數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建研究

文/山東省濟(jì)寧市中醫(yī)院 仲聳

檔案管理是醫(yī)院管理工作中最主要的內(nèi)容，以往檔案管理以人工形式為主，整個(gè)工作效率低下、效果不佳，經(jīng)常出現(xiàn)檔案破壞和丟失情況。數(shù)字化時(shí)代對(duì)醫(yī)院的檔案管理要進(jìn)行數(shù)字化管理，使得管理更加先進(jìn)，提倡更多全新模式的檔案管理形式，對(duì)內(nèi)部檔案信息進(jìn)行有效整合和分析，將其納入數(shù)字化管理系統(tǒng)中，方便及時(shí)調(diào)取和利用，從而不斷提升整個(gè)醫(yī)院的檔案管理能力和管理水平。

一、醫(yī)生檔案管理重點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理工作中需要對(duì)大量信息和資源進(jìn)行整理和分析，工作量大，任務(wù)繁重，管理難度很大，管理重點(diǎn)就是將內(nèi)部存在的資源和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析，將數(shù)據(jù)資源等清晰地分類和整合，涉及醫(yī)療器械、患者資料、醫(yī)護(hù)人員數(shù)據(jù)、工作環(huán)節(jié)、日常工作等不同信息和數(shù)據(jù)內(nèi)容都是檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。在整個(gè)醫(yī)院檔案管理過程中要實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理機(jī)制，借助醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)，將所有醫(yī)院存在的原始信息進(jìn)行檢索和記錄等，進(jìn)而可以對(duì)檔案記錄下的信息內(nèi)容進(jìn)行重復(fù)利用。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理設(shè)施薄弱。醫(yī)院局域網(wǎng)建立無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的利用和管理，自動(dòng)化和智能化技術(shù)尚未普及和實(shí)現(xiàn)，檔案管理能力不強(qiáng)，整個(gè)醫(yī)院的服務(wù)水平因?yàn)闄n案管理出現(xiàn)問題，嚴(yán)重影響了整個(gè)醫(yī)院檔案管理的能力。

（二）人力資源素質(zhì)需要提升。檔案管理人員自身素質(zhì)不高，無法順應(yīng)時(shí)代變化，滿足不了時(shí)代需求。檔案管理工作要建立在管理人員自身經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新程度上，但是由于檔案人員自身素質(zhì)不高，管理存在問題和不足，使得創(chuàng)新力度不足，整個(gè)醫(yī)院的檔案管理效果不佳，質(zhì)量不高，效率得不到提升。

（三）安全水平不達(dá)標(biāo)。現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理技術(shù)水平低下，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、破壞和被盜取的情況，對(duì)于醫(yī)院調(diào)取檔案利用存在嚴(yán)重影響，經(jīng)常出現(xiàn)醫(yī)院檔案信息內(nèi)容丟失，患者病情被泄漏等，使得醫(yī)院自身的形象受到破壞。

三、數(shù)字化時(shí)代提升醫(yī)院檔案管理的有效對(duì)策

（一）提升整個(gè)檔案管理能力。在數(shù)字化時(shí)代，要加大醫(yī)院設(shè)施建設(shè)力度，提升人力資源的整體素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理效率，具體方法如下：1.提升經(jīng)濟(jì)成本投入。在檔案管理硬件和軟件上進(jìn)行建設(shè)和提升，不斷完善醫(yī)院檔案設(shè)施等，為醫(yī)院設(shè)計(jì)更加智能化和數(shù)字化的管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)中建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，便于整個(gè)醫(yī)院調(diào)用和利用醫(yī)院檔案信息內(nèi)容等，為提升整個(gè)醫(yī)院檔案信息管理效率和質(zhì)量提供有利條件。2.提升對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化和智能化人才培養(yǎng)模式。提升整個(gè)醫(yī)院的檔案管理水平，定期組織醫(yī)院檔案人員參與實(shí)際工作和培訓(xùn)活動(dòng)等，引進(jìn)更加復(fù)合型的人才管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式。3.安全管理。在醫(yī)院檔案管理中建立系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)，建立檔案管理機(jī)制，將機(jī)制中涉及的真實(shí)內(nèi)容落實(shí)到真實(shí)工作之中，確保機(jī)制在保密基礎(chǔ)上進(jìn)行，成立整個(gè)檔案系統(tǒng)準(zhǔn)入權(quán)限等，防止在檔案管理中出現(xiàn)非法人員進(jìn)入到系統(tǒng)中侵害檔案、破壞檔案和盜取檔案。只有這樣才能夠提升整個(gè)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全性，提升對(duì)各種病毒的入侵，避免黑客進(jìn)入等，從而不斷提升整個(gè)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全性。

