辦公室管理工作的優(yōu)化路徑分析與研究

文/廣西中煙工業(yè)有限責任公司 王冬梅

在我國經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，諸多企業(yè)主體面臨著市場激烈競爭問題，如果企業(yè)想要穩(wěn)固自身在市場中占有的地位，需要強化企業(yè)內部管理的優(yōu)化與完善，提高自身對企業(yè)的管理效率，尤其是可以傳遞信息、構建交流媒介以及保證企業(yè)正常經(jīng)營的辦公室管理工作。而辦公室工作人員是每一個企業(yè)開展行政工作的直接載體，在企業(yè)各項事務的運行中具有重要作用。結合現(xiàn)階段我國諸多企業(yè)辦公室管理工作的實際情況，仍存在些許問題有待改善，因此分析企業(yè)中辦公室管理工作存在的問題以及制定解決改善方案與優(yōu)化路徑十分必要。

一、辦公室管理工作概述與重要性

（一）辦公室管理工作概述。新時期企業(yè)辦公室管理工作，即辦公室工作人員依照規(guī)定實施管理者的相關決策，處理企業(yè)內部的諸多行政事務，貫穿在計劃、管理、領導以及監(jiān)督等多個環(huán)節(jié)中，確保企業(yè)內部與外部的信息有效傳遞的一個過程。此外，企業(yè)辦公室管理工作涉及企業(yè)內各個部門之間的溝通與交流，也就是說辦公室管理工作為決策落實的重要過程，企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)，一方面受到?jīng)Q策制定有效性的影響，另一方面受到辦公室管理工作科學性開展的影響。

（二）辦公室管理工作的重要性。1.辦公室管理工作利于信息的傳遞與交流。辦公室作為我國眾多企業(yè)內部一個基礎單位，是企業(yè)今后發(fā)展的關鍵力量，所以辦公室管理工作承擔著信息傳遞與推廣的責任，是每一個企業(yè)內部上級管理者與下級職工之間交流的媒介。在實際工作中，管理工作人員要將上級制定的工作計劃發(fā)放至基礎單位中，監(jiān)督下級工作人員的工作，同時把下級工作信息匯報給上級，幫助上級管理者更好地掌握下級實際工作情況，協(xié)調部門之間的溝通與合作。2.辦公室參與決策計劃。因辦公室管理工作可以傳遞企業(yè)經(jīng)營的信息，所以在某一程度上來說，辦公室人員會給上級領導提出某些建議，增強企業(yè)決策的合理性與科學性。

二、辦公室管理工作現(xiàn)狀

（一）管理思想存在滯后性。一些企業(yè)在開展辦公室管理工作期間，存在管理思想滯后的現(xiàn)象，究其原因為因社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，市場競爭力日益加大，企業(yè)內部的辦公室管理工作需要被創(chuàng)新與改革，進而滿足社會時代發(fā)展的需求。然而在實際管理工作中，辦公室的管理工作者沒有樹立時代意識與創(chuàng)新意識，仍采用以往的管理模式，在這種情況下，企業(yè)辦公室的管理工作便不會在短時間得到轉型，在一定程度上降低辦公室管理工作的質量與效率。

（二）管理機制尚未完善。諸多企業(yè)的管理機制，決定著企業(yè)自身長久發(fā)展的速度，需要完善的機制對管理工作進行規(guī)范與約束，從而端正辦公室人員的工作態(tài)度，營造良好的辦公室工作環(huán)境，保證辦公室工作的質量與效率。然而諸多企業(yè)在辦公室管理工作中沒有健全完善管理機制，以至于在實際工作中不能及時地落實管理工作，且辦公人員沒有意識到認真工作的重要性，執(zhí)行任務趨于表面化。同時，辦公室內部人員的職能沒有明確的分工，無法保證工作的規(guī)范性與合理性，增加了辦公室管理工作的難度，久而久之，企業(yè)工作氛圍得不到有效的創(chuàng)造，將會減慢企業(yè)文化的建設進程，影響企業(yè)運行效率。

