加強事業(yè)單位檔案信息化建設的問題與實踐

文/江蘇省連云港市贛榆區(qū)城市管理監(jiān)察大隊 祁小健

一、事業(yè)單位檔案信息化建設的優(yōu)點及其必要性

（一）優(yōu)化檔案的存放環(huán)境。就目前事業(yè)單位檔案管理工作的現狀看，大多數檔案管理停留在了紙質檔案階段，如果開始普及采用信息化的檔案管理，那么在一定程度上是降低了檔案管理工作對于環(huán)境的一些硬性要求。在城市管理方面，如果可以開始應用信息化的管理模式，不僅可以提高保存的效率，還可以進一步改變傳統(tǒng)的管理模式對于紙張的依賴性，這樣除了可以減少對樹木的破壞，還可以消除高溫及空氣氧化對存儲的紙張所帶來的影響。另外，城市管理方面的檔案管理工作所需要的儲存空間相對較大，如果可以采用信息化的管理模式不僅無限制地擴大了存放的空間，還減少了對以往檔案柜擺放所占空間的需要，在信息化技術發(fā)達的時代，只需要一個特別微小的儲存空間，就可以將海量的城市管理檔案資料及其數據信息存放于網絡空間之中。

（二）信息檢索化更加便捷。信息化時代，如何能夠在快節(jié)奏的訊息中利用快速簡便的方式找到最有價值的信息取決于事業(yè)單位發(fā)展的深度如何，加強提高信息的使用效率以及其檢索率，在一定程度上都極大地提升了城市管理工作的整體質量標準。如果是傳統(tǒng)的紙質型檔案管理的話，要想在這其中檢索出相對繁瑣的數據信息就比較困難，但是如果可以使用信息化的管理模式就可以提高檔案的檢索工作效率。實現無重復、無遺漏的數據檢索功能，只需要輸入你所要檢索的內容，根據條件進行排除后，就可以很快地得到相應符合條件的結果。依靠著現代計算機的系統(tǒng)優(yōu)勢，以秒為單位來計算計算機中數據信息的檢索速度，進而提升數據的使用率，提高了檔案數據庫的安全性。

（三）提升事業(yè)單位的公眾形象。事業(yè)單位在社會各界都具有公益性質的公眾形象，城市管理的檔案文件所公開發(fā)布出來的任何信息都是與百姓生活息息相關的，推行檔案信息化的建設也是便于公眾對城市管理信息進行進一步的查詢，讓城市管理的政務處理更加透明化，樹立起良好的公眾形象。在任何一個事業(yè)單位發(fā)展中都需要重視的一項就是重視檔案管理工作，其中城市管理檔案工作尤為重要，其中主要的工作對象就是大批量的電子數據信息文件，城市管理單位的檔案信息化建設的保障是要有效地提升對電子信息資源的利用率，徹底實現電子信息在檔案管理工作中的運用和存儲，進而能夠更加合理地利用電子信息數據資源，推動好城市管理中檔案信息化建設的方針以及制度體系。

二、當前事業(yè)單位檔案信息化建設中出現的問題及原因

（一）缺少城市管理專業(yè)的高素質人才。專業(yè)的高素質人才是城市管理開展檔案信息化建設的關鍵點，因為只有擁有了最專業(yè)的電子信息化的檔案管理人才，才能加快城市管理的檔案信息化建設工作的速度。但就目前的情況來看，絕大部分檔案管理人才缺少信息化方面的專業(yè)知識，因為城市管理事業(yè)單位選用人才的途徑是受限制的，在有限的名額之下，很難為城市管理事業(yè)單位引入足夠多的信息化人才，這也就嚴重影響到了檔案管理工作的效率。再加上當前我國絕大部分的信息化檔案管理人才都是以紙質檔案為主要的管理方式，并且大多數的工作人員與其相關的專業(yè)知識掌握較低，局限了這一管理方式的發(fā)展空間。除此之外，單位內部對工作人員的培訓意識較低，普通的工作人員無法滿足當下信息化檔案管理建設所需，也就限制了檔案信息化建設的發(fā)展。

