大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理研究

文/湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院蠶桑試驗(yàn)站 范昕

一、大數(shù)據(jù)的定義及給檔案管理帶來(lái)的影響和意義

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前時(shí)代進(jìn)步發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)主要是指在一定的時(shí)間內(nèi)，通過(guò)軟件對(duì)數(shù)據(jù)的整合和處理所形成的一種信息資產(chǎn)，這種信息資產(chǎn)主要有高速、多樣和量多等特點(diǎn)，大數(shù)據(jù)在實(shí)踐領(lǐng)域中的應(yīng)用，大大提升了數(shù)據(jù)信息的發(fā)掘、處理以及應(yīng)用能力，有效滿足現(xiàn)階段的區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展訴求。因檔案是一種重要的媒介，記錄著人類在社會(huì)生活等各個(gè)方面的傳播與發(fā)展，對(duì)于社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展有著非常重要的影響，檔案管理工作存在內(nèi)容多，信息整理繁瑣等特點(diǎn)，而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對(duì)于檔案管理工作的高效發(fā)展有著非常重要的意義。隨著時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代的必然要求。首先，古板的工作方式很容易產(chǎn)生失誤，從而造成負(fù)面影響。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，通過(guò)利用大數(shù)據(jù)可以幫助工作人員提高工作效率，節(jié)約時(shí)間，而且在很大程度上能夠保證檔案整理工作的準(zhǔn)確性和便捷性。其次，傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由紙質(zhì)和膠片等介質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存，但因存放在檔案庫(kù)房中，使保管方式存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)在查閱檔案時(shí)也顯得極為不便。大數(shù)據(jù)則豐富了檔案的保管途徑，增加了優(yōu)盤、網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)硬盤等多種儲(chǔ)存方式，使得安全系數(shù)大大提高。再次，在檔案管理的數(shù)據(jù)收集過(guò)程中，主要是通過(guò)紙質(zhì)資料的主動(dòng)移交，易造成資料丟失的情況。而大數(shù)據(jù)則可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)自己進(jìn)行資料的收集，給檔案管理工作帶來(lái)了無(wú)限便利，與此同時(shí)，通過(guò)大數(shù)據(jù)使得對(duì)于檔案的復(fù)制更為方便和快捷，這樣有利于提高檔案管理工作人員查找和處理檔案的效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

受制于多種因素的影響，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，工作人員在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候還存在不同的問(wèn)題，將會(huì)對(duì)檔案管理的信息化水平以及應(yīng)用能力產(chǎn)生諸多不利影響。為了應(yīng)對(duì)這一情況，相關(guān)檔案管理部門有必要梳理自身工作，明確現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中自身存在的問(wèn)題。

首先，工作人員的綜合素質(zhì)不高，尤其是在信息化建設(shè)方面。人才是基礎(chǔ)，而現(xiàn)階段由于檔案管理的工作人員年齡普遍偏大，對(duì)于新興的知識(shí)還無(wú)法全部掌握，甚至出現(xiàn)排斥和厭惡的情況，這使得信息化技術(shù)無(wú)法正常發(fā)揮出全部效益，不能有效提高工作效率。其次，目前檔案管理信息化系統(tǒng)還比較分散，各省地市區(qū)縣等方面的匯總、協(xié)調(diào)合作和資源共享不足，各行各業(yè)之間的聯(lián)系建立的也比較少，導(dǎo)致無(wú)法共同分享最有效的信息。再次，檔案硬件和軟件的資金投入明顯較弱。據(jù)了解，我國(guó)中西部地區(qū)和偏遠(yuǎn)山區(qū)的檔案管理信息化建設(shè)比較落后。尤其是在OA系統(tǒng)方面，政府和相關(guān)職能部門對(duì)其投入的資金和技術(shù)欠缺。最后，檔案信息的安全性也是令人擔(dān)憂。如果電腦中病毒，或者是遭到黑客入侵，這對(duì)于檔案管理工作就會(huì)造成很大的損失，不僅會(huì)使得檔案信息泄露，而且嚴(yán)重影響到檔案管理單位的公信度。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

首先，應(yīng)做好總體規(guī)劃和布局，統(tǒng)籌發(fā)展，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以大數(shù)據(jù)為途徑，做好檔案的歸檔、存儲(chǔ)以及交互工作，并在這一過(guò)程中，結(jié)合檔案管理的相關(guān)要求，逐步建立交流溝通機(jī)制，促進(jìn)檔案信息資源的交流和共享。通過(guò)這種方式，實(shí)現(xiàn)檔案的合理有序利用，這樣才能夠更好地對(duì)人才信息進(jìn)行有效管理。其次，加大對(duì)檔案管理工作資金和技術(shù)投入，要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，為檔案管理工作信息化建設(shè)奠定好的基礎(chǔ)，提供一定的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，通過(guò)投入資金，進(jìn)行硬件設(shè)備的升級(jí)更新，通過(guò)硬件升級(jí)，確保大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理環(huán)節(jié)的有序使用，推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。再次，為了確保檔案的安全性，減少檔案丟失或者竊取風(fēng)險(xiǎn)，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)與技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)溝通，不斷提升檔案信息的保護(hù)能力。在這一思路的指導(dǎo)下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的保密性，不斷提高檔案管理的保密技術(shù)，有效防止黑客侵入盜取檔案信息。最后，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，多開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，借助于輪訓(xùn)或者集中培訓(xùn)的方式，樹(shù)立他們的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，強(qiáng)化檔案管理方法，提升檔案信息化建設(shè)水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，文章對(duì)比進(jìn)行了具體分析，并提出了相關(guān)對(duì)策，這對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展有著非常重要的意義。