我國個人檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

董琦

【摘 要】 本文在相關(guān)概念界定的基礎(chǔ)上，分析了個人檔案相關(guān)情況的調(diào)查及其管理現(xiàn)狀，提出了個人檔案管理的改革方向及建議。要強(qiáng)化個人檔案建設(shè)意識，注重其內(nèi)容的實(shí)用價值;采用紙質(zhì)材料與電子材料相互補(bǔ)充的形式;引入信息化與現(xiàn)代化的管理手段;完善個人檔案管理保障制度。

【關(guān)鍵詞】 個人檔案;檔案管理;現(xiàn)狀;改革建議

隨著時代的不斷發(fā)展變化，個人檔案在人類社會中所呈現(xiàn)的定義被賦予了新的色彩，其自身的存儲形式也發(fā)生了一定的變化。作為人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，檔案對于社會的發(fā)展具有重要的影響?；趥€人活動所形成的個人信息、個人檔案是社會記憶的重要內(nèi)容，其存檔是保存和追溯社會記憶的重要組成部分。以往社會狀況下所衍生出的個人檔案管理方式，在時代的變化下難免產(chǎn)生不相適應(yīng)的地方，為了使得個人檔案的社會價值能更好的被利用，本文擬對個人檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行簡單分析，提出改革的初步觀點(diǎn)，以促進(jìn)檔案事業(yè)更好的發(fā)展。

一、相關(guān)概念界定

關(guān)于個人檔案的定義，學(xué)術(shù)界內(nèi)有許多不同的看法。有些學(xué)者認(rèn)為個人檔案即是私人檔案，亦有些學(xué)者認(rèn)為個人檔案即是人事檔案。根據(jù)查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，在本人看來，將個人檔案等同于私人檔案的劃分是不妥當(dāng)?shù)?，但個人檔案也不應(yīng)完全等同于人事檔案，這使得個人檔案的定義被局限化。

參考黃體楊老師在《我國個人檔案管理研究述評》一文中提到的內(nèi)容，即大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為個人檔案是“指社會知名人士在社會活動中形成的、能夠記載和反映個人生平歷史、工作實(shí)績、學(xué)術(shù)水平等不同門類和載體形式的各種材料組成的檔案整體?！痹摱x可參考性較強(qiáng)，但仍稍存不妥，個人檔案的主體不應(yīng)當(dāng)被局限在社會知名人士這一范圍內(nèi)，普通人亦有存在社會價值的個人檔案資源。

因此在本人看來，個人檔案應(yīng)當(dāng)被定義為，指人們在社會活動中形成的、能夠記載和反映個人生平歷史、工作實(shí)績、學(xué)術(shù)水平等不同門類和載體形式的各種材料組成的檔案整體。這說明個人檔案包含了兩個方面的內(nèi)容，一方面是代表個人身份證明的人事檔案，另一方面則是除人事檔案外的，個人在社會實(shí)踐中所保存的工作成果或?qū)W術(shù)成就等以及相關(guān)諸領(lǐng)域的生活記錄資料。并且，由于個人檔案是不同載體形式的各種材料組成的檔案整體，從一定程度上也表明，個人檔案并非只能依靠紙質(zhì)作為其載體，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的背景下，依靠電子設(shè)備所保存的材料也可以被稱作個人檔案。

理清相關(guān)概念是進(jìn)行具體問題探討的前提，下面將在上述觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上對個人檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行進(jìn)一步探究。

二、個人檔案相關(guān)情況調(diào)查及其管理現(xiàn)狀分析

1、個人檔案相關(guān)問題調(diào)查情況

通過問卷調(diào)查的方式，對公民關(guān)于個人檔案的存留情況以及認(rèn)知等相關(guān)問題進(jìn)行了粗略調(diào)查。由于個人檔案中的人事檔案這一部分對于普通公民而言接觸較少，因此，此次調(diào)查中主要了解公民對于非人事檔案的個人檔案留存情況等相關(guān)問題。

本次調(diào)查收回有效問卷178份，其中男性占80份，女性占98份，比例近似等于1：1。除性別外，本次調(diào)查還將被調(diào)查者按照年齡和學(xué)歷進(jìn)行劃分，調(diào)查樣本均為年滿18周歲及以上的成年人，將年齡按照“18歲—25歲”、“26歲—35歲”、“36歲—45歲”、“46歲—55歲”、“56歲及以上”分為五個年齡段，其中以“18歲—25歲”居多，占比63.48%，“56歲及以上”最少，占比0.56%。

通過調(diào)查問卷可以了解到，在保留個人檔案的習(xí)慣上（此處指除人事檔案外普通公民可以私自留存的個人檔案資料），67.98%的受調(diào)查對象表示有此習(xí)慣，剩下32.02%的公民則表示沒有保留個人檔案的習(xí)慣。在有保留個人檔案習(xí)慣的121個受訪者中，以實(shí)物形式保存的人數(shù)占比25.62%，以電子形式保存的人數(shù)占比18.18%，而大多數(shù)人則是采用實(shí)物+電子的形式保存，占比56.2%。關(guān)于“個人檔案是否具有社會意義”的問題，59.5%的受調(diào)查者認(rèn)為是具有意義的，8.26%的人認(rèn)為個人檔案不具有社會意義，剩下32.23%的人表示不清楚。