三、辦公室管理工作的優(yōu)化路徑

（一）更新辦公室管理思想。針對現(xiàn)在諸多辦公室的管理工作，一些領導者在以往的管理思想影響下，會出現(xiàn)占據(jù)員工工作時間的現(xiàn)象，降低工資費用成本來提高管理工作質量，但是這種思想既會降低辦公室人員的工作積極性，還會阻礙辦公室人員之間友好關系的建立，引起工作人員對企業(yè)的不滿心理。因此企業(yè)中管理人員應更新辦公室管理思想，創(chuàng)新管理工作思維，同時把辦公室管理工作納入在企業(yè)長久發(fā)展的范圍之內。此外，對工作人員給予足夠的激勵與支持，調動其工作積極性，提高辦公室人員工作的自主性，不斷創(chuàng)新實踐促進辦公室管理工作的進行。

（二）完善辦公室管理機制。企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化，需要完善其管理機制，保證管理機制具有一定的規(guī)范性合理性，對員工的工作行為進行有效的約束，且明確工作人員的工作職責，制定相應的管理標準，將辦公室管理工作落到實處。首先要完善定崗機制，結合辦公室管理工作實際情況，明確人員自身工作性質與范圍，比如要求辦公室中會務人員提前準備工作內容，發(fā)揮其自身的輔助職能，幫助領導擬定好會議主題，對生產環(huán)節(jié)進行預算。同時結合企業(yè)運營實際需求，確定會務工作的具體內容，整合責任機制，全面保證辦公室管理工作質量。

（三）優(yōu)化辦公室管理模式。創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理理念，并加強企業(yè)管理制度的構建，可以不斷優(yōu)化和完善企業(yè)辦公室工作方式，不斷提高企業(yè)辦公室工作效率。企業(yè)辦公室是企業(yè)行政管理的重要部門之一，而且辦公室在企業(yè)協(xié)調、服務等方面也扮演著極其重要的角色，在創(chuàng)新辦公室管理方式時，要不斷強化工作職能，發(fā)揮對企業(yè)領導干部的決策作用，將日常工作協(xié)調和企業(yè)活動協(xié)調等落實到位，促進企業(yè)文秘和會務工作等順利進行，進而確保良好的工作效率。此外，針對企業(yè)辦公室管理工作而言，在優(yōu)化管理工作路徑期間，應關注辦公室內信息的傳遞與反饋效率，企業(yè)在運行期間設計的些許工作能否達到高效，便是建立在實踐基礎上由此判斷的，但是在基層具體實踐中出現(xiàn)的一些信息，需要相關人員整理信息反饋的真實性，進行幫助領導者將決策的消息準確傳達，便于企業(yè)內部各項工作的順利進行。強化企業(yè)內部的上級與下級交流，時刻了解企業(yè)員工之間交流的效率十分必要，因辦公室的工作需求量較大，若在平時的管理工作中無法保證信息傳遞的規(guī)范性，容易給企業(yè)造成一定的麻煩，或者出現(xiàn)信息傳遞重復與信息傳遞疏漏的情況，降低企業(yè)辦公室管理工作效率。

（四）采用柔性化的管理手段。新時期辦公室管理工作需要采用柔性化的管理手段，凸顯出以人為本的管理理念，切合實際地發(fā)揮員工的內在潛能，并滿足員工實際生活需求。對于柔性化管理手段的運用，企業(yè)辦公室管理者應提升自身的管理能力與員工自身素質，促使辦公室管理工作更好地創(chuàng)新與發(fā)展。同時，因辦公室管理工作具有廣泛性與綜合性的特征，所以在日常管理工作中應關注事務的基礎處理方式，為辦公室管理水平的提高奠定基礎。此外，辦公室柔性化管理手段的實施需要以服務意識為前提進行，針對日常生活中存在的不足之處加以優(yōu)化與整合，營造出良好的辦公室管理工作環(huán)境。

四、結束語

綜上所述，開展辦公室管理工作的優(yōu)化路徑分析與研究課題具有十分重要的意義與價值，新時期每個企業(yè)的管理者都需要給予辦公室管理工作高度重視，結合辦公室管理工作概述與重要性以及現(xiàn)階段我國辦公室管理工作現(xiàn)狀，科學有效地擴展出辦公室管理工作路徑，通過更新辦公室管理思想、完善辦公室管理機制、優(yōu)化辦公室管理模式、采用柔性化的管理手段等，創(chuàng)設出辦公室內良好的管理工作氛圍，全方位地提高辦公室管理工作質量，推進企業(yè)現(xiàn)代化建設進程。