（二）對檔案管理的工作沒有深刻的認識。絕大多數城市管理單位內的領導及員工對于檔案管理信息化建設這一問題都沒有一個深刻的認識，忽略了這一項工作的重要性，并且也嚴重影響到了城市管理單位自身的發(fā)展方向。尤其是絕大部分的領導并沒有對制定一套有效的檔案管理制度，導致單位內部整體在檔案信息化建設這一問題上的熱情度并不高，也就更不會選擇投入較多的經費來建設這一內容，也就使得檔案信息化建設經常處于一個被擱置的狀態(tài)，阻擋了城市管理單位求發(fā)展的步伐。

（三）缺少必要的管理機制。要想實現城市管理在檔案信息化建設中所制定的目標，就應該站在時代發(fā)展的尖端來思考這一走向，緊緊圍繞著當前社會經濟的變化，制定出適合的發(fā)展方向。第一，現在的管理機制與社會發(fā)展的實際情況相比的話，在軟件、硬件的使用和開發(fā)上都是較為落后的階段，絕大部分城市管理事業(yè)單位的發(fā)展現狀還是無法真正適應當前智能化、網絡化的發(fā)展背景。第二，目前管理機制的轉變還是處于一個較慢的發(fā)展速度，對于怎樣引入先進的前沿技術還有待進一步提高，但是由于城市管理事業(yè)單位自身在財力、物力上的發(fā)展計劃都比較緩慢，也就在潛移默化中限制了檔案管理的發(fā)展前景。

（四）所配備的軟件兼容性不強，良莠不齊。檔案信息化的建設首先離不開的就是“設備”支持，但是鑒于目前我國并沒有研發(fā)出易操作、功能全、適應性強的應用管理軟件。然而目前很多的單位正在使用的檔案管理軟件都是一些操作繁瑣、功能較少的應用，這在一定程度上對檔案信息化的建設帶去了很多不利的影響因素。軟件的良莠不齊在一定側面上也是因為國家的檔案主管部門沒有出臺相關的建設標準，所以也就使得軟件之間無法兼容使用，沒有完全展現出目前網絡信息化的優(yōu)勢。

三、加強事業(yè)單位檔案信息化建設的有效對策及實踐方法

（一）建立有效的管理標準和高素質人才隊伍。要想推動城市管理事業(yè)單位的信息化建設，就需要打造一支可管理、懂技術、懂專業(yè)的信息化建設管理隊伍。首先，作為城市管理事業(yè)單位內部，要對檔案管理工作人員進行集中的培訓和指導，旨在提高工作人員的信息化技術水平及專業(yè)知識，要讓電子信息化技術可以有效地應用在檔案信息的工作之中去。其次，還要不斷提高管理人員的思想道德修養(yǎng)、責任感以及綜合素質。

（二）進一步開發(fā)和加強檔案管理應用軟件程序。城市管理事業(yè)單位無論是在選擇當前市場上的暗桿管理軟件，還是選擇自行研發(fā)的軟件，首先都是要基于單位自身的實際需要來引進應用軟件，并在此基礎上進行進一步的改造，讓應用軟件更能符合單位的實際發(fā)展前景。與此同時，還需要各管理部門對檔案系統(tǒng)建立起專門的平臺，讓檔案信息可以進行相互的溝通。

（三）提高相關專業(yè)人才的專業(yè)技能。因為相關專業(yè)的技術人員是檔案信息化建設的直接工作人員，因此，需要不斷地提升技術人員的專業(yè)知識水平，只有這樣，才能逐步實現信息化建設的最終目標。檔案管理的工作人員還要對信息技術水平開展針對性的培訓，熟練掌握檔案信息化的建設以及信息化的操作方法。

（四）保障信息化檔案管理工作的資金投入。城市管理事業(yè)單位首先要做的就是要保障在檔案管理工作中有一定量的資金投入，在配置上也要投入相應的硬件及軟件設備，并且還要對相關專業(yè)的人員進行系統(tǒng)的培訓，與此同時，各領導也要充分認識檔案信息化建設的重要性。

四、總結

城市管理檔案信息化建設工作，是科技發(fā)展和時代進步的結果，為了滿足新時期城市管理檔案管理工作的需要，事業(yè)單位應該跟上時代發(fā)展的腳步，加速城市管理檔案信息化的建設。單位需要做好管理規(guī)劃工作，一定要注重城市管理檔案信息化建設，促進事業(yè)單位的政務公開和信息公開，提高事業(yè)單位在人民心中的形象，使事業(yè)單位為人民群眾服務的工作做到最好。