機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作問題與對(duì)策

文/濟(jì)南市科學(xué)技術(shù)館 陳鳳

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中，其檔案記錄了人、財(cái)、事等諸多內(nèi)容，是領(lǐng)導(dǎo)決策、工作考核中的重要組成部分，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，在新時(shí)期需要積極做好檔案管理工作，以此為公共服務(wù)提供便利，所以在新時(shí)期需要對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的問題進(jìn)行討論，并提出解決策略。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理所存在的問題

（一）缺乏對(duì)檔案管理的重視。1.認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。部分人員認(rèn)為檔案管理中只有保存好檔案，不出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象即可，如此則導(dǎo)致檔案管理工作受到影響。2.檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在使用階段。正因?yàn)闆]有從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，且在檔案管理中缺乏主觀能動(dòng)性，所采取的檔案管理手段比較落后，導(dǎo)致檔案整體利用率低下，無法體現(xiàn)出價(jià)值與作用。3.檔案管理部門未做好檔案管理工作的宣傳，未形成和諧的工作氛圍。據(jù)了解，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門有少部分人員并非檔案專業(yè)，在日常工作中只能按部就班工作，因缺乏專業(yè)的理論知識(shí)，沒有對(duì)檔案的行政作用、傳承作業(yè)、業(yè)務(wù)作用加以宣傳，進(jìn)而未形成良好的工作氛圍。

（二）缺乏全面的硬件投入。信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的一部分，但是因?yàn)槭艿劫Y金等因素的影響，導(dǎo)致檔案管理受到制約。比如部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案室沒有配備專門的防火、防盜、防潮等設(shè)施，從而導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)霉變現(xiàn)象。還有部分檔案室的條件比較簡(jiǎn)陋，沒有配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、切紙刀等，所以無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。完善的檔案管理制度是做好檔案管理的前提，但是當(dāng)前大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中并沒有制定完善的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理人員無法遵循制度進(jìn)行工作。比如在檔案資料收集中沒法按照規(guī)定的要求明確收集范圍，也沒有按照管理細(xì)則做好分類保存，長(zhǎng)此久往會(huì)導(dǎo)致檔案管理呈現(xiàn)出混亂局面。即便制定了檔案制度，但是在日常工作中也沒有遵循制度進(jìn)行管理，其執(zhí)行力不嚴(yán)格，隨意性比較強(qiáng)，無論是檔案的收集、分類、歸納還是后期的保存，均受到影響。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與重視。1.做好檔案宣傳工作。讓每一位人員都能夠清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，擴(kuò)大檔案管理的影響力，在宣傳上可以采取全員宣講，或者借助單位內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行宣傳，如此可在無形之中提高檔案管理的整體地位。2.對(duì)《檔案法》加以宣傳。讓每一位檔案人員都能知法與懂法，進(jìn)一步增強(qiáng)自身的檔案法律意識(shí)。3.積極做好檔案開發(fā)利用工作。這是檔案價(jià)值的最終體現(xiàn)，不僅要做好檔案收集與保管，并且還需要針對(duì)實(shí)際的情況編制可行的檢索工具，滿足檢索要求。

（二）完善軟硬件配置。因?yàn)橘Y金投入不足，所以部分單位檔案管理的軟硬件配置存在缺陷，需要對(duì)其加以重視，且各機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要嚴(yán)格按照檔案室建設(shè)的要求與標(biāo)準(zhǔn)，加大資金投入，配備硬件與軟件設(shè)施，其中在檔案室內(nèi)需要配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，并且還要做好防火、防盜、防潮等工作。如果有條件，還需要配備安全溫濕度消毒凈化一體智能控制系統(tǒng)以及煙霧感應(yīng)檢測(cè)系統(tǒng)等，這樣才能為檔案的存放創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（三）制定完善的檔案管理制度與工作機(jī)制。檔案管理工作機(jī)制的完善性需要各個(gè)部門的共同參與，對(duì)此筆者認(rèn)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要加強(qiáng)綜合檔案室的建設(shè)，并要根據(jù)實(shí)際的工作需要配備專業(yè)的人員，做好檔案收集與整理，形成完整的機(jī)構(gòu)。另外，還需要針對(duì)實(shí)際的發(fā)展情況構(gòu)建完善的檔案管理制度，在檔案管理工作的不斷推進(jìn)下，因?yàn)橹贫炔煌晟贫鴮?dǎo)致各類問題的發(fā)生，所以需要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，構(gòu)建切實(shí)有效的檔案管理制度，其中應(yīng)包括檔案歸檔立卷制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員工作職責(zé)等等，如此才能讓每一位檔案管理人員明確自己的崗位職責(zé)，在日常檔案管理中嚴(yán)格按照要求與制度進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的完善性。

三、結(jié)語

總之，在新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要加強(qiáng)重視檔案管理工作，并針對(duì)現(xiàn)狀制定完善的規(guī)章制度，做好資金投入，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的配備，使其符合基本要求，滿足時(shí)代發(fā)展。