做好聲像檔案歸檔前處理的思考研究

文/中鐵大橋局集團武漢地產(chǎn)有限公司 干泉

聲像檔案，是指社會組織以及個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式，記錄在政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。隨著社會發(fā)展，特殊載體檔案也在不斷發(fā)展，聲像檔案的載體由微縮膠片、膠卷形式發(fā)展成VCD、DVD、AVI等可以直接讀取可查閱的數(shù)碼形式，信息化程度的不斷發(fā)展，對于提供利用的各類檔案提出更高要求，而做好聲像檔案歸檔前處理，是保證聲像檔案能夠?qū)崿F(xiàn)最大化利用，確保聲像檔案信息完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的重要手段。

一、聲像檔案的作用價值

聲像檔案作為一種可直觀反映人類活動的圖像和音像記錄，具有時空性、形象性的特點，對于查考利用具有重要價值。

（一）憑證價值。聲像檔案是直觀形象的一種歷史記錄，從其形成過程及結(jié)果來看，它是從當(dāng)時當(dāng)事直接發(fā)生而記錄形成的，客觀地記錄了事務(wù)發(fā)展的歷史情況，具有重要的可信度。

（二）參考價值。聲像檔案形成的范圍廣，涉及生產(chǎn)經(jīng)營、社會活動、科研教育、改革創(chuàng)新等方面。作為企業(yè)單位，聲像檔案歸檔范圍包括了領(lǐng)導(dǎo)活動、會議、施工生產(chǎn)、重大事故、文體教育、榮譽表彰、設(shè)施設(shè)備等等。從其中產(chǎn)生的聲像資料，對于反映歷史變遷、企業(yè)變革、人事變動等方面具有重要參考價值。

（三）開發(fā)價值。根據(jù)聲像檔案具有的紀(jì)實性特點，其獨特的載體形式反映了事件發(fā)生的時間、地點、人物、背景等具體信息要素，同時因其傳播速度、傳播方式、利用形式的多樣化，在企業(yè)進(jìn)行科研、宣傳、編纂等后期利用具有重要的開發(fā)價值。

二、聲像檔案歸檔工作中存在的問題

（一）歸檔意識薄弱。聲像檔案因其載體的特殊性、拍攝方式的即時性，一方面，如果攝影者檔案意識不強，沒有及時對形成的聲像資料按照事由、時間、地點、攝影者、文字說明等六要素進(jìn)行標(biāo)注或者標(biāo)注不明確，那么在對后期聲像檔案整理歸檔工作帶來掣肘的同時，也會因信息不全導(dǎo)致聲像資料無法提供利用，失去其保存價值和利用價值。另一方面，拍攝資料首先是掌握在個人手中，往往為了自身方便利用和不愿意歸檔，從而拒絕將資料移交給檔案部門，這就導(dǎo)致聲像檔案歸檔不全、缺項，歸檔意識弱化，導(dǎo)致聲像檔案無檔可歸。

（二）管理制度不全。聲像檔案歸檔內(nèi)容應(yīng)按照歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行相關(guān)工作。但是現(xiàn)階段，很多企業(yè)單位的檔案部門并未制定符合自身檔案工作實際的歸檔范圍和保管期限表，檔案部門沒有進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，對于歸檔內(nèi)容、類別劃分、歸檔格式等沒有制定明確的整理規(guī)則和歸檔制度，聲像檔案歸檔工作還處在雜亂無章、留存失控的狀態(tài)，這就導(dǎo)致有檔無處歸的現(xiàn)象時有發(fā)生。

三、強化歸檔前處理工作

（一）提升檔案意識。開展全員的聲像檔案整理歸檔培訓(xùn)和拍照技術(shù)指導(dǎo)知識，全范圍提升整體人員的歸檔意識和業(yè)務(wù)技能，同時要樹立“誰形成誰歸檔”的責(zé)任意識，強化攝影者的歸檔意識和責(zé)任意識，以保證最終形成的聲像資料有質(zhì)有量，最大限度地確保最終歸檔的聲像檔案具有利用價值和保存價值。

（二）完善歸檔制度。1.在企業(yè)范圍內(nèi)開展聲像資料清理工作，對形成和可能形成聲像資料的各崗位、各人員、各部門開展聲像資料梳理，進(jìn)行匯總后，經(jīng)過調(diào)查、分析、鑒定等方式，形成企業(yè)的聲像檔案歸檔范圍和保管期限表。2.制定聲像檔案整理的操作細(xì)則，明確聲像檔案歸檔前處理的具體要求。（1）制成材料選擇。聲像檔案制成材料多選用光盤或硬盤，光盤應(yīng)選擇檔案級光盤，按照優(yōu)先順序依次為只讀光盤、一次寫光盤。（2）格式要求。紙質(zhì)照片的沖洗尺寸為六寸彩色光面；數(shù)碼照片的采集使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式采集的不低于1M，以TIFF格式采集的不低于1OM，對于采用其他格式的數(shù)碼照片，應(yīng)在保證分辨率不變和信息不丟失的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG和TIFF格式，推薦使用JPEG格式。在進(jìn)行歸檔工作時，應(yīng)明確聲像檔案歸檔格式為通用格式，照片采用JPG格式，音頻可選擇WAV或MP3格式，視頻用MPEG、AVI等通用格式。邏輯歸檔可利用計算機網(wǎng)絡(luò)即時進(jìn)行，物理歸檔可選擇只讀光盤（檔案級光盤）為存儲載體，向檔案部門移交。（3）鑒定要求。歸檔時應(yīng)對聲像資料的真?zhèn)涡?、原始性、完整性、?zhǔn)確性、價值性采取措施進(jìn)行鑒定，經(jīng)過鑒定無誤并且有保存價值的聲像資料才可進(jìn)行歸檔。（4）歸檔份數(shù)。以光盤為載體保存的數(shù)碼照片應(yīng)歸檔三份，一份異地保存、一份封存保管、一份提供利用；音像資料的歸檔份數(shù)應(yīng)為三份，一份異地保存、一份封存保管、一份提供利用。（5）歸檔時間。凡是形成聲像檔案的部門，都應(yīng)按歸檔要求，在聲像檔案全部或階段形成之后立即收集齊全，整理完畢后及時向檔案部門移交歸檔，原則上不應(yīng)跨年度。任何單位和個人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。（6）整理單位。歸檔部門應(yīng)遵循聲像檔案的形成規(guī)律、保持其有機聯(lián)系，便于保管，有利于提供利用的原則開展歸檔工作。檔案部門要對已歸檔的聲像檔案，進(jìn)行科學(xué)的分類，系統(tǒng)的整理、排列，分別以卷、冊、盤、盒組成保管單位。3.強化歸檔考核制度。企業(yè)應(yīng)設(shè)立歸檔完成的時間節(jié)點，按照部門和崗位職責(zé)設(shè)置考核項，根據(jù)歸檔完成情況、整理質(zhì)量、歸檔及時情況、歸檔完整性等方面進(jìn)行系統(tǒng)考核，考核成績與個人和部門績效掛鉤，從而促使歸檔工作有序化、規(guī)范化。

四、結(jié)語

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，檔案利用方式和服務(wù)途徑也日益多樣化和快節(jié)奏。聲像檔案作為一種具有紀(jì)實性、直觀性和便捷利用等特點的特殊載體檔案，在科學(xué)技術(shù)、社會活動、經(jīng)濟教育等方面也發(fā)揮著越來越重要的作用。做好聲像檔案歸檔工作，確保各類別檔案的齊全完整，是新時代深化檔案資源建設(shè)的重要手段，也是開展深層次檔案利用開發(fā)的前提條件。