高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題與對(duì)策

文/吉林大學(xué)檔案館 王靜 張日旺

隨著高校信息化建設(shè)工作的快速推進(jìn)，覆蓋高校全范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）以及各業(yè)務(wù)部門建立的應(yīng)用管理系統(tǒng)已經(jīng)普及使用了。由于沒有實(shí)現(xiàn)與檔案部門管理系統(tǒng)的有效銜接，導(dǎo)致存儲(chǔ)在這些系統(tǒng)中的大量原始檔案數(shù)據(jù)和電子文件無法及時(shí)收集和歸檔，日積月累，不少具有重要參考價(jià)值的檔案資源最終丟失。與校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)“無縫鏈接”，實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換及共享利用是檔案工作的必然趨勢(shì)，已經(jīng)成為高校檔案部門亟待研究和解決的問題。

一、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題分析

高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)在建設(shè)規(guī)劃階段較少考慮與檔案系統(tǒng)的歸檔集成問題，除少數(shù)OA系統(tǒng)建立了功能較為簡(jiǎn)易的歸檔模塊，但也僅能實(shí)現(xiàn)文書類檔案的簡(jiǎn)單管理，后續(xù)還需采用系統(tǒng)對(duì)接手段將產(chǎn)生的檔案信息及電子文件推送至檔案管理系統(tǒng)?？偨Y(jié)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接實(shí)施過程，問題可歸納為以下幾個(gè)方面：

（一）開發(fā)平臺(tái)不統(tǒng)一。校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)是相互獨(dú)立的系統(tǒng)，開發(fā)時(shí)間、開發(fā)平臺(tái)、開發(fā)人員的差異性增加了系統(tǒng)集成的難度。在未充分考慮與檔案系統(tǒng)對(duì)接問題的前提下，大多數(shù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)并未預(yù)留相關(guān)數(shù)據(jù)接口或者接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的集成需對(duì)雙方系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)。

（二）數(shù)據(jù)不匹配。高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)類型的差異決定了上述系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的差異。業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件也因?yàn)樘幚砗蛻?yīng)用程序的不統(tǒng)一，導(dǎo)致即使文件已經(jīng)歸檔至檔案系統(tǒng)，也會(huì)出現(xiàn)格式不兼容等情況。解決異構(gòu)數(shù)據(jù)的匹配以及電子文件的長(zhǎng)期可用性和有效性等問題是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間歸檔集成的基礎(chǔ)。

二、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題對(duì)策分析

優(yōu)化整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息資源安全、高效、及時(shí)地采集，可從以下幾個(gè)方面著手分步加以實(shí)施：

（一）定義數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，建立系統(tǒng)間統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口，屏蔽系統(tǒng)間的各種差異。高校檔案部門首先根據(jù)國(guó)家檔案局提供的歸檔數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定制適應(yīng)本校的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，并以此為基礎(chǔ)建立系統(tǒng)間統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)明確歸檔電子文件的存儲(chǔ)格式以及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，而接口程序內(nèi)詳細(xì)設(shè)定業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的映射關(guān)系及電子文件與檔案目錄分類的映射關(guān)系。前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)將待歸檔的原始檔案數(shù)據(jù)按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)打包，接口程序直接推送數(shù)據(jù)文件包至檔案系統(tǒng)指定目錄。全新開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)可在設(shè)計(jì)時(shí)增加向部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)釆集檔案信息的功能模塊。如果檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)正在使用中，需對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)二者升級(jí)改造。

（二）合理規(guī)劃數(shù)據(jù)交換流程，強(qiáng)化數(shù)據(jù)審核，確保歸檔信息準(zhǔn)確、有效。業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)歸檔在檔案的收集過程、存儲(chǔ)方式上均與傳統(tǒng)方式存在較大差異，因此在歸檔流程上需要與各歸檔單位另行商定。針對(duì)不同的業(yè)務(wù)歸檔數(shù)據(jù)，須設(shè)定不同的數(shù)據(jù)交換流程。業(yè)務(wù)系統(tǒng)打包待歸檔的原始檔案數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)接口程序接收這些數(shù)據(jù)包，并調(diào)用接口程序內(nèi)的數(shù)據(jù)解析模塊按照預(yù)先定義的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)分析并解壓數(shù)據(jù)包，再調(diào)用校驗(yàn)?zāi)K對(duì)原始數(shù)據(jù)的安全性、合法性進(jìn)行檢驗(yàn)，初檢合格的數(shù)據(jù)將移交至檔案管理系統(tǒng)的預(yù)立卷庫等待檔案工作人員對(duì)其錄入規(guī)范性、有效性等方面的進(jìn)一步審核，其中不符合移交標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)將退回。

（三）物理歸檔與邏輯歸檔并重，確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用。數(shù)據(jù)交換接口在自動(dòng)完成檔案信息的邏輯歸檔后，相關(guān)全文信息即電子文件也需物理歸檔至檔案管理系統(tǒng)，這個(gè)過程中須確保電子文件的內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息在經(jīng)過收集、傳輸、校驗(yàn)、整理、保存、移交及利用等全部環(huán)節(jié)后均要與文件產(chǎn)生時(shí)的原始狀況一致。而檔案信息目錄和電子全文存在一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，檔案部門可通過搭建FTP服務(wù)器等方式實(shí)現(xiàn)文件的傳輸，同時(shí)以文件路徑方式解決二者之間的關(guān)聯(lián)問題。

三、結(jié)語

積極探索高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的優(yōu)化整合方案，完善升級(jí)電子檔案的移交與接受體系，將原本獨(dú)立的系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，是促進(jìn)電子公文科學(xué)、有效管理與歸檔的重要舉措，對(duì)推進(jìn)高校文檔一體化管理，優(yōu)化檔案工作流程，提升檔案工作效率意義深遠(yuǎn)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以往系統(tǒng)集成過程中的困難正在逐步得以解決，高校檔案部門需結(jié)合工作實(shí)際不斷實(shí)踐實(shí)現(xiàn)電子檔案真正意義上的真實(shí)、完整、有效歸檔。