社保檔案管理的作用與有效措施

文/威海市環(huán)翠區(qū)社會保險服務(wù)中心 樊菲

社會保障管理體系的加強優(yōu)化工作做得好，不僅可以幫助社保局提高為和諧社會建設(shè)服務(wù)的質(zhì)量，還能使中國社會主義和諧社會的發(fā)展更加長效穩(wěn)定。為了確保社會檔案管理工作更加完善，還必須加強相關(guān)的法律法規(guī)建設(shè)，完善相關(guān)工作人員在工作工程中可以依照的行為準(zhǔn)則，并規(guī)范相關(guān)工作人員的一些工作行為和工作狀態(tài)。社會保障體系相關(guān)的法律法規(guī)建設(shè)可以為社會保障檔案的管理工作提供便利和指引，提高權(quán)益憑證的安全性和真實性。

一、強化社保檔案的服務(wù)意識

要想又好又快地管理好社會保障工作中的大量文件，需要大量的人力資源和物力資源來保存文件檔案、整理檔案。良好的文件檔案保存可以使社保工作更好地為和諧社會服務(wù)。社會保障檔案必須要精準(zhǔn)即時地將數(shù)據(jù)送達社保檔案管理工作崗位的員工，這樣才可以精確地測量和諧社會中社保的一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。所以，社會保障檔案服務(wù)工作的重點，是牢牢樹立社保存檔使用的意識。

（一）明確社保檔案的方向和服務(wù)對象。社會保障檔案的服務(wù)方向是為精神文明建設(shè)、社會發(fā)展建設(shè)和物質(zhì)文明生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。目前，社會保障檔案的服務(wù)活動是圍繞社會保障局的主要職能和任務(wù)，圍繞社會保障機構(gòu)有關(guān)工作人員的中心工作開展檔案信息的收集、整合、傳輸、存儲工作。近些年來，中國政府的工作信息正在實行公開化的制度，社保檔案局也應(yīng)當(dāng)為社會保障體系機構(gòu)以外的人員和單位提供良好優(yōu)質(zhì)的查詢及其他服務(wù)項目。

（二）處理好利用與保密、利用與保護的關(guān)系。保密與利用的關(guān)系是矛盾而又統(tǒng)一的關(guān)系。在檔案需要利用使用時要及時保存，否則就沒有必要保存該檔案。檔案內(nèi)是有機密的，不得隨意借用閱讀。在使用和保密方面必須遵循以下原則：要使黨、社會和國家受益，而不是使黨、社會和國家受害。當(dāng)然，檔案是存在一定的保密范圍的，并非所有的檔案對于任何人都是保密的；檔案保密的時間也是有一定的長度的，超過檔案保密日期就不會繼續(xù)保密，或者說可以開放利用?？梢岳媚男n案，保密哪些檔案或者控制存檔哪些文件數(shù)據(jù)信息等，機密檔案的降密、解密的時間和要求都必須依據(jù)《檔案法》和《保密法》以及其他法律條款和法規(guī)進行處理工作。保護和利用也是矛盾而又統(tǒng)一的辯證關(guān)系。需要利用檔案，所以才必須要保存檔案。檔案保存的目的是保護檔案的穩(wěn)定、真實、安全，保護歷史真相，使檔案的使用壽命得到最大限度的延伸，更有效、準(zhǔn)確、安全地使用檔案。單方面強調(diào)檔案的保護既不會影響檔案提供使用查詢的功能，又不能忽視臨時使用查閱檔案的便利性、安全性。

二、重視社保檔案的創(chuàng)新管理新模式

考慮到社保檔案與人們?nèi)粘Ｉ罟ぷ鞯馁N近性和關(guān)聯(lián)性是基于社會保障檔案的不可或缺的重要作用。因此，社會保障檔案的管理質(zhì)量對于促進社會保險工作的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的作用。為了社會保障工作的良好發(fā)展，如何創(chuàng)新社保檔案管理的模式已成為提高社會保障檔案管理工作有效進行的必要方法?？紤]到當(dāng)今社會和諧社會建設(shè)的方向與社保檔案管理的工作，為保證社會保障檔案管理工作的有效性，必須從社保管理的模式創(chuàng)新入手，從多方面入手，“多”管齊下才能取得最好的成果。

