新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略研究

文/廣東省有色金屬地質(zhì)局九三一隊 鐘穎

事業(yè)單位存在的價值即服務涉及，以公益為方向，因此，其管理工作尤為重要。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作與時代相脫節(jié)，無法滿足現(xiàn)代化建設對信息資源的需求。檔案管理創(chuàng)新工作勢在必行，以期為事業(yè)單位長遠發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

一、正確認識事業(yè)單位檔案管理的基本原則

對于事業(yè)單位，檔案是重要組成內(nèi)容，也是事業(yè)單位信息匯集處，涉及多種管理方式與方法，同時也擁有相應的規(guī)范與要求。具體講，首先，要遵循實用性基本原則，制定處理復雜情況的特殊方式，達到對突發(fā)狀況的有效應對。其次，面對事業(yè)單位檔案管理問題，要增強責任意識，以公平自律為主要衡量標準，保證職責的履行以及權(quán)責的劃分，構(gòu)建更加合理、科學以及規(guī)范的管理制度。再次，檔案管理機制要融靜態(tài)與動態(tài)管理于一體，目的是與時代需求步伐一致，維護檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

二、深入剖析事業(yè)單位檔案管理中存在的不足與問題

（一）檔案管理工作尚未在全員范圍內(nèi)引起重視，基礎業(yè)務薄弱。立足當前，事業(yè)單位檔案管理缺乏一定秩序性，凸顯混亂性，基礎業(yè)務不強。同時，管理人員對現(xiàn)代檔案管理缺乏全面與深刻的認識，尤其是對新出臺的檔案方面的法律法規(guī)掌握不透徹，制約檔案管理工作在全員范圍內(nèi)的影響力，在根本上制約事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。從流程上分析，環(huán)節(jié)設置缺乏科學性，管理機制完善，標準缺乏統(tǒng)一性。另外，事業(yè)單位檔案管理工作執(zhí)行力薄弱落實不到位，缺乏有力的監(jiān)督，制約檔案管理工作規(guī)范性的提升。

（二）檔案管理模式缺乏科學性，與時代需要不相適應。

立足當前，事業(yè)單位檔案管理仍延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，很難滿足新時期事業(yè)單位對檔案信息的多元化需求。同時，檔案管理部門尚未構(gòu)建健全的信息管理機制，更顯單一性的特點，管理手段傳統(tǒng)而落后，很難實現(xiàn)對檔案信息的有效分類。另外，在基礎設施方面，事業(yè)單位尚未購置先進的檔案管理設備，設施較為陳舊，無法支撐信息化背景下的檔案管理實踐，不利于維護檔案信息的安全性，誘發(fā)檔案丟失破損等現(xiàn)象。

（三）檔案管理設施落實，無法滿足檔案信息化管理要求。在科技的帶動下，現(xiàn)代化信息技術(shù)滲透在各行各業(yè)，但是，鑒于檔案管理工作尚未引起足夠的重視，檔案管理設備處于落后狀態(tài)，凸顯簡陋化與單一性，只能支撐簡單的信息管理工作，以檔案收集與保存為主，與新形勢下事業(yè)單位檔案管理要求不相適應，不利于檔案資料深層次的分析與管理，阻礙檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程。

三、新形勢下如何加快事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

（一）重視檔案管理制度創(chuàng)新，強化制度性保障作用的發(fā)揮。對于事業(yè)單位檔案管理工作，管理效率的高低與檔案管理制度息息相關。因此，要結(jié)合事業(yè)單位實際，構(gòu)建針對性較強的檔案管理制度，增強科學性與合理性。要將先進的管理思維融入制度之中，重視創(chuàng)新，以時代為先機，保證與時代同步發(fā)展，以便更好滿足事業(yè)單位對信息資源的多樣化需求。在制度形成過程中，要重視落實檔案管理監(jiān)督工作，構(gòu)建有效的獎懲機制，切實提升管理人員責任觀念，以便增強工作熱情，營造更加和諧與向上的工作氛圍。

（二）加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設，切實提升檔案資源利用率。立足信息社會，信息化成為各個行業(yè)發(fā)展的方向，任何領域的進步都需要發(fā)揮信息技術(shù)的支持作用。針對新時期檔案管理工作，要以信息技術(shù)為管理工具，全面進行相關軟硬件的更新與升級，加強檔案信息高效管理，實現(xiàn)對文字以及圖片信息的快速轉(zhuǎn)換，推動紙質(zhì)檔案向電子檔案的發(fā)展。另外，重視構(gòu)建針對性的檢索系統(tǒng)，以便實現(xiàn)對檔案信息的準確、快速定位，切實加快信息查詢速度，為使用者提供更大便利。除此之外，重視企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫的建立，融多部門信息于一體，強化信息共享，這對提升檔案利用效率意義重大。

（三）做好檔案管理人員培訓與教育，全面增強人員綜合素養(yǎng)。立足新形勢，面對信息化建設的不斷加強，檔案人員管理水平的提升刻不容緩。要對檔案管理人員管理機制進行創(chuàng)新，以事業(yè)單位實際為前提，積極引進先進設備，構(gòu)建科學培訓機制。具體講，重視對管理人員專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)的考核，保證具備從業(yè)資質(zhì)。同時，要組織專業(yè)技能培訓，對知識結(jié)構(gòu)進行完善與調(diào)整，促使其能夠更好掌握先進管理手段，切實提升檔案管理綜合素養(yǎng)。作為管理人員自身，要樹立終身學習理念，積極轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新理念，以飽滿的熱情投入新技術(shù)學習之中，有效增強職業(yè)能力，為檔案管理事業(yè)發(fā)展作出更大貢獻。

四、結(jié)束語

綜上，對于新時期事業(yè)單位，檔案管理在整個管理范疇占據(jù)舉足輕重的地位。為了有效發(fā)揮檔案資源的價值，事業(yè)單位要加快傳統(tǒng)檔案管理的改革與創(chuàng)新，掌握發(fā)展原則與方向，積極轉(zhuǎn)變思維，探索發(fā)展中存在的不足與問題，創(chuàng)新發(fā)展策略，構(gòu)建科學高效的管理機制，應用合理管理手段，在高素質(zhì)人員的支撐下，加快事業(yè)單位檔案管理向著科學性與規(guī)范化的方向發(fā)展。