人事檔案電子化管理探究

文/吉林省疾病預防控制中心 孟爽

一、人事檔案管理模式的發(fā)展形勢

人事檔案中蘊含著豐富的資源信息，能提供一個人的基本資料、學習經(jīng)歷、工作狀況等信息，可以為調(diào)動員工、安排工作等提供參考。就今天的發(fā)展而言，它也可以算作是大數(shù)據(jù)中的一部分，蘊含著豐富的人事信息，在經(jīng)濟社會活動中發(fā)揮著巨大的作用。以往的人事部門一般采用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)表格裝檔案袋的方式進行管理，但隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，這種模式的弊端逐漸顯現(xiàn)。如今越來越多的人事管理部門采用電子化的方式實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

（一）人事檔案管理目前存在的問題。首先，人事部門沒有對檔案的電子化管理給予充分的重視，很多人還沒有從原始的文件式的傳統(tǒng)慣例觀念中擺脫出來，不能及時轉(zhuǎn)變觀念，跟上時代的發(fā)展步伐，只重視文件的管理，對于一些電子文件則采取順其自然的態(tài)度，對電子信息沒有及時收納和整理，導致電子信息在流傳過程中丟失，造成工作效率低下。同時也可能發(fā)生信息被他人盜取的現(xiàn)象，給工作帶來巨大的危害和損失。其次，沒有相關(guān)管理規(guī)范制度的制約，這樣就非常容易形成信息不全、個人信息斷裂，存在漏洞、不足等現(xiàn)象。很多人事檔案管理存在材料較為簡單，流于表面形式的現(xiàn)象，例如只收錄個人的姓名、年齡、電話、學習和工作經(jīng)歷等信息，這樣就容易存在信息價值量小，沒有提供有效信息等問題。

（二）電子化管理的優(yōu)勢。電子化管理是一種全新的、開創(chuàng)性的信息化管理模式，這種模式是即時的、方便有效的。它可通過網(wǎng)上交流的方式實現(xiàn)信息的迅速收集，非常方便快捷。同時會大大提高工作效率，同時存貯方便，不易發(fā)生磨損、破壞等現(xiàn)象。同時有需要補充修改的信息也可以隨時隨地進行修改，方便信息的管理?？偟膩碚f，電子化管理的模式在信息的收集、管理、存貯方面都存在著巨大的優(yōu)勢，可以切切實實提高工作效率以及使用價值。

二、人事檔案的電子化管理策略

（一）對于電子化管理給予充分重視，推進其普及發(fā)展?？萍疾粩喟l(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)正在更大范圍內(nèi)被使用，智能手機也在不斷普及，人事檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)該看到這一點，積極轉(zhuǎn)變思維，采用電子化的管理方式，這不僅能夠節(jié)約時間，降低成本，還可以更好地實現(xiàn)對各類信息及時有效的收集管理。如今的管理離不開互聯(lián)網(wǎng)和科技的發(fā)展，因此必須加以重視，才能在信息化的浪潮中贏得競爭優(yōu)勢。

（二）培養(yǎng)一批電子化管理人才。現(xiàn)在存在的問題是先進的設(shè)備有了，但是對復雜龐大的檔案數(shù)據(jù)信息進行有效的管理卻是一個很大的問題。這是一個亟待解決的問題。因此每一家公司，一家醫(yī)院，企事業(yè)單位等必須培養(yǎng)一批專門進行電子化管理的人才，招收人才，進行培訓。首先招收的人才一定是精通互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的人。必須掌握日常工作中所需要的一些收發(fā)文件，軟件操作技術(shù)。其次還要具備良好的責任感和耐心。引導他們充分利用先進的計算機、互聯(lián)網(wǎng)對單位的檔案信息進行高效的管理。

（三）建立健全相關(guān)制度進行規(guī)范。對人事檔案的信息管理確立明確的規(guī)范制度，對信息進行有條理的整理。同時還要成立相關(guān)部門對其進行維修和維護。以保證人事檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行和使用，定期對系統(tǒng)進行維護和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，避免出現(xiàn)因病毒感染造成信息丟失的狀況。因此必須加以有效的重視。

三、結(jié)束語

人事檔案管理是隨著科學技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的，與科學技術(shù)聯(lián)系密切，不可分割。在發(fā)展過程中會不可避免地遇到一些問題，例如制度上的阻礙、實施中的困難等。但不能阻止其不斷向前發(fā)展推進。人事檔案電子化管理模式以其自身具有的獨特優(yōu)勢在不斷地向前發(fā)展推進，這是人事檔案發(fā)展過程中的總趨勢。我們要跟上時代潮流，緊隨其發(fā)展變化，與時俱進，充分挖掘人事檔案的價值，為工作和社會活動提供更高水準的服務(wù)。