（一）抓緊資源整合，實現(xiàn)社保檔案“大集中”管理。為了滿足我國人民的民生需要，我們應(yīng)該從整合資源方面著手進行改進創(chuàng)新。根據(jù)社會保障檔案管理的實際情況，當(dāng)今社會保障檔案涉及的相關(guān)人員很多，信息數(shù)據(jù)的保存以及信息終端的維護，已成為社會保障檔案管理的重要的一方面。與此同時，其他檔案在某些方面與現(xiàn)在的社保檔案存在部分重疊，社會保障檔案的管理質(zhì)量制約著其他部分民生檔案管理工作的開展。此外，社會保障檔案的工作內(nèi)容主要是服務(wù)于基層群眾。在實際的工作過程中，需要快速地為人民群眾提供及時的查閱、訪問和信息數(shù)據(jù)改善服務(wù)。工作的內(nèi)容屬性更加特別。對于現(xiàn)在社會保障檔案管理展開的工作活動，只有整合資源，積極推進社會保障檔案的集中管理的模式，才能使社會保障檔案管理工作取得長足有效的進步和成果。

（二）抓業(yè)務(wù)建設(shè)，構(gòu)建社保檔案“大管理”格局。檔案是歷史的記錄，社保檔案更是我國社會主義和諧社會中社保工作的良好寫照。社保檔案是人民在需要維護其合法權(quán)利時能提供的最好的參照和依據(jù)，同時也是社會主義和諧社會良好長久發(fā)展的需要。社保檔案的管理工作很繁瑣，具有很高程度的復(fù)雜性。在管理社保檔案的工作過程中，我們要鞏固管理的基本工作，加大對管理系統(tǒng)的構(gòu)建，完善檔案收據(jù)、整理、分析和查閱的工作流程，其重要內(nèi)容就是建設(shè)完整的檔案管理系統(tǒng)?？紤]到社會保障檔案的管理任務(wù)量大、有機密性等特點，我們應(yīng)該重視社會保障檔案管理中的工作業(yè)務(wù)過程。除了加強社保檔案管理工作建設(shè)外，還要加強社會保障檔案管理模式的完善。從多方面看，要大力發(fā)揮社保檔案管理工作在和諧社會建設(shè)中的作用，必須要確保社會保障檔案的管理可以將為人民服務(wù)的目的放在第一位，積極發(fā)揮社保檔案管理的作用。

（三）抓開發(fā)利用，充分發(fā)揮社保檔案“大服務(wù)”效能。通過對社保檔案管理工作功能的了解，我們可以得知社會保障檔案是和基層人民群眾緊緊貼合在一起的工作活動，有非常強的服務(wù)性。在這個大前提下，在社保檔案管理的創(chuàng)新改進發(fā)展工作中，應(yīng)確立社會保障檔案的有效使用和開發(fā)，為基層人民群眾服務(wù)，實現(xiàn)社保檔案管理的多方面使用，確保社保檔案真正做到為人民所用，為群眾所想，與此同時，我們要必須明確社保檔案的工作性質(zhì)，全面建設(shè)優(yōu)質(zhì)的社保檔案管理工作，使社保檔案的作用可以得到充分的發(fā)揮和利用。這樣，也有利于社保檔案的快速進步發(fā)展。因此，社保檔案管理應(yīng)該以開發(fā)利用為重點，增強社保檔案為人民服務(wù)的效率。

三、總結(jié)

社保檔案的相關(guān)工作人員要堅持本著為人民服務(wù)的原則，堅持以人為本，繼續(xù)增強服務(wù)的效率和意識。根據(jù)當(dāng)今社保檔案管理工作在新時期工作發(fā)展產(chǎn)生的新狀態(tài)，不斷提高工作的效率，增強為人民服務(wù)的意識，改進思想，把社保檔案管理工作的整體狀態(tài)提高到一個最高的水平。