新形勢下如何建立適合油田企業(yè)的電子檔案查詢系統(tǒng)

文/黑龍江省大慶市第七采油廠信息中心檔案室 趙妮娜

隨著油田企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，辦公自動化、電子文件的出現(xiàn)，檔案信息的存貯、處理將以數(shù)字為主，檔案信息的收集和傳遞將以網(wǎng)絡(luò)為主，因此需要創(chuàng)建新型的檔案管理模式，即檔案信息化管理，合理開發(fā)利用檔案，為油田生產(chǎn)與管理提供準(zhǔn)確信息。這就需要運用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)的手工檔案管理模式全部應(yīng)用信息化管理，提高檔案工作的信息化管理、電子檔案分類存儲、電子檔案的查閱功能，從而提高檔案的管理和查詢效率。

一、如何合理建立電子檔案查詢系統(tǒng)

以中國石油檔案管理系統(tǒng)框架為依托，以館藏檔案為基礎(chǔ)，通過建立電子檔案查詢系統(tǒng)，改變檔案傳統(tǒng)查、借閱模式，實現(xiàn)檔案數(shù)字化成果科學(xué)管理、高效利用、充分共享，為全廠員工提供優(yōu)質(zhì)高效檔案服務(wù)。

（一）創(chuàng)新檔案利用模式，方便員工網(wǎng)上查詢檔案信息。該系統(tǒng)為確保檔案信息的安全性，檔案服務(wù)器與遠(yuǎn)程客戶端不是采用服務(wù)器共享文件的方式，而是采用流文件形式來傳送文件，在傳輸過程中，所有文件都3DES和RSA算法加密，在客戶端進(jìn)行解密，有效防止了文件在傳輸中被竊聽、截取，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。根據(jù)檔案類別及數(shù)字化成果特點，系統(tǒng)主要建立5個模塊：1.油田勘探開發(fā)檔案查閱模塊。整合了原有的前磁檔案查詢系統(tǒng)，并將完井?dāng)?shù)據(jù)、施工總結(jié)等單井?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，通過輸入標(biāo)準(zhǔn)井號，即可查詢相關(guān)信息。2.基建檔案查閱模塊。（1）實現(xiàn)了分級查詢功能。由管理員對不同的用戶進(jìn)行權(quán)限分配，高級用戶可以通過檢索基建檔案名稱、存檔時間或是施工單位查詢到相關(guān)檔案，可以網(wǎng)上瀏覽基建圖紙，同時可以下載存儲；一般用戶僅可以進(jìn)行查詢、閱覽，不支持下載服務(wù)。如一般用戶查詢到所需檔案，需下載，可提出借閱申請，填寫利用登記表，由檔案管理員審批同意后，方可網(wǎng)上下載。（2）實現(xiàn)了網(wǎng)上快速瀏覽大圖片功能。由于基建圖紙很大，因此每張掃描后的圖片都有上百兆，打開需要較長的時間。因此圖像壓縮格式采用TIFF CCITT_GROUP4(黑白二值)和LOSSLESS-JTIF格式，經(jīng)過壓縮處理的圖片能極大減少存儲空間，大大減輕了遠(yuǎn)程查詢對網(wǎng)絡(luò)帶寬的壓力，實現(xiàn)了圖片網(wǎng)上快速瀏覽功能。

（二）制定科學(xué)規(guī)范的管理制度，確保系統(tǒng)正常運行。建立應(yīng)用效果良好的電子檔案查詢系統(tǒng)，必須要有科學(xué)、規(guī)范的管理制度作為保障，這樣才能確保檔案數(shù)據(jù)真實可靠，檔案查詢準(zhǔn)確安全。檔案部門要根據(jù)實際情況建立一系列數(shù)字檔案建設(shè)制度，主要有6大類：一是電子文件的歸檔制度和管理制度，明確電子文件的歸檔范圍、格式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任制度等。二是檔案數(shù)字化掃描技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保其掃描后的電子件與原件一致。三是檔案數(shù)據(jù)的安全管理制度和保密制度，明確檔案數(shù)據(jù)的存儲方式、安全措施等。四是數(shù)字檔案的查詢制度及利用制度，明確檔案的借閱范圍和利用范圍等。五是數(shù)字檔案館的管理制度，明確檔案數(shù)據(jù)的入庫、監(jiān)測、刪除等環(huán)節(jié)的操作制度。六是檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)及硬件設(shè)備的維護(hù)制度。

（三）加強(qiáng)復(fù)合型知識培訓(xùn)，為完善系統(tǒng)做好人力儲備。建立電子檔案查詢系統(tǒng)，不僅要熟悉檔案專業(yè)方面的知識、了解檔案管理工作流程，又要掌握計算機(jī)知識，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有相關(guān)的認(rèn)識，這就需要檔案部門從這兩方面不斷地發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)復(fù)合型的檔案人才，建立一個高素質(zhì)能打硬仗的檔案專業(yè)團(tuán)隊，為完善建立電子檔案查詢系統(tǒng)做好充足的人力資源儲備。

二、結(jié)論

通過建立適合油田企業(yè)發(fā)展的電子檔案查詢系統(tǒng)實現(xiàn)以下四方面內(nèi)容：1.有效滿足用戶的各種需求。電子檔案查詢系統(tǒng)能夠給員工提供一個開放的信息環(huán)境，不僅包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息資源，還包括圖片、音頻、視頻等各類有價值的檔案信息，形成了一個豐富的多層面的綜合檔案信息資源庫，更有效的滿足廣大員工對檔案資源的需求。2.提高了檔案管理效率。信息化技術(shù)的應(yīng)用使原來的檔案手工查找升級為計算機(jī)檢索，同時可以快速完成檔案數(shù)據(jù)分類、排序、統(tǒng)計等工作，極大提高了檔案管理效率。經(jīng)過測試，查找一份油田開發(fā)類檔案由原來的18分鐘縮短為3分鐘，中心庫房盤點由原來的27天縮短為5天。3.實現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)存儲。通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。隨著檔案數(shù)量逐年增多，對空間、環(huán)境的要求也越來越高，因此電子檔案的存儲優(yōu)勢體現(xiàn)出來，只需極小空間即可存放大量的電子檔案數(shù)據(jù)。4.延長了紙質(zhì)檔案壽命。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對溫濕度要求很高，所以庫房管理一直是檔案管理的重要內(nèi)容。檔案庫房溫濕度管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對庫房溫濕度的實時監(jiān)控，確保庫房溫濕度始終保持在最優(yōu)區(qū)間，有效延長了紙質(zhì)檔案的壽命。另外，紙質(zhì)檔案的電子化變革，減少了紙質(zhì)檔案的借閱，避免了由于大量借閱導(dǎo)致紙質(zhì)檔案破損，從而也延長了紙質(zhì)檔案壽命。