新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究

文/中山市第二人民醫(yī)院 徐佳

醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從新醫(yī)改要求出發(fā)，全面發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)價(jià)值，圍繞著落實(shí)新醫(yī)改政策提供必要的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理改革的價(jià)值

（一）全面記錄信息。醫(yī)院檔案管理改革工作可以真實(shí)地反映醫(yī)院建設(shè)歷史，為推動(dòng)醫(yī)院改革的順利進(jìn)行提供豐富的佐證材料。特別是在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的推廣和應(yīng)用下，可以借助檔案從微觀角度反映醫(yī)院發(fā)展的全貌，可以詳細(xì)記錄醫(yī)院發(fā)展的趨勢(shì)和進(jìn)程，有效預(yù)測(cè)醫(yī)院發(fā)展方向，提供必要的改進(jìn)建議。

（二）提供工作依據(jù)。促進(jìn)醫(yī)院管理改革的深入進(jìn)行，還可以通過醫(yī)院檔案為收集整體提供具體的依據(jù)。例如，醫(yī)院檔案管理建設(shè)有助于為醫(yī)院的人才隊(duì)伍優(yōu)化建設(shè)、人事組織工作、人才考核提供必要的依據(jù)。醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息是指導(dǎo)各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)，關(guān)系到醫(yī)院人才選拔、醫(yī)院的各項(xiàng)決策有效性等。

二、醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

（一）管理制度不完善。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)形成完善的管理制度，當(dāng)前醫(yī)院改革正在向著深入進(jìn)行，醫(yī)院檔案管理正向著數(shù)字化、信息化的方向快速發(fā)展，這使得一些傳統(tǒng)的檔案管理制度不適應(yīng)未來檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，一些制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)存在漏洞，不符合紙制檔案與信息化檔案管理的雙重建設(shè)需要，檔案管理資源的管理監(jiān)督制約不明顯，沒能有效地對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行約束，因此影響檔案管理質(zhì)量。

（二）人員素質(zhì)不高。當(dāng)前醫(yī)院缺乏專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理人才的總體數(shù)量不足，專業(yè)檔案管理人員較少，兼職檔案管理人員從事檔案管理的精力有限。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作還要建立完善的績(jī)效評(píng)估體系，解決績(jī)效評(píng)價(jià)不足導(dǎo)致的檔案管理人員素質(zhì)提升不足的問題，從而切實(shí)發(fā)揮檔案管理人員的積極作用。

（三）檔案意識(shí)淡薄。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的主要工作集中在醫(yī)療體制改革方面，對(duì)檔案管理工作的重視不足，不少檔案信息資源都未能得到有效保護(hù)，存在著不少檔案缺失和檔案安全性不足的問題，當(dāng)前醫(yī)院還缺乏有效的檔案管理工作體系，檔案資源的收集、整理、維護(hù)工作程序性不足，檔案共享性不足，共享的風(fēng)險(xiǎn)較大。

（四）硬件設(shè)備不足。信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理設(shè)備的更新完善不足，目前醫(yī)院檔案管理工作缺乏科學(xué)的軟件系統(tǒng)，檔案管理硬件設(shè)備配置不足，檔案管理資金扶持力度低，這在很大程度上影響檔案管理工作的有效性,不利于提高檔案管理工作效率。

三、醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

（一）完善管理體系。提高醫(yī)院檔案管理的有效性，完善醫(yī)院檔案管理措施，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作方法，形成綜合性的醫(yī)院檔案管理體系，并制定合理的檔案管理工作計(jì)劃。首先，加強(qiáng)檔案管理工作體系建設(shè)，明確各部門的檔案管理職責(zé)，在上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。其次，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，做到醫(yī)院檔案管理快速普及信息化，在數(shù)據(jù)資源共享的理念下提高檔案管理質(zhì)量。最后，明確醫(yī)院檔案管理工作的建設(shè)思路，加大檔案管理建設(shè)投入力度，推動(dòng)檔案管理快速發(fā)展。

（二）發(fā)揮檔案價(jià)值。提高醫(yī)院檔案管理有效性，發(fā)揮檔案資源實(shí)用價(jià)值，注重開發(fā)共享型的檔案資源應(yīng)用體系，真正讓全院上下了解并積極有效應(yīng)用檔案。首先，應(yīng)當(dāng)開發(fā)共享性的檔案管理系統(tǒng)，借助專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，進(jìn)一步提高檔案資源有共享性和安全性。其次，加大檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘力度，發(fā)揮檔案資源在醫(yī)院決策、醫(yī)改攻堅(jiān)、醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)方面的支持作用，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)提供針對(duì)性的檔案服務(wù)，依靠檔案數(shù)據(jù)信息支持醫(yī)改深入進(jìn)行。最后，形成良好的檔案管理工作氛圍，加強(qiáng)檔案應(yīng)用的宣傳力度，全面展示檔案管理的價(jià)值，從而促進(jìn)各科室重視檔案管理，形成自下而上的檔案管理改革機(jī)制。

（三）提高人員素質(zhì)。提高檔案管理人員素質(zhì)對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利實(shí)施有重要價(jià)值。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，強(qiáng)調(diào)引進(jìn)有醫(yī)療專業(yè)知識(shí)背景的檔案信息技術(shù)人才，注重利用特殊人才引進(jìn)、崗位招聘、掛職鍛煉、外包服務(wù)的方式為醫(yī)院檔案管理工作引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才。進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在績(jī)效考評(píng)的基礎(chǔ)上明確檔案管理人員發(fā)展空間與特色，從而運(yùn)用專家講堂、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)和在線輔導(dǎo)的方式提高檔案管理人員素質(zhì)，切實(shí)滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。

（四）優(yōu)化檔案設(shè)備。加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，還要加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施設(shè)備的完善工作。首先，應(yīng)當(dāng)基于醫(yī)院檔案管理改革目標(biāo)，明確醫(yī)院檔案管理設(shè)備的發(fā)展規(guī)劃，制定科學(xué)的醫(yī)院檔案管理計(jì)劃，在資金支持下不斷加快檔案管理設(shè)備建設(shè)。其次，與軟件企業(yè)合作開發(fā)和健全檔案管理工作系統(tǒng)，依靠外部技術(shù)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的升級(jí)，優(yōu)化檔案管理工作體系。最后，在開放性檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上還要提高醫(yī)院檔案管理的安全性，加強(qiáng)安全技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)，保證醫(yī)院檔案的安全運(yùn)行。

四、結(jié)論

醫(yī)院檔案管理應(yīng)當(dāng)形成完善的體系，創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法，在進(jìn)一步豐富醫(yī)院檔案資源的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作的安全性，依靠專業(yè)技術(shù)人員全面提升檔案管理素質(zhì)，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題。