淺談機(jī)構(gòu)改革中照片收集和管理

文/東港市財(cái)政事務(wù)服務(wù)中心 劉明珠

近年來，隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的不斷提高發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及和新型電子信息媒介的廣泛應(yīng)用，照片檔案的數(shù)量日益增多，來源和內(nèi)容日漸豐富。加強(qiáng)照片檔案的收集和管理，對(duì)于豐富檔案資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用。尤其是現(xiàn)在全國各地正在開展機(jī)構(gòu)改革，包括各種新組建單位、撤銷建制單位、機(jī)構(gòu)合并、單位職責(zé)優(yōu)化或變化、機(jī)構(gòu)更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制等，在社會(huì)快速發(fā)展變化中，如何更有效地收集、整理、記錄和利用好這些珍貴的原始照片和記錄，是每一位檔案工作者應(yīng)該認(rèn)真考慮的問題。

一、正確認(rèn)識(shí)照片檔案的重要性

《中華人民共和國檔案法》將檔案的定義表述為：“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”目前在我國，通常將檔案分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、專門檔案和聲像檔案。照片檔案是聲像檔案中的一個(gè)非常重要的組成部分。

照片檔案通過攝影技術(shù)定格當(dāng)時(shí)的歷史原貌，對(duì)以后研究考據(jù)歷史原貌具有高度的準(zhǔn)確性和直觀性。是社會(huì)事務(wù)的重要憑證。在現(xiàn)在機(jī)構(gòu)改革的浪潮中，很多機(jī)構(gòu)在合并、撤銷或更名，有的組織機(jī)構(gòu)地址要搬遷等，這些機(jī)構(gòu)變遷的照片檔案，對(duì)于以后還原、研究機(jī)構(gòu)沿革，具有重要意義。

二、目前照片檔案存在的問題

（一）對(duì)照片檔案的整理不夠重視。一些機(jī)關(guān)單位普遍重視文書、業(yè)務(wù)、科技和人事檔案的規(guī)范整理，對(duì)照片檔案的整理不夠重視。對(duì)于反映工作情況和工作業(yè)績的現(xiàn)場照片，尤其是機(jī)構(gòu)變革中的現(xiàn)場照片等，僅存在于私人手中或數(shù)碼相機(jī)中，未能得到及時(shí)保護(hù)和管理，或未能及時(shí)沖洗而遺失。

（二）照片檔案收集量少，歸檔不齊全。照片檔案比普通檔案數(shù)量少，尤其在目前智能移動(dòng)設(shè)備已經(jīng)普及的情況下，各種照片檔案的收集歸檔工作明顯滯后時(shí)代的發(fā)展。在目前的地方機(jī)構(gòu)改革過程中，很多單位新建、改制、合并、撤銷、搬遷等，現(xiàn)場照片檔案的收集數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。

（三）照片檔案的內(nèi)容不充分，主體內(nèi)容不突出。在檔案工作中，對(duì)于一些重要會(huì)議和重大活動(dòng)，照片檔案中對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)的拍攝數(shù)量較多，對(duì)參與會(huì)議和活動(dòng)的干部群眾拍攝較少或者沒有拍攝，對(duì)于主題會(huì)標(biāo)和周圍場景取景不足。

（四）照片檔案整理不夠規(guī)范。有的機(jī)關(guān)單位照片檔案雖然有一些，但是整理不規(guī)范，缺少照片的題名、文字補(bǔ)充和說明材料，減少其使用價(jià)值。對(duì)于一組緊密關(guān)聯(lián)的照片檔案，缺乏文字說明，或是文字說明不規(guī)范。因?yàn)槿鄙傥淖终f明而導(dǎo)致后人無法準(zhǔn)確理解判斷照片檔案的內(nèi)容，乃至產(chǎn)生錯(cuò)誤理解，這既是檔案工作的遺憾，也是對(duì)歷史的不負(fù)責(zé)任。

（五）照片檔案的保管方法不正確。有的照片檔案保管條件差或者保存方法有誤，往往幾年以后照片、底片產(chǎn)生發(fā)黃、消退等現(xiàn)象，降低了照片檔案的可讀性和歷史價(jià)值。

