淺析秘書(shū)哲學(xué)對(duì)秘書(shū)事務(wù)處理的影響

文/暨南大學(xué) 包湘東

一、秘書(shū)哲學(xué)

（一）工作哲學(xué)。前國(guó)家主席楊尚昆曾指出：“秘書(shū)工作是一門(mén)綜合性學(xué)問(wèn)，它的內(nèi)涵很寬，包括了許多內(nèi)容，需要總結(jié)和開(kāi)拓?！弊鳛轭I(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書(shū)人員的工作情況會(huì)對(duì)于部門(mén)乃至整個(gè)組織工作的開(kāi)展產(chǎn)生重要影響。因此，在工作中既要具備必要技能，如寫(xiě)作技能、辦會(huì)技能等等，又要在工作當(dāng)中多加思考，在遇到困難時(shí)運(yùn)用一定的技巧或方法解決問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的工作哲學(xué)在于既要用全面的眼光看問(wèn)題，又要注重細(xì)節(jié)。前者指的是視野的高度與思維的廣度。秘書(shū)人員需要為領(lǐng)導(dǎo)的決策做輔助工作，那么在提供建議或開(kāi)展工作中，就不能僅僅局限于自身，而是應(yīng)當(dāng)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度看待問(wèn)題，對(duì)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)情況做出整體思考并落實(shí)在行動(dòng)上。而后者是因?yàn)槊貢?shū)人員的工作內(nèi)容繁雜，經(jīng)常需要同時(shí)處理多項(xiàng)瑣碎事務(wù)。然而瑣碎并不意味著不重要，辦公室內(nèi)無(wú)小事，任何一件小事的疏漏都有可能對(duì)工作的圓滿(mǎn)完成造成不良影響。因此，秘書(shū)人員對(duì)于工作哲學(xué)的把握至關(guān)重要。例如在大型會(huì)議的籌辦過(guò)程中，總體設(shè)計(jì)和細(xì)節(jié)確認(rèn)都是必不可少的。只有深刻地把握秘書(shū)工作中的哲學(xué)，才能夠?qū)ぷ鞯膱A滿(mǎn)完成起到保障作用。

（二）處世哲學(xué)。辦公室作為承上啟下、連接內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方的樞紐，自然要與多方產(chǎn)生交集。秘書(shū)人員容易被視為領(lǐng)導(dǎo)的化身或組織的門(mén)面，因此在與人交往、溝通的過(guò)程中，只有展現(xiàn)出高素質(zhì)高水準(zhǔn)，才有利于領(lǐng)導(dǎo)乃至整個(gè)組織良好形象的樹(shù)立。如案例與他人溝通的準(zhǔn)則?？鬃釉唬骸熬佑芯潘迹阂曀济?，聽(tīng)思聰，色思溫，貌思恭，言思忠，事思敬，疑思問(wèn)，忿思難，見(jiàn)得思義?！边@對(duì)秘書(shū)當(dāng)好參謀助手很有借鑒價(jià)值?！吧紲兀菜脊А?，做到態(tài)度溫和、謙虛謹(jǐn)慎。良好的修養(yǎng)有助于秘書(shū)進(jìn)行順暢的人際溝通和高質(zhì)量的服務(wù)。秘書(shū)要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，尊重領(lǐng)導(dǎo)的意圖，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，梳理領(lǐng)導(dǎo)形象。要注意自己的儀表舉止，給他人以良好形象。要堅(jiān)持做到尊重他人、熱情親切，誠(chéng)懇友善、辦事耐心。上述案例對(duì)于秘書(shū)的修養(yǎng)提出了總體要求，并指出秘書(shū)人員在人際溝通中能夠像《論語(yǔ)》中的君子一樣，從視、聽(tīng)、色、貌、言、事、疑、忿、見(jiàn)九個(gè)方面注意個(gè)人言行，展現(xiàn)出良好的道德水平，可謂是秘書(shū)人員的處世哲學(xué)。