2、個人檔案管理的現(xiàn)狀分析

（1）除人事檔案外的其他個人檔案資料管理現(xiàn)狀及調(diào)查結(jié)果分析。除人事檔案外的個人在社會實(shí)踐中形成的生活記錄資料，是個人檔案中很重要的組成部分，亦是每個人除了人事檔案外，自身可保存的涉及社會諸領(lǐng)域的重要憑證。由于除人事檔案外的個人檔案形成者是每一個普通公民，其數(shù)量大，內(nèi)容繁雜，不便于統(tǒng)一收集，因此其第一保存人應(yīng)是公民本人。

根據(jù)本次簡單的調(diào)查，結(jié)合所查詢的相關(guān)資料，進(jìn)一步可以分析出除人事檔案外的其他個人資料管理的相關(guān)現(xiàn)狀。

其一，保留除人事檔案外的個人檔案資料的人群比例較高，接近七成。其中超過半數(shù)的人在保留資料時采用電子檔案與實(shí)物檔案并用的形式。隨著互聯(lián)網(wǎng)與電子信息技術(shù)的普及，越來越多的人群在保存?zhèn)€人信息與個人檔案時，會選擇電子檔案的形式，檔案管理信息化的重要性日漸凸顯。

其二，目前階段，人們保留除人事檔案外的個人檔案資料主要目的是從自身角度出發(fā)。在調(diào)查中，有明確保留目的的人群占比85.95%，其中大多數(shù)人保留的目的是“方便日常查找利用”、“作為自身成長憑證與記錄”，少數(shù)人從長遠(yuǎn)角度考慮到“作為家庭歷史記錄傳承后代”。雖然大多數(shù)人認(rèn)為個人檔案對于社會是有一定價值的，但是卻很少有人出于非自身角度的原因保留個人檔案資料。

其三，大多數(shù)人不愿意向社會開放自己留存的非人事檔案的個人檔案資料。信息化的時代背景下，個人隱私與信息安全愈加難以保證，個人檔案對于大多數(shù)人而言是具有隱私性的檔案資料。通過私下的訪問與參考王巧玲等老師在《私人檔案資源建設(shè)行為與意識調(diào)查研究》中的研究結(jié)果，認(rèn)為在個人隱私和權(quán)益能充分被保護(hù)的情況下，愿意向社會開放自己留存的個人檔案資料的人數(shù)會在一定程度上呈上升趨勢。

（2）人事檔案管理現(xiàn)狀分析。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等個人情況的文件材料，是組織人事部門在工作等領(lǐng)域內(nèi)的重要憑證和參考依據(jù)。作為個人檔案中不可或缺的一部分，人事檔案的管理現(xiàn)狀對于個人檔案管理改革方向有著舉足輕重的影響。

其一，人事檔案材料內(nèi)容不完備，缺少實(shí)用價值。在現(xiàn)有的人事檔案資料中，存在著許多內(nèi)容失真或是說明不完全、不清晰的情況。例如，部分獎懲、職稱、學(xué)歷等相關(guān)材料并未及時進(jìn)行收集歸檔，這一定程度上導(dǎo)致了人事檔案材料內(nèi)容的不完整性。此外，在傳統(tǒng)的人事檔案中，材料大多以反映家庭背景、社會關(guān)系、個人經(jīng)歷為主，存在著空話套話、千篇一律的情況，內(nèi)容廣度不足、實(shí)用價值偏低。

其二，人事檔案管理方式相對落后，且在檔案的利用上不能與時俱進(jìn)。人事檔案的管理是一項(xiàng)機(jī)密性與政治性并存的工作，由專門的工作人員進(jìn)行管理為佳。但目前來看，大多數(shù)人事檔案管理人員并非專職管理，往往難以完備地處理檔案繁雜的事務(wù)。此外，目前來看，我國人事檔案管理上依然有著曾經(jīng)“重保存，輕利用”的影子。檔案的合理高效利用才是檔案的價值所在，擴(kuò)大利用范圍，與時俱進(jìn)，才是明智之舉。

三、關(guān)于個人檔案管理的改革方向及建議

通過上述對人事檔案和非人事檔案的個人檔案管理現(xiàn)狀的分析，可以發(fā)現(xiàn)二者同作為個人檔案，在新時代的發(fā)展下呈現(xiàn)出某些相同的問題，這些問題指引著個人檔案管理改革的共同方向。

