新時代基層單位黨建檔案管理規(guī)范化探索

文/德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院 石瑩 孫季平

黨的十九大報告提出了新時代黨的建設(shè)的新要求。新時代黨建工作面臨著新的挑戰(zhàn)，加強黨建管理，提高黨建工作水平成為基層單位的一項重要任務(wù)。黨建檔案作為黨建工作的重要載體，是黨建工作的真實反映，是必不可少的重要環(huán)節(jié)。基層單位做好黨建檔案管理，有利于推動基層黨建工作的規(guī)范化、制度化、條理化。

一、研究背景

黨的十九大報告指出：“加強基層組織建設(shè)。黨的基層組織是確保黨的路線方針政策和決策部署貫徹落實的基礎(chǔ)?！毙聲r代的發(fā)展讓基層黨建工作的開展越來越重要。黨建檔案作為一項專門的檔案工作，對于助推黨建工作有重要的作用。但是歷來基層單位對檔案部門不夠重視，對黨建檔案管理工作不夠重視，對于檔案的管理和利用停留在低層次水平，檔案歸檔不規(guī)范，檔案利用不便捷，降低了黨建工作的效率和水平。基于此，加強基層單位的黨建檔案管理勢在必行，對于黨建檔案管理的規(guī)范化探索可以為基層單位的黨建工作帶來積極意義。

二、當(dāng)前基層單位黨建檔案管理工作存在的問題

當(dāng)前一些基層單位對黨建檔案的可利用性了解不夠，對黨建檔案工作的了解還停留在收集材料和存放材料上，因此普遍存在對黨建檔案的管理不夠重視的問題，黨建檔案工作缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案室的設(shè)施設(shè)備達不到要求，檔案歸集停留在紙質(zhì)層面，亟待加快黨建檔案管理的信息化水平。

（一）制度建設(shè)不完善。檔案管理制度包括歸檔制度、保管制度、保密制度、利用制度和檔案人員崗位責(zé)任制等。基層單位的檔案管理制度建設(shè)中應(yīng)體現(xiàn)黨建檔案的特殊性。然而有些基層單位因為對黨建檔案不夠重視，黨建檔案管理的制度建設(shè)不完善。以檔案歸檔范圍和保管期限表為例，基層黨建檔案中的文書檔案大體分為黨組主體責(zé)任歸檔材料、機關(guān)黨委歸檔材料和基層黨支部歸檔材料。一些基層單位在本單位的檔案歸檔范圍和保管期限表中沒有體現(xiàn)詳細黨建應(yīng)歸范圍。有的單位制定了期限表但是沒有及時更新，導(dǎo)致歸檔材料不全或者分類不合理，給后續(xù)的檔案管理帶來很大問題。同時，沒有規(guī)章制度作為行為準則，很多材料會留存在個人手里，不上交就會存在遺失的可能。

（二）管理人員綜合素質(zhì)有待提升。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低直接影響檔案管理工作的水平和效率?；鶎狱h建檔案的特殊性、保密性及重要性，更加要求管理人員有較高的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、服務(wù)意識、保密意識等綜合素質(zhì)。有些基層單位沒有專門的檔案人員，由其他科室的人員兼職。由于沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理理論知識欠缺。加上不是專職人員，對待工作懈怠、散漫。沒有專門管理人員，頻繁更換檔案管理人員，會影響黨建檔案管理的連續(xù)性，會導(dǎo)致檔案工作前后脫節(jié)，歸檔材料缺失，使檔案工作長期不能步入正軌。另外隨著檔案信息化建設(shè)的加快，檔案管理者也面臨知識結(jié)構(gòu)更新的問題。

（三）設(shè)備設(shè)施不符合要求。黨建檔案中有很多珍貴的需要永久保存的資料，檔案室的建設(shè)應(yīng)按照國家標準規(guī)范，配備符合八防（防盜、防火、防蟲、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠）和數(shù)字檔案室建設(shè)要求的設(shè)備設(shè)施，確保檔案的完整收集、規(guī)范整理、安全保管、有效利用和依法移交。因為對黨建檔案不夠重視，有些基層單位黨建檔案室陳舊老化，不能做到“八防”的要求，檔案材料易老化、損壞。隨著檔案信息化建設(shè)的加快，電子文件歸檔和電子檔案管理的設(shè)備也應(yīng)及時更新，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