（三）修身哲學(xué)?！抖Y記·大學(xué)》中提到，若要有齊家、治國(guó)、平天下之才，一定要先修身。同樣地，秘書(shū)人員若要做好基本工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議或數(shù)據(jù)情況支持，首先要修身。年輕干部人員的“窘境”：家庭與工作的平衡難題。在“無(wú)法無(wú)天”“無(wú)視勞動(dòng)法，沒(méi)有星期天”的辦公室工作中，總有突發(fā)情況需要秘書(shū)人員立刻出馬解決。當(dāng)家庭生活與辦公室工作出現(xiàn)沖突時(shí)，秘書(shū)人員“既要有修身齊家的情感，也要有治國(guó)平天下的志向”掌握平衡技巧，實(shí)現(xiàn)家庭與工作的雙贏(yíng)。

二、秘書(shū)哲學(xué)的形成

秘書(shū)哲學(xué)的形成并不僅僅受單一要素的影響，而是由社會(huì)文化和工作要求兩個(gè)方面共同作用產(chǎn)生的。下面將對(duì)這兩方面展開(kāi)論述，詳細(xì)分析秘書(shū)工作、處事、修身三方面哲學(xué)的形成過(guò)程。

（一）社會(huì)文化影響。在秘書(shū)哲學(xué)的形成過(guò)程中，來(lái)自外界的影響占據(jù)了十分重要的部分。此處的影響既指?jìng)鹘y(tǒng)文化和社會(huì)風(fēng)氣對(duì)秘書(shū)行業(yè)的定義，也包括非秘書(shū)人士對(duì)秘書(shū)一職的固有觀(guān)念。前者是社會(huì)因素，后者是人文因素。因兩者內(nèi)容和作用影響相似，故此處統(tǒng)稱(chēng)為社會(huì)文化影響。社會(huì)和人文因素在無(wú)形之中都向秘書(shū)人員提出了一定要求，也促進(jìn)了秘書(shū)在事務(wù)處理中哲學(xué)理念的形成。從傳統(tǒng)文化的角度而言，秘書(shū)相當(dāng)于古代的“謀士”，即為領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助工作的人員。傳統(tǒng)文化對(duì)這一職位提出了很多要求，其中最深入人心的一點(diǎn)就是“忠君”，即“君要臣死，臣不得不死?！钡@無(wú)疑是一種愚忠。秘書(shū)人員的處世哲學(xué)要求要向領(lǐng)導(dǎo)看齊，遵循秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的“雙線(xiàn)規(guī)律說(shuō)”，在工作中貫徹領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)點(diǎn)長(zhǎng)處，為領(lǐng)導(dǎo)做好保密工作。但對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)做出的錯(cuò)誤判斷或決定，秘書(shū)人員也應(yīng)當(dāng)在了解具體情況的基礎(chǔ)之上，向領(lǐng)導(dǎo)提出有依據(jù)的建議，不能一味地聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)貫徹主動(dòng)性。秘書(shū)哲學(xué)還在一定程度上受到外界刻板印象的影響。對(duì)于秘書(shū)工作沒(méi)有深刻了解的人，往往將秘書(shū)人員定義為“花瓶”“傳聲筒”或“二把手”。有些人會(huì)將秘書(shū)的行為解讀為領(lǐng)導(dǎo)的行為，也有些人認(rèn)為秘書(shū)缺乏必要的工作能力，只是裝點(diǎn)門(mén)面的花瓶而已，秘書(shū)的修身哲學(xué)也正是因?yàn)槭艿搅丝贪逵∠蟮挠绊?。該影響要求秘?shū)在待人接物中時(shí)刻注意自己的言行。個(gè)人的一舉一動(dòng)都有可能會(huì)影響到外界對(duì)組織的印象，只有謹(jǐn)言慎行，提升個(gè)人素質(zhì)和工作技能，才可以勝任這一職位。

