平臺安全建設(shè)。

（四）細(xì)化檔案管理措施。首先，細(xì)化檔案的歸檔范圍。在勞動爭議仲裁工作過程中，需要及時制定完善的檔案歸檔范圍，這一范圍必須明確且細(xì)致，在職能調(diào)整以及業(yè)務(wù)發(fā)展的同時也需要持續(xù)性改進(jìn)與完善。在制定范圍的同時需要充分考慮歸檔儲存的資料完整性，務(wù)必滿足勞動爭議仲裁內(nèi)部控制體系建設(shè)以及實施期間的可驗證性、滿足法律規(guī)定與監(jiān)管要求、全面體現(xiàn)勞動爭議仲裁各項活動等基礎(chǔ)要求。其次，需要深入完善文件歸檔的環(huán)節(jié)性管理。不僅需要及時構(gòu)建檔案歸檔的工作機制，同時還需要及時制定歸檔計劃并突出歸檔的關(guān)鍵點問題，在歲末年初都屬于歸檔工作的重點時間點，此時需要落實集中化、全面性的文件材料歸檔管理，并保障歸檔的全面性以及細(xì)致性。在機構(gòu)的調(diào)整以及人員配置層面上優(yōu)化的同時，需要將文件資料檔案的交接作為第一任務(wù)，必須以規(guī)范性的手續(xù)作為基礎(chǔ)途徑，做好留痕留責(zé)，保障資料信息任何走向都清晰可見。最后，需要持續(xù)性強化人員培訓(xùn)管理力度，借助現(xiàn)場指導(dǎo)、視頻交流以及手冊方法等多種途徑實現(xiàn)培訓(xùn)教育工作的全面性開展，持續(xù)性提高勞動爭議仲裁檔案管理工作意識與自覺性的提升，構(gòu)建一支完善的檔案管理隊伍。另外，隨著現(xiàn)代化社會的持續(xù)性發(fā)展，關(guān)于勞動爭議仲裁檔案管理工作的信息化元素也會更多，此時強化信息化層面的宣傳教育也顯得非常有必要。

四、結(jié)語

總之，現(xiàn)代社會隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)不斷完善，現(xiàn)階段可以說是大數(shù)據(jù)時代，對于各方面都產(chǎn)生了重要的影響，大數(shù)據(jù)技術(shù)本身具有多樣性、時效性和大數(shù)據(jù)的信息特點，影響著當(dāng)今社會人們工作、學(xué)習(xí)等方方面面。在勞動爭議仲裁檔案管理中同樣也提出了新的要求，改變勞動爭議仲裁檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，對于檔案管理和發(fā)展具有重要意義。