淺談檔案管理現(xiàn)代化與信息化的融合

文/日照市東港區(qū)秦樓街道辦事處 趙偉艷

檔案作為一項(xiàng)信息存儲(chǔ)、知識(shí)貯存、文化積淀與傳播的關(guān)鍵形式，也是保存和查閱關(guān)鍵信息的重要手段。檔案管理的有效實(shí)施是現(xiàn)代知識(shí)信息管理、文化資源開發(fā)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，深受政府部門和社會(huì)群眾的關(guān)注與重視。因此，在新時(shí)代，不斷強(qiáng)化信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用顯得尤為重要，也是現(xiàn)如今檔案管理優(yōu)化改善的重點(diǎn)內(nèi)容之一。需要各檔案管理者把握時(shí)代需要、運(yùn)用可行性技術(shù)、提升檔案管理主體業(yè)務(wù)水平，以此來不斷促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化的融合發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的意義分析

檔案管理的現(xiàn)代化與信息化融合是新時(shí)代社會(huì)主義發(fā)展的必要趨勢(shì)，而隨著信息技術(shù)不斷地在生活、工作中的應(yīng)用，將信息技術(shù)融入日常的檔案管理之中也是大勢(shì)所趨。因此，從社會(huì)發(fā)展的角度來說，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化融合是一項(xiàng)與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)。如果在具體的檔案管理現(xiàn)代化與信息化融合過程中，能夠充分地發(fā)揮信息化技術(shù)對(duì)于檔案管理的便捷性、大容量性及永久性等特征，將極大地提升檔案管理的工作效率。并且，在檔案事業(yè)與其他各行各業(yè)的發(fā)展極為緊密的環(huán)境下，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，也能夠?yàn)槠渌I(lǐng)域?qū)嵤n案借閱、信息查詢、資料比對(duì)等帶來極大的好處，會(huì)極大地提升社會(huì)工作的效率，因此，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化與信息化的融合也是社會(huì)發(fā)展的需要體現(xiàn)，具有較強(qiáng)的社會(huì)價(jià)值。

二、檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展存在的問題

（一）管理觀念的落后。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的存在形式以紙質(zhì)版為主，對(duì)檔案的存儲(chǔ)、查詢、調(diào)閱，甚至是收集整理都需要翻閱紙質(zhì)檔案，這不僅增加了檔案工作的難度，長此以往也加速了檔案的磨損，對(duì)檔案的長久保存極為不利。但是，紙質(zhì)檔案所具有的實(shí)物特征、可見性、可讀性也是電子檔案所具備的優(yōu)勢(shì)。特別是有些檔案管理工作者喜歡這種紙質(zhì)檔案的體驗(yàn)感覺，而對(duì)電子檔案缺乏興趣，這種觀念的存在也影響了檔案管理現(xiàn)代化與信息化的融合。甚至，有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的更新?lián)Q代重視程度不夠，對(duì)其現(xiàn)代化和信息化融合發(fā)展的資金投入不足，特別是軟件和硬件設(shè)施的補(bǔ)充上較為消極，甚至擔(dān)心檔案管理的信息化建設(shè)會(huì)影響到資料的泄密，這是現(xiàn)如今檔案管理觀念較為落后的典型問題所在。

（二）信息化人才的缺失。檔案管理現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展需要擁有較為完善的信息化人才，需要他們能夠熟練進(jìn)行檔案電子化編制、查詢、軟件與硬件的處理。但是，就現(xiàn)如今檔案管理的現(xiàn)狀來說，普遍的檔案管理人員不具備熟練的信息化技術(shù)能力，至于服務(wù)器維護(hù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案數(shù)據(jù)分析等方面的專業(yè)人才就相對(duì)更少，而這種信息化技術(shù)人才的匱乏也是影響檔案管理融合發(fā)展的一個(gè)典型問題。

三、檔案管理現(xiàn)代化與信息化的融合路徑分析

（一）落實(shí)現(xiàn)代化的檔案管理理念。轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念是促進(jìn)其融合發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在具體的實(shí)施過程中，需要不斷強(qiáng)化和宣傳檔案管理現(xiàn)代化及信息化發(fā)展所具有的優(yōu)勢(shì)，消除檔案管理信息化發(fā)展的疑慮。比如，在擔(dān)心檔案資料泄露方面，組織信息技術(shù)專家進(jìn)行講座，講述信息防范的具體過程和方案。其次，對(duì)于檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層來說，應(yīng)當(dāng)積極參觀其他領(lǐng)域信息化建設(shè)的成果，充分吸收其他領(lǐng)域在信息維護(hù)、資料管理等方面的貢獻(xiàn)，特別是一些大型企業(yè)在檔案管理上的經(jīng)驗(yàn)具有極強(qiáng)的借鑒參考性。通過觀念的改變，來為單位的檔案管理現(xiàn)代化與信息化融合提供有效保障。

（二）加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。人才建設(shè)是確保檔案管理現(xiàn)代化和信息化融合的關(guān)鍵因素，在具體的實(shí)施改善過程中，不僅需要提供檔案管理人員的基本信息化作業(yè)業(yè)務(wù)水平，在實(shí)施信息化檔案管理培訓(xùn)的過程中。也需要對(duì)檔案管理人員的數(shù)據(jù)分析能力進(jìn)行培養(yǎng)，比如參觀學(xué)習(xí)其他大型企業(yè)在檔案信息化管理方面的成就、學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)信息化處理的基本技巧。同時(shí)，也可以通過積極引進(jìn)具有專業(yè)管理知識(shí)和技術(shù)的人才，有效地推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化融合，為檔案的儲(chǔ)存、查閱等帶來便捷性。

（三）健全信息化檔案管理制度。制度建設(shè)是確保檔案管理現(xiàn)代化和信息化融合可持續(xù)發(fā)展的重要保障，首先，建立檔案信息化作業(yè)的基本流程與原則，比如前瞻性原則、實(shí)用性原則、協(xié)作性原則等。在通過信息網(wǎng)絡(luò)處理、傳遞檔案資源的過程中，嚴(yán)格遵守檔案密級(jí)規(guī)定，涉密檔案絕對(duì)不能分發(fā)給無關(guān)人員，并通過信息化技術(shù)進(jìn)行后天監(jiān)控，對(duì)于違規(guī)作業(yè)的人員進(jìn)行嚴(yán)懲。其次，檔案信息化建設(shè)需要堅(jiān)持實(shí)用性原則，以檔案實(shí)用性為作業(yè)基礎(chǔ)，滿足使用者的需求，而不是無規(guī)律地進(jìn)行檔案編排，提升檔案數(shù)據(jù)分析的有效性。

四、總結(jié)

在社會(huì)主義新時(shí)代和信息技術(shù)不斷發(fā)展完善的信息時(shí)代，檔案管理的基本模式也發(fā)生了改變，這種改變既優(yōu)化了檔案的存在狀態(tài)、也方便了檔案的存儲(chǔ)與查閱效率，對(duì)于提升檔案的使用價(jià)值關(guān)系重大。然而在具體的檔案工作中，還需要通過落實(shí)現(xiàn)代化的檔案管理理念、加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及健全信息化檔案管理制度等來改善其現(xiàn)代化與信息化的融合體系。