電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用探討

文/淄博市職工教育培訓(xùn)中心 李靜

一、檔案管理中電子信息技術(shù)的作用

從整體上分析，電子信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理中的重要手段，所帶來的優(yōu)勢(shì)眾多：其一是可以轉(zhuǎn)變檔案管理的載體，在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理之后可以有效進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近數(shù)據(jù)與處理，尤其是能夠取代紙質(zhì)文件，易于保存與查閱，方便他人查詢檔案資料，減少了勞動(dòng)力，提高了檔案管理的效率。其二是改變檔案的分類，眾所周知，原先模式下檔案內(nèi)容眾多，包括了人事、文書等，電子信息技術(shù)的有效應(yīng)用可以將傳統(tǒng)分類方案打破，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理模塊，一般而言，一份完整的檔案信息分散在多個(gè)管理模塊之中，但是通過搜索關(guān)鍵詞等方式，可以隨時(shí)調(diào)整類目，實(shí)現(xiàn)分類的科學(xué)與規(guī)范。其三是改變了檔案的接收與保管，在電子信息技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理者可以積極地介入到文件的形成與保管之中，從而接收檔案，并且在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，能夠根據(jù)檔案內(nèi)容與類型歸檔到相應(yīng)的管理模塊之中，從而提高了效率。從另外一個(gè)角度分析，在保存方面同樣具有優(yōu)勢(shì)，可以將檔案以電子文檔的形式存放到計(jì)算機(jī)之中，在檔案收集工作全面結(jié)束之后，可以按照計(jì)算機(jī)分類程序軟件實(shí)施分類，實(shí)現(xiàn)保存，即便在發(fā)生問題后出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，也可以及時(shí)恢復(fù)，或者提前做好備份，從而提高安全性。

二、檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)的方法

（一）電子檔案的收集工作。這是關(guān)鍵也是重點(diǎn)，其中需要在處理電子檔案的時(shí)候設(shè)定電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，構(gòu)建辦公自動(dòng)化模塊，將收集的工作積極延伸到存儲(chǔ)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，這樣可以為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)與保障。其次是電子檔案管理，在整個(gè)管理過程中需要遵循歸檔的基本原則，按照保管期限以及檔案內(nèi)容進(jìn)行分類存盤，另外對(duì)于需要?dú)w檔的電子文件要給予適當(dāng)?shù)恼f明，在存盤之后，相應(yīng)的檔案管理人員要依據(jù)數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)以及規(guī)范做好電子檔案目錄路徑，便于查找。

（二）電子檔案使用管理。根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，現(xiàn)階段電子檔案的主要使用途徑包括了拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸、直接使用等等，但是單純地從信息安全以及保護(hù)資料的完整性分析可以認(rèn)識(shí)到，需要做好安全保密工作，特別是涉及機(jī)密的檔案，要采取加密處理，或者只能閱讀不可修改。同時(shí)，還需要與紙質(zhì)檔案進(jìn)行配套管理，無論到何時(shí)，紙質(zhì)檔案仍舊占據(jù)了重要的地位，需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互整合，采取雙套歸檔的方式，可以在紙質(zhì)檔案中表明電子文件的存放地址、編號(hào)等等，或者在電子檔案后面標(biāo)注紙質(zhì)檔案的庫房編號(hào)等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)兩者的一致性。

（三）做好電子檔案的保護(hù)。可以將電子檔案刻錄成光碟，或者以U盤的方式存放，但是需要做好存放環(huán)境的可靠性，包括對(duì)溫度、濕度等加以分析，避免對(duì)光盤或者U盤產(chǎn)生影響。

三、電子信息技術(shù)在檔案管理中的問題與對(duì)策

（一）問題。雖然電子信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的主要手段，但是嚴(yán)格意義上分析，受到諸多因素的影響，其中仍舊存在缺陷與不足，其一則是相關(guān)檔案管理者缺乏對(duì)電子信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)：部分檔案管理者并沒有從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到電子信息技術(shù)的作用與價(jià)值，缺乏對(duì)其認(rèn)識(shí)，或者單位沒有投入大量的資金實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理的改革，未將電子信息化檔案管理提到日程之上，這樣則無法發(fā)揮其作用與價(jià)值。其二則是缺乏專業(yè)的電子信息化技術(shù)管理人才：現(xiàn)如今在社會(huì)的不斷發(fā)展下，電子信息人才的培養(yǎng)至關(guān)重要，且檔案管理在引入電子信息化技術(shù)之后需要實(shí)現(xiàn)管理人才的創(chuàng)新變革，但是根據(jù)筆者調(diào)查，檔案管理者仍舊還是之前那批人員，因?yàn)檫@部分人員受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，所以無論是從技術(shù)還是意識(shí)上均存在問題，所以需要積極引進(jìn)電子信息化人才，或者給予檔案管理人員培訓(xùn)與教育。

（二）對(duì)策。存在問題需要及時(shí)處理與解決，特別是當(dāng)一件新型技術(shù)出現(xiàn)之后，發(fā)展的道路是比較崎嶇的，所以要正視問題，促進(jìn)創(chuàng)新發(fā)展。首先，加強(qiáng)對(duì)電子信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)，只有從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到其重要性，才能投入大量的資金與精力加以建設(shè)，所以上至領(lǐng)導(dǎo)，下達(dá)管理者，均需要跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，加強(qiáng)重視電子信息化檔案管理，認(rèn)清其價(jià)值。其次，做好檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，使其掌握基本的電子信息化管理流程與方法，從意識(shí)上認(rèn)清其重要性，此外，還需要積極引入電子信息化檔案管理人才，這樣才能在檔案管理過程中減少各類錯(cuò)誤的發(fā)生，保證電子信息檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。

四、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前在檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)至關(guān)重要，可以減輕勞動(dòng)力，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，但是因存在部分問題，在新時(shí)期需要加以解決與完善，在創(chuàng)新中改善，不斷推動(dòng)檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。