數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案中的應(yīng)用價(jià)值

文/福建省南平市第二醫(yī)院 張曉君

信息時(shí)代，醫(yī)院信息化建設(shè)逐步深入以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展。檔案工作為臨床醫(yī)療與行政管理、科研管理等工作展開(kāi)提供信息服務(wù)，同時(shí)也在醫(yī)療事物處理與科研教學(xué)等方面發(fā)揮著不可替代的作用。醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)在存儲(chǔ)與管理等方面的優(yōu)勢(shì)，都是傳統(tǒng)檔案管理模式不能比擬的，但其對(duì)信息安全保護(hù)與軟硬件設(shè)施建設(shè)等要求較高，還需在實(shí)踐中摸索性完善。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。醫(yī)院檔案信息繁瑣，資源共享需求不斷增加，唯有加強(qiáng)數(shù)字化管理才能應(yīng)對(duì)新時(shí)代發(fā)展和對(duì)醫(yī)院檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理提出的挑戰(zhàn)與要求，從而推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。2.為了滿(mǎn)足檔案載體的需要?，F(xiàn)代科技迅猛發(fā)展，非紙質(zhì)載體被人們廣泛利用，醫(yī)院檔案管理水平也直接決定了電子檔案收集成效以及利用的價(jià)值。醫(yī)院檔案范圍不斷拓展，除人事與病歷檔案外，也包括更新?lián)Q代的設(shè)備與科研等檔案，產(chǎn)生的聲像與圖文檔案，利用磁盤(pán)與光盤(pán)等載體保存更符合實(shí)際。3.為了滿(mǎn)足醫(yī)院檔案服務(wù)需要。網(wǎng)絡(luò)信息資源共享，人們獲取信息的途徑更加便利，信息利用價(jià)值也隨之提高。尤其是網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的醫(yī)院檔案，醫(yī)生可快速獲取檔案信息，用于診療與科研等工作需要。

二、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案應(yīng)用中存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化理念滯后。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)療運(yùn)作與管理建設(shè)各方面，醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，意識(shí)到了加強(qiáng)醫(yī)院檔案的重要性，但數(shù)字化建設(shè)理念滯后對(duì)其認(rèn)識(shí)片面。受傳統(tǒng)工作理念與模式影響，醫(yī)院仍以紙質(zhì)文件形式流轉(zhuǎn)，電子文件存檔稍顯不足。相關(guān)檔案工作人員嚴(yán)重缺乏數(shù)字化意識(shí)，且身兼多職，文件整理與收集管理主要以紙質(zhì)文件為主，在其基礎(chǔ)上，掃描錄入紙質(zhì)文件成電子文件，直接增加了檔案數(shù)字化工作量。

（二）檔案軟硬件設(shè)施無(wú)法保障。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)軟硬件設(shè)施保障要求高。從硬件入手分析，專(zhuān)業(yè)的掃描儀器、高速拍攝儀等設(shè)備都是必不可少的，為了確保檔案完整性以及原始性、真實(shí)性等特征，對(duì)設(shè)備的功能提出了更高要求，但實(shí)際上，各種設(shè)備無(wú)法滿(mǎn)足檔案數(shù)字化建設(shè)需要，易受外部因素影響，導(dǎo)致掃描與拍攝的質(zhì)量不高，直接降低了檔案成像效果。從軟件入手分析，受設(shè)計(jì)單位與軟件形成條件差異等因素影響，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換。加之?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)服務(wù)器僅在小范圍局域網(wǎng)內(nèi)設(shè)置，無(wú)法與其他利用者共享，降低了數(shù)字檔案的利用價(jià)值。

（三）信息安全風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源逐漸增多，電子形式儲(chǔ)存易受開(kāi)放性網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響，一旦出現(xiàn)非法盜取，將直接影響醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)。除此之外，也會(huì)受到人為操作失誤等因素影響，增加信息安全隱患；對(duì)此，加強(qiáng)信息安全風(fēng)險(xiǎn)防控意義重大。

（四）檔案人員專(zhuān)業(yè)水平低。檔案數(shù)字化建設(shè)需要復(fù)合型人才勝任，從而推動(dòng)數(shù)字檔案工作穩(wěn)中求進(jìn)。但醫(yī)院檔案員多身兼多職，專(zhuān)業(yè)知識(shí)與信息技術(shù)掌握不全面，以處理部門(mén)本職業(yè)務(wù)為主，對(duì)數(shù)字檔案存儲(chǔ)與管理工作無(wú)法輕松勝任，不僅會(huì)降低工作積極性，同時(shí)影響電子文件的歸檔工作進(jìn)展。除此之外，還需檔案員熟練掌握通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，確保數(shù)字檔案工作有序展開(kāi)，但實(shí)際上，檔案員的信息化水平有限，還需不斷提高專(zhuān)業(yè)水平與技術(shù)掌握程度。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案工作觀念。醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視，為檔案工作有序展開(kāi)提供基礎(chǔ)保障。檔案工作雖屬于服務(wù)部門(mén)，但紙質(zhì)檔案將直接影響各部門(mén)工作成效，而數(shù)字檔案可有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的不足，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案提高至醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略層面，給予資金與資源投入，推動(dòng)檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。尤其是檔案兼職員，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變信息化管理檔案的觀念，意識(shí)到資源共享，與檔案工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要性。作為檔案專(zhuān)職管理人員，應(yīng)當(dāng)更新管理理念，注重檔案信息資料收集，確保文件電子化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量與效率，后續(xù)檔案資料及時(shí)歸檔，確保電子化檔案資料完整真實(shí)。