三、如何加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革中照片檔案的收集和管理

（一）加大宣傳教育力度，發(fā)動(dòng)干部群眾積極參與照片檔案的拍攝和收集工作。檔案部門要采用有效措施和途徑，大力宣傳照片檔案的價(jià)值和重要性，尤其是在機(jī)構(gòu)改革中有紀(jì)念意義的重要會(huì)議、重大事件、重要活動(dòng)等，要宣傳動(dòng)員參會(huì)的干部群眾充分發(fā)揮智能手機(jī)的拍攝作用，從不同角度留下詳細(xì)圖片記錄，從中優(yōu)選出有價(jià)值，有表現(xiàn)力的照片歸檔。要讓干部職工明白照片檔案的重要意義，擴(kuò)大照片檔案在公眾中的影響力，激發(fā)干部群眾的參與熱情，使照片檔案的收集工作獲得干部群眾的支持。

（二）明確責(zé)任，加強(qiáng)各相關(guān)機(jī)關(guān)單位照片歸檔工作。各機(jī)關(guān)單位要結(jié)合本單位的職能特點(diǎn)，建立覆蓋本單位職能的照片檔案收集歸檔制度，明確照片歸檔范圍、歸檔機(jī)構(gòu)和人員，使照片歸檔工作制度化、規(guī)范化和經(jīng)常化。對(duì)于機(jī)構(gòu)改革中的重要會(huì)議、重大事件等要形成完整的照片信息，活動(dòng)結(jié)束時(shí)要及時(shí)向檔案室移交照片資料，使照片檔案的收集和歸檔工作規(guī)范有序。

（三）嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)做好照片檔案的整理工作。要嚴(yán)格按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）做好照片檔案的組卷、排列、編號(hào)、加說明、填寫卷內(nèi)目錄和備考表，擬制照片檔案案卷目錄等工作。要做到文字說明具體、翔實(shí)、精準(zhǔn)，信息全面完整。

（四）加強(qiáng)照片檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加大執(zhí)法力度。各級(jí)檔案部門要加強(qiáng)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，開展多樣化的攝影技術(shù)培訓(xùn)等，要讓信息采錄人員或檔案管理人員能拍攝出高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的現(xiàn)場照片。根據(jù)現(xiàn)代高科技圖像采集設(shè)備，為機(jī)構(gòu)改革中照片檔案的收集和管理提供技術(shù)支持和物資保障。同時(shí)，要把照片檔案的收集和歸檔工作列入機(jī)構(gòu)考核和年度檢查的范圍中。對(duì)機(jī)構(gòu)改革中單位的公務(wù)活動(dòng)和公職人員職務(wù)行動(dòng)中所形成的照片檔案要做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)交盡交，對(duì)于不按規(guī)定收集歸檔、據(jù)為已有或拒不移交的行為，任免機(jī)關(guān)或者監(jiān)察機(jī)關(guān)按照管理權(quán)限依《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》追究責(zé)任。

四、如何加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革中照片檔案的保管工作

由于照片檔案自身材質(zhì)的特殊性，它的保管要求比其他檔案要求更高，在工作中要做好以下幾點(diǎn)：

（一）做好照片檔案的收集、歸檔、管理或移交、封存工作。機(jī)構(gòu)改革過程中，單位和人員變動(dòng)大，尤其是面臨單位撤銷或改制，照片檔案的保管和管理容易松懈，在這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，檔案管理人員要做到堅(jiān)守住檔案崗位，做好照片檔案的收集、歸檔、管理或移交、封存工作。

（二）做好照片、底片歸檔入庫前的檢查、包裝工作。對(duì)電子照片要沖洗出來，并對(duì)電子文檔刻盤保存。照片按規(guī)定尺寸放大，視覺效果比小照片要好很多。照片裝冊(cè)后應(yīng)放進(jìn)檔案柜中，光盤等媒介要放進(jìn)專用的包裝中，底片也要放進(jìn)特制的底片袋里。

（三）按照檔案管理規(guī)范控制適宜的溫度和濕度。存放照片檔案的溫度在15℃-25℃，濕度在55%-65%較為合適。檔案室要做好防塵、防潮、防光工作等。

科技的提高推動(dòng)著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，怎樣結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)手段來持續(xù)提高和完善檔案管理工作是擺在檔案工作者面前的一道難題。特別是機(jī)構(gòu)改革期間崗位、職責(zé)、流程、人員整合等工作亟待完善，不確定因素較多，照片檔案的收集和管理工作顯得尤為重要。我們檔案工作者應(yīng)掌握好檔案相關(guān)法律法規(guī)和工作規(guī)范，不斷學(xué)習(xí)和提高自身業(yè)務(wù)能力水平，著眼小處，抓住細(xì)節(jié)，把好質(zhì)量關(guān)。做到對(duì)照片檔案的分類準(zhǔn)確、編目翔實(shí)、保管妥善，為更好地記載機(jī)構(gòu)改革期間問題及事項(xiàng)起到關(guān)鍵作用，以便日后更好地查閱利用。