（二）秘書(shū)工作內(nèi)在要求。秘書(shū)工作內(nèi)容包括“書(shū)、辦、謀、管”四個(gè)方面，這四方面內(nèi)容從內(nèi)在部分對(duì)于秘書(shū)哲學(xué)產(chǎn)生了深刻的影響。首先，“書(shū)”是秘書(shū)人員的基本技能。秘書(shū)人員只有具備過(guò)硬的文字功底，才可以有效地完成在秘書(shū)工作中占比很高的公文事務(wù)?！稗k”包括辦文、辦會(huì)、辦事，要求秘書(shū)人員面對(duì)繁瑣的辦公室事務(wù)能夠分清輕重緩急，按順序妥帖完成。“謀”指的是參謀輔助工作，“管”包括時(shí)間管理、事務(wù)管理等等。上述工作要求秘書(shū)人員既要具備大局觀(guān)，又要注重細(xì)節(jié)；既要被動(dòng)聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)安排，也要發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性。這些要求對(duì)于秘書(shū)提出了很高的要求，也在一定程度上形成了秘書(shū)事務(wù)處理的哲學(xué)。

三、秘書(shū)哲學(xué)對(duì)秘書(shū)事務(wù)處理的要求

在分析了秘書(shū)哲學(xué)形成的基礎(chǔ)之上，本章試圖從秘書(shū)必備素質(zhì)——“同、中、時(shí)、效”四個(gè)方面，對(duì)秘書(shū)事務(wù)處理中應(yīng)當(dāng)貫徹的哲學(xué)理念進(jìn)行論述。

（一）同步同頻，追靠領(lǐng)導(dǎo)是基礎(chǔ)。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)在思維方式、價(jià)值觀(guān)念、行動(dòng)方向等多個(gè)方面追靠領(lǐng)導(dǎo)，只有這樣，才能夠在工作中勝任領(lǐng)導(dǎo)助手這一職位，處理好各項(xiàng)秘書(shū)實(shí)務(wù)。1.秘書(shū)應(yīng)當(dāng)和領(lǐng)導(dǎo)站在同一行動(dòng)方向。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)指派任務(wù)時(shí)，秘書(shū)人員首先要明確領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這是一項(xiàng)工作圓滿(mǎn)完成的良好開(kāi)端。如果領(lǐng)導(dǎo)在交代工作時(shí)說(shuō)得比較清晰，那么只要確認(rèn)后進(jìn)行開(kāi)展即可；若領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有詳細(xì)說(shuō)明工作內(nèi)容，只是受環(huán)境因素或個(gè)人習(xí)慣等影響說(shuō)得較為簡(jiǎn)單，那么秘書(shū)人員一方面應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的日常習(xí)慣或目前組織的運(yùn)轉(zhuǎn)情況作出判斷，另一方面若無(wú)法確定時(shí)也應(yīng)當(dāng)與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通，爭(zhēng)取在完全明確工作方向的基礎(chǔ)上做出行動(dòng)。2.秘書(shū)應(yīng)當(dāng)與領(lǐng)導(dǎo)保持同一頻率。在工作當(dāng)中，要將進(jìn)度和成果及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)保持溝通聯(lián)系。在思維方式和價(jià)值判斷中，也應(yīng)當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)看齊，多學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)身上的閃光點(diǎn)，以求真正站在領(lǐng)導(dǎo)的視角思考問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有依據(jù)的建議。

（二）折中致和，溝通協(xié)調(diào)不主觀(guān)。中庸之道不僅僅是君子的智慧，也是秘書(shū)人員在工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)秉承的哲學(xué)理念。辦公室處在組織的樞紐位置，在上下級(jí)、部門(mén)之間的溝通中經(jīng)常扮演著重要角色。在面對(duì)協(xié)調(diào)工作時(shí)，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)遵循“中道”。秘書(shū)人員在溝通協(xié)調(diào)中的哲學(xué)在于從客觀(guān)角度出發(fā)，認(rèn)真思考問(wèn)題出現(xiàn)的原因或結(jié)點(diǎn)，進(jìn)而采取行動(dòng)。避免僅靠主觀(guān)判斷而從錯(cuò)誤的出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行調(diào)節(jié)，使得矛盾越來(lái)越大。

