試論衛(wèi)生計生檔案的信息化建設(shè)與管理

文/成都市新津縣疾病預防控制中心 彭莉

計算機技術(shù)的不斷進步給衛(wèi)生計生工作實現(xiàn)信息化檔案管理打下了基礎(chǔ)，但是國內(nèi)在該方面整體發(fā)展較為滯后，因此，全面推進計算機信息技術(shù)應用，配齊配強相關(guān)硬件設(shè)備非常重要。檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是管理軟件和網(wǎng)絡技術(shù)，它能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理的缺陷并高質(zhì)高效地管理檔案。

一、衛(wèi)生計生檔案信息化的重要性

以計算機信息技術(shù)為支撐，以科學管理理論為根基來實現(xiàn)衛(wèi)生計生工作中的檔案管理叫作衛(wèi)生計生檔案信息化管理。它能提高管理效率、降低出錯率，實現(xiàn)信息化、系統(tǒng)化和智能化的檔案管理，從而滿足人們不斷增長的需求。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的飛速進步，其中相關(guān)管理軟件也在不斷升級，整體的功能也呈現(xiàn)出多元化、人性化特點，極大地推動了我國衛(wèi)生計生檔案管理工作的進步，這些進步所帶來的優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案管理手段所不能相比的，特別是其可以實現(xiàn)檔案資料的長期保存、隨時調(diào)用，非常方便。傳統(tǒng)檔案管理要將紙質(zhì)檔案保存在檔案室等特殊場所，很大程度上會受到保存環(huán)境及天氣變化等物理因素的影響，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在保存的過程中非常容易出現(xiàn)因為受潮而導致的檔案損壞，且由于長時間的積累，衛(wèi)生計生方面已經(jīng)存在了大量的檔案，若需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，整體的難度非常大。一些重要的信息可能找不到甚至是消失了。在信息化技術(shù)的支撐下，檔案數(shù)據(jù)可以通過電子資料的方式儲存在硬盤中，檔案管理的安全性與便捷性大幅度提升，極大節(jié)省了儲存空間，也使得調(diào)用查找變得非常方便快捷，這大大提高了檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

二、衛(wèi)生計生檔案管理存在的問題

（一）衛(wèi)生計生領(lǐng)導不重視檔案管理。衛(wèi)生計生領(lǐng)導缺乏對單位檔案管理方法與體制的認識，也沒有正確認識到檔案管理的作用與重要性，導致對檔案管理工作不夠重視。其主要表現(xiàn)有：（1）仍采用人工管理，效率低，出錯率高。（2）未建立健全完善的管理制度，執(zhí)行力差。（3）無專業(yè)人員管理。

（二）檔案管理專業(yè)人才數(shù)量不足。在單位領(lǐng)導缺乏重視的情況下引發(fā)人力、物力的投入嚴重不足，實現(xiàn)信息化難度大。很多地方的衛(wèi)生計生的檔案管理人員工作長達十年以上，使得衛(wèi)生計生檔案管理的質(zhì)量和效率不能滿足快速發(fā)展的社會需求。

三、改善衛(wèi)生計生檔案管理信息化現(xiàn)狀的策略

（一）使用針對性的檔案管理軟件，提升管理效率。在采用檔案管理軟件的過程中，必須要根據(jù)本衛(wèi)生計生中心的具體情況方能夠提升檔案管理效率，進而開展建立一套具有簡潔且高度針對性的完全配合于衛(wèi)生計生委運用的檔案管理軟件模塊，該軟件要能夠與外部接口相連接，從促使中心常用的辦公系統(tǒng)和直報系統(tǒng)實現(xiàn)有效銜接，檔案管理工作的效果提升明顯，信息孤島情況也會大幅度避免，管理效率也會大幅度提升。

（二）強化與落實安全管理制度。安全管理制度是應對檔案管理的根本切入點，在重視檔案人才隊伍建設(shè)的時候還需要落實工作人員的工作職責，設(shè)立好良好的獎懲制度，考慮到系統(tǒng)安全需求，所應當實施的最小權(quán)原則或者雙人負責原則?？砂凑詹煌募Π踩缘牟煌?，進行物理隔離，將其與外網(wǎng)的連接全部隔斷。同時，對于需要在網(wǎng)上操作的內(nèi)容，進行嚴格的密鑰管理。實行系統(tǒng)運行跟蹤制度，系統(tǒng)會自動生成運行日志，并記錄維護過程。

（三）做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及信息檢索系統(tǒng)的開發(fā)。在建立檔案管理數(shù)據(jù)庫時，需從自身特色出發(fā)，特別是在個人信息檔案設(shè)置時，應當注意對基本信息數(shù)據(jù)的建設(shè)與健康信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，為醫(yī)療服務保障體系提供支持。同時，對于信息檢索工作也應當充分重視，可以將當前已經(jīng)較為成熟的云計算技術(shù)引入其中，以便不同部門在各種時間、地點背景下均能及時便捷準確地獲取云數(shù)據(jù)。系統(tǒng)檔案信息儲存在云數(shù)據(jù)中，提問式提交給檢索代理，由檢索代理分發(fā)給各個服務器，各個服務器對各個數(shù)據(jù)進行排列分析，在檢索的時候直接檢索云存儲中的信息，不直接檢索數(shù)據(jù)庫中的信息。

（四）加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。要實現(xiàn)衛(wèi)生計生檔案的信息化管理，需要對檔案管理進行信息化和網(wǎng)絡化，這要求檔案管理工作人員有很好的綜合素質(zhì)，所以，衛(wèi)生計生委領(lǐng)導們要注意重視培養(yǎng)檔案管理人員，并積極創(chuàng)新培訓形式，引進更加優(yōu)秀的檔案管理人才，及時更新業(yè)務知識體系，從而滿足快速發(fā)展社會的檔案管理需求。檔案管理人員也需要認識到檔案管理的重要性，一直保持一顆敏而好學的心，在工作中不斷學習完善自己，擴大知識面并擴展視野，對事物要有自己的思考。

四、結(jié)束語

綜上所述，我國人口高速增長，提高衛(wèi)生計生檔案管理工作迫在眉睫，需要積極完善制度并采取恰當?shù)墓芾矸椒▉韺崿F(xiàn)檔案信息化管理的應用，進行大力推廣，使之可持續(xù)發(fā)展。