（二）加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)。檔案硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)功能強(qiáng)大的復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦等設(shè)備，根據(jù)檔案對(duì)載體的需求引進(jìn)各種設(shè)備類(lèi)型，確保檔案資料成像質(zhì)量。軟件設(shè)施方面，設(shè)立辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，與檔案管理軟件系統(tǒng)的對(duì)接接口，加強(qiáng)對(duì)檔案員工作的指導(dǎo)，以確保工作成效。加強(qiáng)人事管理系統(tǒng)，以及設(shè)備管理系統(tǒng)，與檔案管理系統(tǒng)的銜接，在其基礎(chǔ)上，設(shè)立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富檔案資源。加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)局域網(wǎng)的調(diào)整，利用醫(yī)院大網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案信息查詢(xún)等便捷度，從而提高檔案管理成效。

（三）保障檔案信息安全。首先，維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境。存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)的電子檔案，龐大數(shù)據(jù)量直接受網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)影響，對(duì)此，需加強(qiáng)保證檔案安全運(yùn)行環(huán)境。為數(shù)據(jù)設(shè)立獨(dú)立運(yùn)行設(shè)施，并設(shè)立數(shù)據(jù)庫(kù)等設(shè)備，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)等環(huán)境干擾。保護(hù)設(shè)備電源狀態(tài)，并設(shè)立獨(dú)立電源室，以此確保數(shù)據(jù)庫(kù)安全運(yùn)行。其次，加強(qiáng)信息技術(shù)安全保障：一是對(duì)電子信息備份，恢復(fù)丟失損壞的電子檔案，確保檔案信息安全。備份方法包括離線在線備份與本地異地備份幾類(lèi)，可根據(jù)實(shí)際情況選擇使用。針對(duì)龐大數(shù)據(jù)量的電子檔案，可存儲(chǔ)于磁盤(pán)陣列。二是加強(qiáng)檔案信息保密，防止計(jì)算機(jī)被病毒等網(wǎng)絡(luò)攻擊，可采用硬件加密、軟件加密、混合加密等方法?；旌霞用芊椒ū容^常見(jiàn)，通過(guò)身份密碼、用戶(hù)認(rèn)證、權(quán)限分配等操作保護(hù)檔案信息安全。最后，完善檔案管理規(guī)章制度，制定電子檔案管理規(guī)范章程，以規(guī)范管理行為。

（四）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)型、復(fù)合型人才是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)必不可少的，尤其是數(shù)字科研檔案，對(duì)檔案管理人員的醫(yī)學(xué)科研知識(shí)、管理相關(guān)知識(shí)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用有著較高要求。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案相關(guān)人員培訓(xùn)，提高其管理技能與理論知識(shí)水平，轉(zhuǎn)變其職責(zé)理念，提高其責(zé)任意識(shí)，為數(shù)字檔案現(xiàn)代化建設(shè)助力。醫(yī)院檔案室應(yīng)定期邀請(qǐng)技術(shù)專(zhuān)家介入指導(dǎo)，提高檔案人員信息化能力。除此之外，還需具備相關(guān)醫(yī)療專(zhuān)業(yè)知識(shí)、檔案管理能力、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能，減少人為因素對(duì)數(shù)字檔案的負(fù)面影響。豐富培訓(xùn)內(nèi)容，在實(shí)踐操作中展開(kāi)討論分析，提高檔案員的綜合能力，從而輕松勝任崗位工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院數(shù)字檔案應(yīng)用對(duì)專(zhuān)業(yè)發(fā)展與醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)意義重大，數(shù)字檔案管理的應(yīng)用涉及病歷檔案、藥房檔案、設(shè)備與人事檔案等管理系統(tǒng)，對(duì)檔案人員工作能力與檔案軟硬件設(shè)施建設(shè)等帶來(lái)了挑戰(zhàn)。對(duì)此，提高檔案數(shù)字化管理意識(shí)，整合各部門(mén)信息子系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案安全等措施落實(shí)是必不可少的。而傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理也同樣重要，唯有兩種檔案相互連接，才能提高數(shù)字檔案利用價(jià)值。