（三）與時(shí)偕行，看準(zhǔn)時(shí)機(jī)再行動(dòng)。當(dāng)時(shí)機(jī)來(lái)臨前，秘書(shū)要不斷努力，提升個(gè)人素質(zhì)與能力；當(dāng)時(shí)機(jī)來(lái)臨時(shí)，秘書(shū)人員要準(zhǔn)確判斷，采取行動(dòng)。機(jī)遇是留給有準(zhǔn)備的人的，因此，對(duì)時(shí)機(jī)的正確把握尤為重要。與時(shí)偕行和與時(shí)俱進(jìn)不同，后者要求要隨著時(shí)間的推移而前進(jìn)，但前者是指隨著時(shí)機(jī)的變化采取行動(dòng)，不僅僅是一直向前的，有時(shí)也要停滯甚至后退。歸結(jié)到秘書(shū)工作時(shí)，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)了解行動(dòng)的時(shí)間，確定是立刻行動(dòng)還是靜待時(shí)機(jī)。除此之外，還要對(duì)工作進(jìn)度做出預(yù)計(jì)，在工作開(kāi)展之時(shí)及時(shí)調(diào)整。這便是與時(shí)偕行之道。

（四）效率至上，工作質(zhì)量是保障。效有許多含義，包括效果、效能、效率等等。對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，“件件有回音，事事有結(jié)果”是工作中應(yīng)當(dāng)貫徹的宗旨。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，經(jīng)常會(huì)有許多瑣碎的事情需要及時(shí)處理。這些事項(xiàng)往往不那么重要，但如果被忽略了，就會(huì)對(duì)部門(mén)甚至整個(gè)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。因此，在處理繁復(fù)瑣碎的辦公室工作時(shí)，秘書(shū)人員要對(duì)于各項(xiàng)事務(wù)的輕重緩急程度做出判斷，要按照先后順序一件一件踏實(shí)完成。學(xué)會(huì)抓住主要矛盾，是秘書(shū)事務(wù)的哲學(xué)之一。對(duì)于重要或緊急的事項(xiàng)，或是領(lǐng)導(dǎo)十分重視的事項(xiàng)，秘書(shū)在處理之后一定要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。倘若沒(méi)有回音，那么領(lǐng)導(dǎo)會(huì)視這項(xiàng)工作沒(méi)有完成，進(jìn)而可能會(huì)影響到組織的其他安排或相關(guān)工作的開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

哲學(xué)是一門(mén)深?yuàn)W且重要的學(xué)科。但對(duì)于秘書(shū)事務(wù)處理來(lái)說(shuō)，具備必要的哲學(xué)素養(yǎng)是十分重要的。這不僅關(guān)系到工作的開(kāi)展，也關(guān)系到秘書(shū)與外界交往是否順利。因此，本文對(duì)秘書(shū)事務(wù)處理中蘊(yùn)含的哲學(xué)進(jìn)行分析，在探討了其含義、形成過(guò)程之后，對(duì)于秘書(shū)工作也提出了“同步同頻，追靠領(lǐng)導(dǎo)是基礎(chǔ)；折中致和，溝通協(xié)調(diào)不主觀(guān)；與時(shí)偕行，看準(zhǔn)時(shí)機(jī)再行動(dòng)；效率至上，工作質(zhì)量是保障”四點(diǎn)建議，希望秘書(shū)在哲學(xué)的幫助之下，能夠圓滿(mǎn)完成工作，做到“長(zhǎng)袖善舞”。