機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書(shū)檔案管理研究

機(jī)關(guān)文秘人員的工作主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是記錄和抄寫(xiě)；二是文稿起草，而不管是記錄和抄寫(xiě)還是文稿起草，都要求文秘人員需要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。例如在進(jìn)行記錄是，文秘人員需要具備一定的文字水平和能力，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的口述或者會(huì)議記錄，文秘工作人員不僅僅要記錄主要內(nèi)容還要在后期負(fù)責(zé)對(duì)文字進(jìn)行加工整理，以確保能快速有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)展開(kāi)相關(guān)工作。由此看來(lái)，機(jī)關(guān)文秘工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是個(gè)人素質(zhì)和整體能力的全面體現(xiàn)，作為文秘工作人員必須要努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能真正提高工作效率和工作質(zhì)量，才能保證機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作得以有效進(jìn)行，從而保證機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

一、機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

（一）具備一定的文字水平和能力。在機(jī)關(guān)單位中，機(jī)關(guān)文秘工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中所涉及到的工作內(nèi)容大部分與文書(shū)檔案有關(guān)系，不管是記錄、抄寫(xiě)還是文稿起草都要求文秘人員具備一定的文字水平和能力。例如：在領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)的過(guò)程中，文秘人員需要對(duì)會(huì)議中的重要內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行記錄，在會(huì)議結(jié)束后負(fù)責(zé)進(jìn)行整理加工，以便領(lǐng)導(dǎo)在查閱時(shí)能快速地提取有效信息。除此以外，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于一些文件或者報(bào)告可能只是提出一個(gè)題目，這時(shí)就需要文秘人員擬定提綱、收集相關(guān)資料、起草文稿并把自己的想法寫(xiě)上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)去決斷，這就需要文秘人員具備較高的文字水平和能力。由此看來(lái)文秘人員必須具備一定的文字水平和能力，這樣才能保證領(lǐng)導(dǎo)班子的工作效率和質(zhì)量。

（二）具備相關(guān)的文書(shū)檔案管理技能。文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。文秘人員的主要工作就是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，其管理工作包括收集整理相關(guān)的資料以及對(duì)這些資料進(jìn)行鑒定檢索、對(duì)有效信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等等。這樣繁瑣復(fù)雜的工作要求文秘人員需要具備一定的文書(shū)檔案管理技能，才能確保文書(shū)檔案管理工作可以有效的進(jìn)行并且不出現(xiàn)偏差、遺漏。

（三）具備強(qiáng)烈的事業(yè)心與高度的政治責(zé)任感。文秘工作是一項(xiàng)事業(yè)，無(wú)論是國(guó)家機(jī)關(guān)還是事業(yè)部門(mén)、企業(yè)單位都少不了它。文秘人員應(yīng)該具備強(qiáng)烈的事業(yè)心，認(rèn)識(shí)到雖然文秘職權(quán)不大，但是責(zé)任卻非常重大，其工作關(guān)系到機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作能否得以正常運(yùn)行，所以文秘人員要立足本職，著眼于黨的事業(yè)，不斷增強(qiáng)事業(yè)心，增強(qiáng)職業(yè)榮譽(yù)感，愛(ài)崗敬業(yè)，高度負(fù)責(zé)，樂(lè)于奉獻(xiàn)。自覺(jué)抵制拜金主義、享樂(lè)主義和個(gè)人極端主義等腐朽思想的侵蝕，全心全意為人民服務(wù)。

二、提高文秘人員素質(zhì)與工作能力的有效對(duì)策

（一）提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。機(jī)關(guān)文秘工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是個(gè)人素質(zhì)和整體能力的全面體現(xiàn)，文秘人員的工作內(nèi)容要求文秘人員不僅要提高自身的文字水平和能力，還要努力提高相關(guān)專業(yè)知識(shí)。在文書(shū)檔案管理工作中，大部分是由相關(guān)的文秘人員完成的，如果文秘工作人員沒(méi)有一定的文字水平和能力以及專業(yè)的管理文書(shū)檔案技能，就很容易造成文書(shū)檔案記錄出現(xiàn)偏差、遺漏等現(xiàn)象，由此可見(jiàn)，文秘人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)能力對(duì)于文書(shū)檔案管理是十分重要的，所以文秘人員需要注重提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。

（二）注重鉆研文書(shū)檔案管理知識(shí)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，文秘人員不僅要負(fù)責(zé)撰寫(xiě)基本的文字材料，還要負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的管理工作，而文字材料就是文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)，所以這就要求機(jī)關(guān)文秘人員在撰寫(xiě)文字材料時(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)鉆研文書(shū)檔案管理中的相關(guān)知識(shí)，以保證在撰寫(xiě)文字材料的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤。除此以外，文秘人員還要努力提高自身的自信心和整體業(yè)務(wù)水平，這不僅需要文秘人員努力學(xué)習(xí)相關(guān)技能，還需要機(jī)關(guān)單位定期開(kāi)展以文秘人員為主的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，因?yàn)檫@不僅有利于提高文秘人員的工作效率，還有利于全面提升文秘人員的綜合素質(zhì)。

（三）提升文秘人員的思想意識(shí)。目前我國(guó)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位有一些文秘工作人員存在嚴(yán)重的思想問(wèn)題，由此導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位的工作不能正常運(yùn)行，所以機(jī)關(guān)單位要注重提升文秘人員的思想意識(shí)，增強(qiáng)從事檔案管理工作人員的歸檔意識(shí)，機(jī)關(guān)單位可以定期對(duì)文秘人員開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)，以此增強(qiáng)文秘人員的事業(yè)心與政治責(zé)任感，從而提高文秘人員的工作質(zhì)量，確保機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展。

三、小結(jié)

總而言之，機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)該具備一定的文字水平和能力以及相關(guān)的文書(shū)檔案管理技能和強(qiáng)烈的事業(yè)心與高度的政治責(zé)任感，因?yàn)檫@直接關(guān)系到文秘隊(duì)伍的整體質(zhì)量以及工作效率。所以機(jī)關(guān)單位除了要努力提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和相關(guān)思想意識(shí)外，還要注重文秘人員對(duì)文書(shū)檔案管理知識(shí)鉆研，以此確保機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作可以高效運(yùn)行。