1、強(qiáng)化個人檔案建設(shè)意識，注重其內(nèi)容的實(shí)用價值

思想是行動的先導(dǎo)，內(nèi)容是形式的前提。個人檔案的作用不容忽視，個人檔案的有效建設(shè)對社會的發(fā)展意義重大。

首先，對于人事檔案方面，培養(yǎng)良好的意識是十分重要的先導(dǎo)性條件。在此基礎(chǔ)上，收集人事檔案內(nèi)容時還要注意不要浮于表面，盡可能通過提出針對性問題、面對面的溝通等方式來提升檔案內(nèi)容本身的實(shí)用性，使其更能反映個人特點(diǎn)。

其次，對于非人事檔案的個人檔案存留問題，檔案相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在思想意識上主動積極。一方面，檔案部門要利用多種方式使民眾意識到普通人的檔案對于社會具有的現(xiàn)實(shí)價值，并且鼓勵民眾存留自己的個人資料，形成系統(tǒng)的個人檔案。另一方面，檔案部門內(nèi)部也要增強(qiáng)其在個人檔案資源建設(shè)中的公共職能，改變現(xiàn)實(shí)情況中國家檔案部門對于普通民眾個人檔案資源建設(shè)不重視的現(xiàn)狀。檔案內(nèi)部工作人員要意識到向現(xiàn)代公共檔案部門轉(zhuǎn)型的重要性，積極建立服務(wù)于民眾的社會檔案觀。

2、采用紙質(zhì)材料與電子材料相互補(bǔ)充的形式

傳統(tǒng)的檔案資料往往采用紙張等實(shí)物作為載體，以此進(jìn)行儲存或進(jìn)一步的管理工作。但隨著社會的發(fā)展，諸多領(lǐng)域的信息數(shù)量急劇增加，個人檔案也不例外。繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行個人檔案的收集與留存，一方面造成存儲空間上的巨大壓力，另一方面，長期保存的紙質(zhì)檔案資料可能出現(xiàn)磨損、字跡模糊等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了個人檔案日后的查找與調(diào)用。

時代的變化使得電子化的存儲方式越來越適用于現(xiàn)代社會的個人檔案管理。一方面，對于個人檔案中的人事檔案部分而言，采用電子化的存儲方式，解決了以往查詢存儲在不同地點(diǎn)的紙質(zhì)人事檔案資料時的不便情況。而另一方面，對于私人留存的非人事檔案的個人檔案資料而言，時代的進(jìn)步帶來了許多除紙質(zhì)檔案資料外的新形式檔案材料，如工作中的視頻資料、會議后的音頻文件等等，這些形式的個人檔案資料只能采用電子化的存儲方式有效存留。

3、引入信息化與現(xiàn)代化的管理手段

計(jì)算機(jī)與電子信息技術(shù)的出現(xiàn)極大影響了人們的諸多領(lǐng)域及生活方式，對于檔案管理的領(lǐng)域而言更是如此。在過去的時代中，檔案管理仍是依靠著古老而傳統(tǒng)的手工操作模式，這樣的管理手段存在著效率低下、易出差錯的弊端。尤其對于人事檔案而言，依靠手工管理，極容易使得投機(jī)者有機(jī)可乘，修改人事檔案中的關(guān)鍵信息。

對于人事檔案而言，引入信息化與現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，建立個人信息數(shù)據(jù)庫，能夠有效地規(guī)避人事檔案中存在的“一人多名”、“一個人多戶籍”以及假證等問題。同時，對于一些大型的企事業(yè)單位，建立個人信息數(shù)據(jù)庫則能夠清晰、高效的查詢所需人員信息，減少由于信息溝通不暢所造成的一系列問題，可大大提高信息的利用率。

而對于私人留存的非人事檔案的個人檔案資源而言，在獲得本人的許可且有效保護(hù)個人隱私的條件下，一些保存在個人手中的具有社會價值的檔案資源，如果能夠通過建立一個信息的數(shù)據(jù)資源平臺以便共享，同樣也將帶來無窮的效益。

4、完善個人檔案管理保障制度

制度是人類社會中各項(xiàng)活動的重要保障，在個人檔案管理的保障制度中，應(yīng)該明確職責(zé)與組織結(jié)構(gòu)。在職責(zé)方面，個人檔案管理的工作人員應(yīng)明確自身職責(zé)范圍，結(jié)合個人檔案管理工作的實(shí)際與社會現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步補(bǔ)充和完善個人檔案管理中相關(guān)制度。在組織結(jié)構(gòu)方面，檔案部門應(yīng)適當(dāng)注重個人檔案管理工作的發(fā)展情況，在原有的組織結(jié)構(gòu)上，依照現(xiàn)代個人檔案管理的新情況與新要求，對人員劃分以及部門設(shè)置進(jìn)行一些調(diào)整，使組織整體更適于現(xiàn)代個人檔案管理的需要。同時，對于人事檔案而言，特別要注意建立健全監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格工作流程，慎防虛假材料信息混入檔案之中。

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【作者簡介】

董 琦（1998.8—）女，陜西西安人，西北大學(xué)公共管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)本科生.