探索辦公室文書檔案管理工作

文/廣東省特種設備檢測研究院肇慶檢測院 周曉媚

文書檔案可以詳細地描述問題發(fā)生發(fā)展的過程與結(jié)果，這種記載方式得到各機關(guān)單位、企業(yè)及社會團體等的普遍認可。文書檔案的收集和歸檔是常用的，同時也是應用最為廣泛的一種管理方式。所以，我們要更好更深入地開展對文書檔案的收集與歸檔工作管理的開發(fā)，為單位的發(fā)展提供更多便利。

一、辦公室文書檔案收集和歸檔工作的實質(zhì)

在任何機關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理有著其不可估測的一席之地。我們經(jīng)常說，最簡單的也是最重要的。文書檔案中承載了事業(yè)單位發(fā)展歷程中的一點一滴，記錄著一個單位的方方面面，是單位業(yè)務發(fā)展、重大事項決定等重要參考來源。為單位各方面業(yè)務發(fā)展及各項規(guī)章制度制定提供了重要依據(jù)，指明了清晰方向。

二、現(xiàn)今辦公室文書檔案管理工作中存在的弊端

現(xiàn)今辦公室文書檔案管理工作也面臨著一些問題和挑戰(zhàn)，本文將詳細地對辦公室文書檔案管理工作中所出現(xiàn)的弊端進行深入探討和詳細分析。

（一）文書檔案管理工作得不到重視。在以前的辦公室文書檔案管理中，使用單位容易忽視文書檔案的重要性。首先，文書檔案管理人員業(yè)務水平不高，專業(yè)知識不過硬，責任心欠缺等因素導致文書檔案在登記時有所缺漏，在歸檔時文件歸檔時限不清晰，在利用時無法快速通過目錄準確檢索到所需檔案，大大降低了文書檔案管理工作效率，給使用單位帶來不便。其次，在日常收文當中，僅僅對有重大影響的文書資料或重要的業(yè)務文件進行詳細登記及歸檔，而且其他文件很容易被忽略，這就造成辦公室工作缺乏系統(tǒng)性、整體性，降低了工作開展的效率。文書檔案在日后利用中被發(fā)現(xiàn)存在文件涉及的事件內(nèi)容不完整、時間混亂、決策記錄不連貫等弊病。

（二）檔案分類不明晰、管理方式陳舊。文書檔案管理人員沒有參加專業(yè)技術(shù)知識學習培訓，缺乏創(chuàng)新意識，專業(yè)知識水平停滯不前，只依照傳統(tǒng)方式機械式完成歸檔工作，沒有按各項不同業(yè)務、不同歸檔時間、不同類型文書進行篩選組卷。隨著社會發(fā)展，文書檔案管理工作不斷推陳出新，電子化檔案管理日新月異，檔案管理工作一味采用傳統(tǒng)方式方法開展，使用人工手抄登記歸檔，不免在檔案登記造冊組卷時發(fā)生錯誤。這些錯誤很可能造成所記錄信息資料的不完整或錯誤，影響了檔案資料的利用效果，不能更好地實現(xiàn)其存在的價值，給使用單位帶來不利的影響。

三、改善文書檔案管理工作的方法

基于文書檔案管理出現(xiàn)的眾多問題，對問題進行詳細剖析，逐一解決。

（一）對文書檔案管理人員開展培訓。對文書檔案管理人員進行上崗前培訓考核，考核通過后應定期組織其參加各項檔案管理學習培訓班，規(guī)定文書檔案管理人員取得相關(guān)職業(yè)技術(shù)資格。制造更多的機會讓檔案工作管理人員不斷吸取新的專業(yè)技術(shù)知識，提高技能水平。加強文書檔案管理人員對《中華人民共和國檔案法》、地方檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、使用單位檔案管理規(guī)則制度等的學習，熟悉理論知識。見賢思齊，組織文書檔案管理人員到已取得省一級或省特級的檔案升級單位參觀交流，開展檔案管理交流討論座談會，分享寶貴經(jīng)驗。

（二）完備文書檔案管理工作的規(guī)章制度。檔案使用單位應嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、地方檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及地方檔案局的相關(guān)管理規(guī)定制定本單位的文書檔案管理規(guī)定，簽訂文書檔案管理工作責任書，明確管理人員的工作責任，細化管理分工，每個環(huán)節(jié)落實到人。檔案使用單位也可以成立檔案審核小組，每年度按照檔案規(guī)章制度系統(tǒng)地對每個環(huán)節(jié)的檔案管理員工作進行量化考核評議，查漏補缺，對于業(yè)務能力強者給予表揚或適當?shù)莫剟?，對違反制度者公開批評或適度懲罰。

（三）創(chuàng)新文檔收集，歸檔的方式方法。傳統(tǒng)的檔案管理方式有局限性，檔案管理人員收文方式單一，手寫登記收文，利用紙質(zhì)記錄檔案，導致檔案易變質(zhì)損壞。這使得檔案內(nèi)容沒有延伸性，檔案保存不夠長久。因此我們要消除這種收集和歸檔方式的弊病，創(chuàng)新文書文檔收集方式，使文檔在使用時更高效、更智能、更系統(tǒng)。面對以上弊病，筆者建議積極運用現(xiàn)代化電子智能設備，利用現(xiàn)代手段建立檔案管理系統(tǒng)，電子化存檔，長久保存，制作電子檢索工具，便于檔案利用。以此彌補人工在檔案收集與歸納的過程中所存在的錯誤，減少錯誤的產(chǎn)生。此等舉措有利于檔案使用單位業(yè)務長久發(fā)展，給企業(yè)帶來全新的模式。

四、結(jié)束語

文書檔案管理是進行一切工作的基礎，文書檔案工作雖是基礎環(huán)節(jié)但在整個單位中扮演著十分重要的角色。因此，文書檔案管理人員在工作中要報以最誠摯的熱情，以高度重視的責任感，認真細致地對待辦公室文書檔案管理工作，采取切實可行的方法，創(chuàng)新管理方式，提高工作效率，保障文書檔案的科學性、全面性、真實性，讓文書檔案資源充分地發(fā)揮其自身價值。