（二）醫(yī)院檔案管理技術(shù)對(duì)策。1.管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。醫(yī)院檔案管理一定依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有效設(shè)計(jì)，具體設(shè)計(jì)方法如下：（1）設(shè)計(jì)整個(gè)系統(tǒng)框架。將系統(tǒng)分為不同層次和結(jié)構(gòu)，建立門戶、應(yīng)用和數(shù)據(jù)三個(gè)層次，門戶層主要實(shí)際對(duì)信息的檢索和查詢以及記錄工作為主。應(yīng)用層則是對(duì)整個(gè)檔案進(jìn)行管理，深刻關(guān)注各個(gè)人員對(duì)醫(yī)院檔案信息的借閱和使用其情況為主。數(shù)據(jù)層就是對(duì)整個(gè)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理，建立數(shù)據(jù)庫保存檔案信息等。（2）設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能，主要包含數(shù)據(jù)資料管理、具體工作環(huán)節(jié)、檢索管理三個(gè)主要功能，以數(shù)據(jù)資料和信息管理為主。實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案信息的管理，在模塊下對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行合理管理，在不同模塊下設(shè)計(jì)錄入、查詢、數(shù)據(jù)管理、刪除、修改等不同菜單等，提升整個(gè)檔案信息的管理。（3）設(shè)計(jì)具體步驟。在醫(yī)院檔案管理中建立MySQL數(shù)據(jù)庫，使得用戶可以和互聯(lián)網(wǎng)之間形成對(duì)接，用戶在此管理模式下實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)的遠(yuǎn)程訪問Web服務(wù)器和管理檔案信息等，借助HTML+PHP語言設(shè)計(jì)技術(shù)，在通過PHP編程系統(tǒng)中，將表格和TXT中的檔案信息成功保存在醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫之中。從而不斷提升系統(tǒng)的安全能力和水平，為其設(shè)計(jì)出良好的安全保障技術(shù)，將所有檔案信息全部納入到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，防止醫(yī)院檔案信息丟失，還能夠有效避免病毒入侵到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)之中，使得整個(gè)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)更加安全。2.醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施。從整個(gè)系統(tǒng)的登錄、數(shù)據(jù)查詢、錄入和借閱以及其他工作為主實(shí)施，將整個(gè)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)以數(shù)字化形式實(shí)施，具體方法如下：（1）系統(tǒng)登錄的實(shí)施。在系統(tǒng)檔案管理中要現(xiàn)打開網(wǎng)頁，選擇適合的瀏覽器進(jìn)行工作，進(jìn)而再登錄醫(yī)院的官網(wǎng)網(wǎng)站，進(jìn)而進(jìn)入到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)之中，將所需要的人名和密碼輸入其中。則可以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的登錄。（2）查詢功能實(shí)施。將需要查找的科室信息以患者名字等輸入到檔案管理系統(tǒng)中，能夠直接調(diào)取所需要的基本信息和內(nèi)容等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案信息的搜索工作。一旦發(fā)現(xiàn)問題，可以直接登錄網(wǎng)站對(duì)錄入的信息進(jìn)行修改，再將修改后的檔案信息保存到數(shù)據(jù)庫中。（3）數(shù)據(jù)錄入工作的實(shí)施。將序號(hào)、科室、提名、保密等級(jí)錄入到醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫之中，將錄入后的數(shù)據(jù)保存到檔案管理中，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理和數(shù)字化管理。（4）借閱檔案的實(shí)施。輸入錄入檔案序號(hào)以及科室和不同內(nèi)容等，進(jìn)而將查詢檔案的姓名等提交上去，等待管理人員的審核，一旦審核通過，即可對(duì)檔案進(jìn)行借閱。審核未通過也就說明了檔案無法外借。（5）輔助管理功能的實(shí)施。一般涉及了系融文件信息管理，數(shù)據(jù)備份、密碼管理等不同功能，系統(tǒng)文件就是每天檔案管理網(wǎng)站的登錄情況，依據(jù)用戶的實(shí)際需求對(duì)檔案信息進(jìn)行有效刪除和查找工作等。數(shù)據(jù)備份是避免因?yàn)閿嚯娨约捌渌驅(qū)е聶n案信息丟失現(xiàn)象，確保整個(gè)檔案信息系統(tǒng)的安全性。密碼管理主要是能夠及時(shí)對(duì)登錄密碼進(jìn)行修改等，使得用戶個(gè)人賬號(hào)可以安全性登錄。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代變化，結(jié)合實(shí)際情況做出調(diào)整和改進(jìn)，在數(shù)字化時(shí)代要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化和智能化管理。在醫(yī)院內(nèi)部建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，明確具體步驟內(nèi)容和分工等，使得人們可以及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和借閱。在數(shù)字化時(shí)代，人工檔案管理形式已經(jīng)無法滿足時(shí)代需求，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，提升管理效率和工作效率，確保檔管理的安全性。