（四）檔案利用水平低。檔案的利用是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，好的檔案管理是讓檔案活起來，而不是成為歷史文物。黨建檔案真實地記錄了黨建工作，對于后續(xù)工作的開展有借鑒意義。黨建檔案中黨員信息對于人員的管理和提拔，有重要的利用價值。有些單位的黨建檔案停留在紙質(zhì)層面，電子檔案歸檔意識差，在信息化時代不利于檔案利用作用的發(fā)揮。

三、黨建檔案管理規(guī)范化對策與建議

針對當(dāng)前基層單位黨建檔案管理存在的問題，提出以下幾項建議。

（一）提高認識，重視制度建設(shè)。制度是加強管理的前提，規(guī)范化的制度建設(shè)可以為黨建檔案的管理提供依據(jù)。1.重視黨建文件材料歸檔制度建設(shè)。文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。每個基層單位都應(yīng)該制定本單位的檔案歸檔范圍和保管期限表，其中應(yīng)包含黨建檔案。文件材料歸檔制度是其他檔案管理制度的基礎(chǔ)，也是檔案管理最重要的一項內(nèi)容。2.重視黨建檔案保管制度建設(shè)。應(yīng)制定黨建檔案的安全保護和庫房、設(shè)備管理措施等相關(guān)制度，使檔案及設(shè)備得到應(yīng)有的保護。3.重視黨建檔案保密制度建設(shè)。黨建檔案作為一個特殊的檔案體系，涉及黨和國家重要信息，一旦泄露，會產(chǎn)生不可磨滅的損失。對黨建檔案的信息安全問題應(yīng)予以重視，制定保密措施和對工作人員的保密要求。4.重視黨建檔案利用制度建設(shè)。主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)。檔案利用有規(guī)章可尋，依規(guī)章利用，提高黨建檔案的利用水平。5.重視檔案工作崗位責(zé)任制。對檔案工作人員加強管理，從規(guī)范的制度開始。要包括每個檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。

（二）加強培訓(xùn)，提高黨建檔案人員管理水平，全面提升黨建檔案人員的素質(zhì)。首先，引進高素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平人員，黨建檔案應(yīng)設(shè)置專門管理人員，同時注意做好新老交接。面對繁雜的檔案材料，檔案人員要了解材料的來龍去脈，更容易管理。同時，做好新老交接，有利于檔案管理的有序統(tǒng)一。其次，加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一是及時對新入職檔案人員培訓(xùn)，完整專業(yè)的培訓(xùn)可以為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。二是應(yīng)定期組織培訓(xùn)，確保知識更新有序進行。檔案管理信息化的加快需要更新鮮的知識和專業(yè)的管理人才。

（三）注重設(shè)備設(shè)施的保護與更新。檔案管理的硬件設(shè)備設(shè)施是進行各項工作的基礎(chǔ)。應(yīng)注重建設(shè)符合“八防”要求的檔案室，注重檔案管理設(shè)備的更新。一方面要注意檔案室環(huán)境的建設(shè)，盡可能保護紙質(zhì)檔案、實物檔案不受破壞。另一方面要注重電子檔案存儲設(shè)備的更新。我們所處的信息化時代，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代加快，應(yīng)保證電子檔案存儲設(shè)備的及時更新，才有利于提高管理效率和質(zhì)量。

（四）加快黨建檔案信息化建設(shè)。檔案作為一種原生的信息資源，其作用日益凸顯，加快檔案的信息化建設(shè)有利于提高檔案管理效率，節(jié)約檔案管理成本，使檔案信息資源的收集、分類、查閱、利用更加規(guī)范。具體要做到以下兩點：一是注重電子檔案的存儲規(guī)范，電子檔案信息錄入過程中，如果沒有統(tǒng)一的范式，在查找利用檔案時會更加麻煩，起不到電子檔案查找快捷的作用。二是對于黨建檔案來說，應(yīng)更加注重檔案的安全性和保密性。在提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平的同時，注意保密的珍貴資料不向外泄露。

四、結(jié)語

綜上所述，針對基層單位黨建檔案管理不規(guī)范的問題，提出了基層黨建檔案部門需要提高重視，做到制度保障、人員保障、設(shè)施設(shè)備保障、信息化保障等一系列保障措施，以促進新時代黨建檔案更好地服務(wù)于黨建工作。